О заказчике:
«Императорский фарфоровый завод» — первое и одно из крупнейших в России предприятий по производству фарфоровых изделий, основанное в 1744 году. На сегодняшний день ассортимент завода включает в себя посуду, столовые приборы, а также предметы интерьера.
Рабочие процессы, включая коммуникацию между сотрудниками, реализованы в Битрикс24.
Задачи
Система для создания и хранения обучающих материалов
Предприятие регулярно создает различные обучающие курсы для сотрудников. Данные материалы необходимы для того, чтобы познакомить персонал с историей создания завода, его продукцией, а также особенностями производства тех или иных изделий.
Ранее все материалы для курсов хранились в различных презентациях и Google Документах, что сильно осложняло процессы обучения. Кроме того, руководству компании было крайне затруднительно контролировать уровень знаний сотрудников. Требовалось решение, которое позволит удобно создавать и хранить курсы в рамках единой системы, а также формировать проверочные тесты для персонала предприятия.
Автоматизация процесса назначения курсов и контроля обучения
На предприятии работают сотни сотрудников. Ручное назначение курсов для каждого работника отнимает огромное количество времени и замедляет процесс обучения. Кроме того, по каждому обучающему курсу сотрудникам необходимо пройти контрольный тест.
Требовалась система, которая позволяет автоматически назначать курсы, информировать сотрудников о необходимости пройти обучение, а также отслеживать результаты тестирования.
Решения
Перенос обучающих курсов в приложение «База знаний и тестирование»
В первую очередь все обучающие материалы были перенесены в приложение «База знаний и тестирование» от компании IT-Solution. Это позволило хранить уже существующие и создавать новые курсы в рамках единой системы.
Для более удобного прохождения курсов не только на компьютере, но и на смартфоне, был реализован отдельный интерфейс для внешних пользователей. Таким образом, сотрудники могут проходить обучение в любое удобное время и в любом месте.
Создание смарт-процесса «Обучающиеся» с полным списком сотрудников
Для удобного контроля обучения, а также ручного назначения курсов был разработан отдельный смарт-процесс «Обучающиеся». В данный смарт-процесс добавляются все сотрудники компании.
Кроме имени и фамилии каждая карточка сотрудника содержит в себе адрес электронной почты. На указанную почту отправляется ссылка на курс или тестирование, а также результаты обучения.
В тайм-лайне карточки фиксируется ссылка на результаты тестирования. Перейдя по ней, куратор сотрудника сможет ознакомиться со статистикой прохождения курса обучения.
Также в каждой карточке представлены определенные стадии. С их помощью администратор может удобно управлять процессом обучения и тестирования сотрудников.
Новый сотрудник
Стадия для новых сотрудников компании или стажеров. Благодаря ей система направляет новичкам только определенные курсы и тесты, которые предназначены для базового обучения.
Давно работает
После окончания стажировки администратор передвигает карточку на стадию «Давно работает». Такие сотрудники получают регулярные тесты, которые предназначены для штатного персонала предприятия.
Отсутствие
Стадия необходима для того, чтобы сотруднику не поступали ежедневные тесты во время отпусков или больничных.
Протестировать сотрудника
Данная стадия позволяет администратору вручную запустить процесс тестирования конкретного сотрудника.
Отслеживание результатов обучения сотрудников
Как мы говорили ранее, все результаты тестирования автоматически фиксируются в таймлайне карточки сотрудника в виде комментария. Сообщение содержит в себе ссылку на результаты прохождения конкретного теста в приложении «База знаний и тестирование».
В открывшемся разделе отображается:
- Время начала тестирования
- Время окончания тестирования
- Количество вопросов, на которые ответил сотрудник
- Количество правильных ответов
- Количество правильных ответов в процентах
Также в карточке присутствует вкладка «Прохождение тестов», которая позволяет быстро ознакомиться с результатами всех тестов, которые проходил выбранный сотрудник. Таким образом администратор может отслеживать процесс обучения непосредственно в рамках портала Битрикс24.
Во вкладке отображаются следующие данные:
- Оценка прохождения теста в процентах
- Количество вопросов
- Количество правильных ответов
- Дата прохождения
- Время, затраченное на тестирование
Автоматизация процесса отправки тестов сотрудникам
Чтобы администраторам портала не приходилось тратить время на ручную отправку тестов сотрудникам, мы реализовали Бизнес-процесс «Запуск тестирования».
Запуск бизнес-процесса в Битрикс24
Для запуска тестирования администратору необходимо указать следующие данные:
1. Тест
В данном поле администратор может выбрать необходимый тест из общего списка.
2. Запустить по всем
Поле позволяет настроить отправку теста всем сотрудникам компании вне зависимости от отдела, уровня знаний или должности.
3. Уровень знаний
В данном поле администратор может указать группу сотрудников, для которых предназначен выбранный тест.
4. Филиалы
Позволяет выбрать конкретный филиал предприятия, сотрудникам которого необходимо пройти тестирование.
5. Должности
В данном поле администратор может указать конкретные должности сотрудников компании, которые получат ссылку на тест.
6. Регулярное
Данное поле позволяет настроить регулярную отправку тестов указанной группе сотрудников. В случае, если тест будет регулярным, администратору необходимо выбрать интервал отправки теста: один раз в день, один раз в неделю, один раз в месяц, один раз в квартал или один раз в полгода.
Созданный Бизнес-процесс автоматически попадает в общий список всех процессов по отправке тестов. Данный список содержит в себе все процессы, которые когда-либо запускались, а также всю информацию, указанную при их создании.
Автоматическая работа Бизнес-процесса
После запуска Бизнес-процесса происходит автоматическая рассылка выбранного теста по указанным параметрам. На почту указанных сотрудников поступает письмо, которое содержит в себе ссылку на тестирование.
Перейдя по ссылке, сотрудник приступает к тестированию.
После того, как сотрудник завершает тест, на его почту поступает еще одно письмо с результатами.
Как мы говорили ранее, результаты пройденного теста фиксируются в приложении «База знаний и тестирование», а также в элементе смарт-процесса «Обучающиеся».
Результат
Главный итог нашей работы — автоматизированная система для регулярного обучения и проверки знаний персонала предприятия. Ответственным за обучение сотрудникам больше не нужно хранить материалы на сторонних ресурсах и вручную рассылать их каждому коллеге отдельно. Все статьи и тесты хранятся в рамках единой системы, а их рассылка занимает считанные минуты. При этом руководство предприятия может удобно отслеживать все результаты обучения непосредственно на портале Битрикс24.
Наше решение позволило клиенту:
- Хранить все обучающие материалы в единой базе данных.
- Оптимизировать процессы обучения и тестирования персонала.
- Минимизировать затраты времени на рассылку обучающих материалов.
- Эффективно контролировать результаты тестирования.
Инструменты, используемые для реализации решения
Тариф Битрикс24
Коробочная редакция «1С-Битрикс24: Корпоративный портал 250»
Приложения из Битрикс24.Маркет:
«База знаний и тестирование» от IT-solution
Штатный функционал Битрикс24:
- Бизнес-процессы
- Смарт-процессы
Читайте другие бизнес-кейсы по автоматизации рабочих процессов в Битрикс24 и 1С на официальном сайте компании IT-Solution!
