Волнительный день: автор Михаил в первый раз участвовал в серьёзном созвоне. Да не с кем-то, а с руководителем крупной IT-компании.
Михаил три года не открывал Зум, а потому не знал, что нужно сесть перед естественным светом и включить в настройках шумоподавление. В итоге вместо Михаила в полутьме бородатое лицо издавало жуткие звуки цепной пилы и собачье рычание.
Не совершайте ошибок, как наш бедолага — он так опозорился, что собрал чек-лист для созвонов.
Назначить созвон минимум за день
Уточнить у собеседника, находитесь ли вы в разных часовых поясах. Возможно, человеку неудобно назначать встречу при разнице шесть часов: вы предлагаете созвон в три часа дня, а для собеседника это девять вечера. Когда заранее согласовали подходящее время, участникам тяжелее пропустить встречу.
Проверить связь за час до созвона
Позвонить коллеге или другу, еще раз открыть настройки. Всегда есть вероятность, что технические неполадки помешают провести встречу. Например, перестанет работать микрофон, зависнет интернет или собьются настройки видеосервиса.
Подготовить клиента
Если планируете задавать вопросы — прислать документ с ними и поставить право на комментирование. Право на редактирование лучше ставить, когда вы уверены, что клиент не станет переписывать материал без согласования с вами. Если редактировать документ всё же нужно, поставьте право на редактирование.
Присылать вопросы заранее
Например, вам нужно провести интервью для сбора фактуры с клиентом. Если вы отправите список вопросов заранее, клиент успеет собраться с мыслями. По этой же причине лучше заранее запросить всё остальное: ключевые цифры, скриншоты и другие материалы.
Если собираетесь записывать разговор — предупредите о записи. Возможно, собеседник будет против, либо ему нужно подготовиться: сбрить трёхдневную щетину, надеть платье или накраситься.
Подготовить фон
Найти тихое место с источником естественного или яркого электрического света, предупредить домашних и закрыть дверь.
Источник света нужен, чтобы вас хорошо видели. При ярком свете вас будут лучше видеть, а вы — лучше выглядеть.
Убрать посторонние звуки
В настройках включить шумоподавление. Выбрать тихое место, выключить уведомления на компьютере и на телефоне. Телефон поставить в режим «Не беспокоить».
Предупредите близких, чтобы не шумели. Собеседники могут воспринимать отвлекающий шум как неуважение.
Вариант для тех, кто хочет быть тише всех: если нет возможности поставить шумоподавление в настройках, а клавиатура издаёт громкие звуки, — делайте записи на бумаге.
Конспектировать во время встречи
Чтобы не потерять детали, договорённости и условия. Даже при записи придётся пересматривать видео позже. С понятными «ключами» к записи, нужно меньше времени, чтобы найти ценные моменты. Конспектировать имеет смысл только самое важное: например, даты этапов работ.
***
А у вас были неудачные созвоны? Поделитесь вашими историями в комментариях :)
