Сегодня поговорим о выпадающих списках. Этот инструмент позволяет значительно сократить время при заполнении различных данных и сократить количество ошибок при заполнении различных форм
В Гугл таблицах есть несколько вариантов оформления выпадающих списков:
- чип
- стрелка
- обычный текст
Итак, что нужно для того, чтобы сделать выпадающий список
1. Выделяем ячейку (или несколько ячеек) в которой нам нужно сделать выпадающий список
2. Выбираем пункт меню "Данные" и щелкаем по пункту "Настроить проверку данных"
Справа у нас открывается вкладка для работы с "Правилами проверки данных"
3. Кликаем на кнопку "Добавить правило"
После нажатия на кнопку "Добавить правило" у нас появляется меню настройки Правил
Первый пункт - это диапазон, к которому будет применено данное правило. По умолчанию здесь будет стоять адрес ячейки или диапазона, которые были выделены до нажатия кнопки добавить правило.
В нашем случае здесь стоит ссылка на ячейку L2.
Мы можем поменять диапазон вручную, либо щелкнув на кнопку "Выбрать диапазон данных" задать с помощью выделения любой нужный нам диапазон.
После того, как указан диапазон, к которому будет применяться правило можно приступать к критериям проверки данных
Щелкаем на тип критерия для выбора типа критерия. Их, критериев, очень большое количество. На любой вкус.
Выбираем первый пункт "Раскрывающийся список"
Для каждого критерия доступны параметры. В нашем случае, для раскрывающегося списка нужно указать варианты для выбора. При желании можно добавить цвет отображения вкладки.
Изначально предлагается два варианта для перечисления возможных значений. При желании можно добавить нужное количество, используя кнопку "Добавить объект"
Это основные настройки для указанного критерия. Есть возможность настроить дополнительные параметры. Для этого нужно щелкнуть по пункту "Расширенные настройки"
В меню дополнительных настроек можно настроить следующие параметры
1. "Показывать текст справки..." - если активировать этот пункт (поставить галочку), то появится поле, в котором можно ввести текст предупреждения, которое будет показано пользователю в том случае, если он попытается ввести значение, которого нет в нашем списке.
2. "Для неверных данных" - этот пункт позволяет настроить поведение программы, если пользователь пытается ввести в ячейку значение, которое не перечислено в нашем списке допустимых значений.
Возможны два варианта:
- "Показывать предупреждение" - в этом случае значение будет введено в ячейку и будет сохранено и пользователь просто получит сообщение о том, что значение не соответствует допустимых значений (т.е. значение которое он вводин не присутствует в нашем списке допустимых)
- "Запрещать ввод данных" - пользователь получит сообщение, что данные не соответствуют критериям и значение не будет введено и сохранено. Ячейка очистится (будет пустой), как будто ничего и не вводилось
3. "Стиль показа" - это оформление (дизайн) выпадающего списка. В Гугл таблицах есть несколько вариантов оформления выпадающих списков:
- чип
- стрелка
- обычный текст
После завершения настроек можно сохранить наши правила, нажав на кнопку Готово
Для того, чтобы изменить правила, добавить новое или просто посмотреть какие правила есть в документе можно вывести на экран меню настройки правил. Так же, как мы это делали для добавления правила
Выбираем пункт меню "Данные" и щелкаем по пункту "Настроить проверку данных"
Откроется меню со всеми правилами
Можно удалить правило либо добавить новое. При наведении курсора мыши на какое-либо правило, диапазон, к которому это правило применяется, подсвечивается, чтобы было проще ориентироваться. Если щелкнуть по правилу, то раскроется меню для его настройки
Этот вариант выпадающего списка подходит для случаев, когда мы с вами точно знаем что количество вариантов ограничено и не будет меняться. Например: Да-Нет, Новый - В работе - оплачен - выполнен и тд.
Если нам нужен список, в которой планируется добавление значений, такой, как например, список фамилий сотрудников, продуктов и т.д., то лучше использовать "Раскрывающийся список (из диапазона)" - динамический (пополняемый и редактируемый пользователем) список
Динамический раскрывающийся список
Для создания динамического (изменяемого пользователем) списка нужно добавить правило, аналогично тому, как мы это делали выше. Но в поле "Критерии" нужно выбрать пункт "Раскрывающийся список (из диапазона)"
В этом случае нам станет доступно поле для ввода диапазона, содержащего список допустимых значений. Диапазон может быть как на этом листе, так и на другом
Можно ввести вручную диапазон, а можно выделить мышью. Для этого следует нажать кнопку "Выбрать диапазон данных", и выделить диапазон.
На что следует обратить внимание: Если мы задаем диапазон значений в виде 'вып списки'!I2:I8, где
'вып списки' - это название листа, где содержится диапазон
! - восклицательный знак, служит для соединения названия листа и диапазона
I2:I8 - диапазон содержащий допустимые значения
лучше указывать диапазон в виде $I$2:$I$8, таким образом мы "заморозим" диапазон, что предохранит его от изменений в случае перемещения (копирования и сдвигания) диапазона.
Обратите внимание, что наш диапазон, представленный таким образом, конечен. Т.е. если мы в столбец, содержащий значения будем что либо добавлять, то это не изменит количество элементов в нашем выпадающем списке. Новые значения туда не подтянутся и нам придется править формулу в нашем правиле.
Если Вы хотите сделать так, чтобы в диапазон можно было добавлять дополнительные значения, то лучше диапазон указывать с запасом. Например вместо I2:I8 указать I2:I1000. А если значений может быть очень много в дальнейшем и Вы не знаете сколько именно, то укажите без конкретного номера строки, например так I2:I
Аналогичным способом можно поступить и с диапазоном, в котором мы указываем ячейки для которых это правило будет применяться. Вместо L2:L10, просто укажем L2:L
В дальнейшем мы можем настраивать дополнительные варианты (параметры), аналогично тому, как мы это делали с фиксированным выпадающим списком.
Друзья, я попытался максимально доходчиво объяснить применение этих функций. Надеюсь мой урок был полезен.
Поставьте лайк и/или напишите отзыв. Спасибо!
Все уроки по Гугл таблицам можно посмотреть здесь:
