123 подписчика

Пошаговый план внедрения 1С ERP на предприятии

15 февраля 202415 фев 2024

150

12 мин

Оглавление

Определение целей внедрения ерп системы
Исполнители и ответственные за проект
Как выбрать подрядчика

Друзья, всем привет! Меня зовут Инна Ерпулева, компания Мистер Чек, и сегодня мы постараемся коротко, исходя из нашего опыта, дать пошаговый план внедрения 1С:ERP на Вашем предприятии, который, мы надеемся, поможет Вам сделать этот процесс более эффективным и, что не мало важно, прозрачным. Вы так же можете посмотреть видео по этой теме, которое находится в конце статьи.

На самом деле, процесс внедрение сложных систем в бизнес практически всегда индивидуален. Он очень сильно зависит от сферы бизнеса, масштаба, команды сотрудников, зрелости Ваших бизнес-процессов, статичности этих процессов. Но мы постараемся в этом видео разобрать вопросы, с которыми сталкивается практически любая компания, когда принимает решение о внедрении ERP системы.

Если для вас актуальны задачи автоматизации бизнес-процессов и маркировки товаров, не забудьте подписаться на наш канал и оставить свои вопросы в комментариях, а мы начинаем.

Определение целей внедрения ерп системы

Первый этап, о котором часто забывают, как наши клиенты, так и наши коллеги, это определение целей внедрения ерп системы. Т.к. это мероприятие не дешевое, нужно понимать изначально, какой результат от внедрения мы хотим получить и этот результат должен оправдывать наши временные и денежные затраты.
Перед началом внедрения Вы обязательно должны ответить на вопрос «а зачем нам ERP система?» Очень важно объяснить и донести эти цели и ожидания всем участникам процесса, это касается и директоров, собственников, начальников отделов, потенциальным подрядчикам. Абсолютно все должны понимать цель внедрения ерп системы на Вашем предприятии. Когда Вы эту идею или решение обсудите со своими коллегами, Вы получите от них обратную связь, в виде поддержки, либо критики, Вы уже сможете на первоначальном этапе это обсудить и прийти к какому-то общему знаменателю.

Бывали у наших клиентов ситуации, когда бойкотирование изменений со стороны некоторых отделов приводило просто к огромным, по нашим меркам, потерям для предприятия. Ситуации были самые разные. Саботаж в отделах доходил до остановки производства и отгрузок. Поэтому действуем на опережение, еще на берегу, заранее заручаемся согласием, договариваемся с несогласными, объясняем необходимость изменений. И если вдруг начнутся трудности уже в процессе внедрения, людям уже будет тяжелее уйти в отрицание, они в самом начале пути сами на это подписались).

Исполнители и ответственные за проект

Вторым этапом нам нужно определиться с исполнителями и выделить ответственных за проект. По данным признакам, мы сталкивались с тремя моделями внедрения:

Внедрение своими силами, т.е. полностью штатными сотрудниками
Внедрение силами подрядчиков
Гибрид, часть процессов штат, часть подрядчики

Разбор плюсов и минусов каждого пути это тема отдельного видео, мы обязательно его сделаем, но на сейчас, исходя из нашего опыта и наблюдений мы можем сказать, что самая эффективная модель – гибридная.

Почему именно гибридная? Все очень просто, основной пул задач делают подрядчики, которые имеют большой опыт работы в аналогичных проектах, что минимизирует риски выбора не верной методологии проекта, а штатные сотрудники выполняют простые задачи и выступают первой линией поддержки пользователей при внедрении. Тем самым штатные специалисты обучаются, чтобы в дальнейшем самостоятельно сопровождать свою программу и экономят бюджет предприятия на дорогих специалистов. Дорогие специалисты должны решать сложные вопросы.

Как выбрать подрядчика

Теперь необходимо определиться с подрядчиком. Как мы выбираем и на что следуют обратить внимание?

Подрядчик должен иметь большой опыт внедрения ЕРП систем, но самое главное, чтобы этот опыт был подтвержден положительными рекомендациями. На рассказе все мастера, а вот потом оказывается, что ни один проект не доведен до конца. Поэтому запрашиваем опыт работы компании подрядчика с рекомендациями, обязательно с контактами Заказчиков, которые смогу подтвердить, что было сделано, а порой могут даже показать и провести экскурсию на своем предприятии. Запрашиваем также кейс с описанием, какие ставились задачи перед началом проекта и какие задачи реализованы по итогу с кратким описанием.

Второй значимый пункт - это знакомство с командой, которая будет закреплена за Вашим проектам, для того, чтобы убедиться, что с Вами будут работать опытные специалисты. Запрашиваем портфолио специалистов, с перечнем их сертификатов (спасибо фирме 1С, они придумали сертификацию, которая подтверждает реальные знания и свидетельствуют, как минимум, о том, что специалисты прошли должную подготовку по тем или иным блокам в ЕРП), а также в портфолио запросите опыт работы на каких проектах и по каким задачам он был у конкретных специалистов. Это позволит Вам избежать неопытную команду исполнителя.

Более подробную информацию о том, как выбрать подрядчика мы расскажем в отдельной статье.

Ответственные за проект и полномочия

Следующий этап это выделить ответственных и наделить их полномочиями принимать решения, а возможно даже где-то изменять бизнес-процессы Вашей компании. Это очень важный этап подготовки к проекту по внедрению ерп системы, которым нельзя пренебречь.

В обязательном порядке Вам необходимо выделить ответственного за проект со стороны Заказчика (другими словами руководителя проекта от Заказчика), который является главной точкой взаимодействия между сотрудниками компании и исполнителями, будь то собственный штат, будь то подрядчики.

Для подрядчиков это человек, который согласовывает сроки выполнения задач. Хочу акцентировать Ваше внимание, что он контролирует сроки исполнения задач как подрядчиков, так и различные организационные, управленческие задачи внутри компании, поскольку они также должны решаться в установленные сроки, в противном случае, как это часто бывает на нашей практике, подрядчик делает свои задачи в срок, их контролируют, а вот исполнитель не делает (некогда, некому и тд), как итог тормозится весь проект и соответственно увеличивается бюджет на внедрение ERP.

Далее руководитель проекта со стороны заказчика контролирует еще бюджеты, он также принимает решения по структуре бизнес-процессов и их изменениям (т.е. важно понимать, что внедрение ЕРП системы зачастую несет не просто автоматизацию этих процессов, а еще и их оптимизацию, опытные аналитики всегда рекомендуют варианты по оптимизации тех или иных бизнес-процессов, а руководитель проекта со стороны заказчика уже собирает рабочую группу внутри компании и принимает решение о необходимости и эффективности по изменению этих процессов для своей компании).

Руководитель проекта со стороны заказчика также оказывает влияние на сотрудников, которые тормозят процесс внедрения, саботируют. Из практики скажу, что практически на любом проекте будут такие люди, а порой и целые отделы, которые не хотят ничего менять и будут всячески саботировать процесс внедрения и здесь не обойтись без управленческих решений.

Руководитель проекта со стороны заказчика для заказчика это еще человек, который ведет проект, информирует всех, собирает планерки для принятия решений, помогает руководителям отделов внедрять изменения в процессах и т.д. По факту это лицо принимающие решения по ходу всего жизненного цикла проекта.

Определение блоков внедрения, их очередность и приоритеты

После того, как Вы определились с целями проекта, с исполнителями Вы должны определиться с теми блоками, которые Вы хотите автоматизировать и в какой очередности. Здесь мы рекомендуем подобные обсуждения проводить обязательно совместно с исполнителем. У них наверняка большой опыт, которым они с радостью поделятся с Вами. Поскольку при внедрении ERP системы в каких-то блоках важна последовательность (например, Вы хотите автоматизировать склад, а для его автоматизации необходимо еще автоматизировать закупки, какие-то можно запускать параллельно (например, Закупки и блок зарплаты и управлении персоналом) , какие-то вообще обособленно от других (например, CRM или автотранспорт).

Выбор методологии внедрения ERP системы

Далее Вам необходимо выбрать методологию внедрению ЕРП системы, которая подойдет именно Вам. Сейчас коротко расскажу, что рекомендуем мы исходя из нашего опыта. А более детально с вариантами методологий внедрения Вы сможете ознакомиться по ссылке в описании видео.

Как и обещала, максимально коротко скажу какие бывают методологии:

Экспресс-обследование
Моделирование
Проектирование.

Экспресс-обследование представляет собой проведение аналитиками интервью по каждому существующему бизнес-процессу, по итогу обследования рождается документ «Реестр бизнес-процессов». Его целью является определение прогнозного календарно-ресурсного плана внедрения с выбором оптимальных программных продуктов, необходимого оборудования для реализации проекта.

Моделирование это следующий этап после экспресс-обследования. Сутью данного этапа является перекладывание Ваших бизнес-процессов на ERP систему, демонстрация работы пользователям для понимания точек разрыва типового функционала 1С и Ваших процессов. По итогу рождается документ «Отчет о моделировании», где указывается как реализуются Ваши бизнес-процессы в типовой ЕРП системе, а какие бизнес-процессы не ложатся в ERP вовсе и требуют доработки функционала, а какие бизнес-процессы вообще требуют изменений.

Проектирование идет только после моделирования. Его сутью идет написание технических заданий по каждому функциональному разрыву после моделирования, требующего доработки функционала ERP системы. По итогу Вы получаете фиксированный бюджет проекта и план-график работ.

Что рекомендуем мы спросите Вы? Мы рекомендуем в обязательном порядке проведение экспресс-обследования, без этого этапа не стоит начинать проект вовсе, чтобы понимать текущие бизнес-процессы и сориентироваться по плану проекта. Далее составить прогнозный календарно-ресурсный план внедрения и проводить моделирование только по тем блокам, какие не ложиться в типовой функционал ЕРП и только в момент, когда ВЫ приступаете к данному блоку исходя из Вашего план-графика. Поясню почему так. Практически всегда на момент начала проекта есть одно видение, что хотим получить, что хотим автоматизировать, но когда начинаем проект у нас начинает меняться видение, как я люблю говорить «аппетит приходит во время еды», начиная автоматизировать этап за этапом Вы с большой вероятностью измените свои потребности, поскольку уже познакомитесь более ближе с самой ЕРП системой. Ну и самое главное, если Вы развивающаяся компания, то к моменту, когда Вы приступите к тому либо иному блоку, Ваш бизнес-процесс уже может измениться. А если Вы уверены, что не хотите меняться, то отмечу, что здесь даже не всегда Ваше желание, а во многом и внешние факторы влияют такие как законодательство, контрагенты диктуют свои условия игры под которые приходиться подстраиваться в том числе) и получится, что Вы просто выкиньте деньги и время на ветер в начале проекта. Поэтому всегда логичнее и правильнее при внедрении ЕРП системы делать все поэтапно. Резюмирую: Делаем экспресс-обследование, составляем прогнозный план-график проекта с прогнозной стоимостью проекта, а моделирование делаем только в момент, когда приступаем к данному этапу исходя из план-графика работ.

Выбор программного продукта

После того, как Вы выбрали методологию внедрения ЕРП системы, провели экспресс-обследование Вы можете на основании реестра бизнес-процессов, на основании Ваших целей и потребностей определить какой программный продукт все-таки Вам необходим, в редких случаях потребуется проведение моделирование и только после него будет понятно на базе какого программного комплекса Вам лучше делать внедрение, об этом Вам до начала проведения экспресс-обследования должен сообщить подрядчик. Но могу сразу сказать, что практически всегда нам понятно, какой программный продукт Вам необходим, их, на самом деле, не так много, поэтому ошибиться здесь довольно сложно.

Дорожная карта и распределение ответственных

После того, как Вы провели экспресс-обследование, определились с программным комплексом пришло время составлять дорожную карту проекта и расставлять ответственных. Дорожная карта - это большой документ, который содержит в себе перечень всех этапов проекта, бюджет, сроки и ответственных со стороны как подрядчика, так и Заказчика. Дорожную карту составляет подрядчик, дорабатывают с Руководителем проекта от Заказчика, согласовывают сроки и бюджеты. Это довольно объемный вопрос, пока не будем на нем останавливаться, мы обязательно запишем видео, о том как правильно его составить, что необходимо учесть.

Согласование методологии взаимодействия

Когда составлена дорожная карты, выбран программный продукт, выбраны ответственные пришло время согласовать методологию взаимодействия внутри проектной команды (как, когда, в каком виде ставятся задачи, какие инструменты используются для взаимодействия и тд), необходимо установить график и регулярность проведения встреч (я рекомендую на старте проекта раз в неделю встречаться проектной командой, а когда работа будет достаточно налажена при нормальном течении проекта 1 раз в 2 неделе), формат и регулярность предоставления отчетности о ходе проекта (я рекомендую 1 раз в конце неделе предоставлять отчет о проделанной работе за неделю всем заинтересованным лицам и раз в месяц проводить общую встречу со всеми заинтересованными лицами, где будет дан отчет о проделанной работе, разобраны все проблемные вопросы, которые мешают ходу проекта, либо тормозят его), установить график поддержки пользователей (об этом пункте часто забывают, а потом среди ночи останавливается производство или отгрузка, поскольку не обговаривали кто и когда должен помогать при возникновении вопросов вне рабочее время).