В предыдущей статье был описан процесс организации сопровождения 1С у заказчиков, в рамках которой частично были затронуты вопросы организации работы удаленной команды, распределенной в разных локациях и регионах. Сегодня мы немного углубимся в эту тему.
Команда работает в полностью удаленном режиме с января 2023 года, когда по результатам оценки затрат было выявлено, что арендуемый офис посещался сотрудниками 1-2 раза в месяц, все остальное время работа велась в удаленном режиме. Поэтому было принято решение полностью отказаться от офиса, благо процессы работы в режиме удаленки были налажены еще с 2021 года.
Как правило, при переходе на удаленный формат работы, выявляются следующие проблемы:
- Коммуникации между сотрудниками. Нет возможности подойти, задать вопрос, отвлечь на минуту. Неурочные звонки могут лишь усугубить ситуацию, поскольку нет понимания насколько занят человек и занят ли он вообще.
- Управление временем. При переходе на удаленный формат работы часто ломается график работы, баланс work\life смещается в пользу работы, график становится нестабильным.
- Ощущение потери контроля у руководителей. Часто возникает среди менеджеров и руководства, привыкших к модели "человек на работе - человек работает". Из-за этого ощущения часто идет перегиб в сторону тотального контроля.
- Различные рабочие места и условия работы. Чаще всего головная боль технических специалистов, а также руководства. Если в офисе как правило все рабочие места стандартизированы и одинаковые, то в домашней обстановке как правило пользуются тем, что есть. Опять же бытовые условия тоже у всех различаются - не каждый может позволить себе отдельную комнату под рабочий кабинет.
- Нарушение привычных ритуалов для настройки на рабочий лад. Если поездка в офис является своего рода переключателем, то в удаленной работе такой возможности нет. Здесь, как правило, каждый сотрудник определяет свои новые ритуалы, но может быть и какие-то корпоративные, в условиях удаленки.
В нашей компании мы решили данные вопросы следующим образом:
- Коммуникация - вся рабочая коммуникация выполняется исключительно в асинхронном текстовом режиме. Есть определенный лимит времени на реакцию на сообщение в рамках рабочего дня, это 15 минут в случае текущей занятости и 5 минут если нет никаких задач. Звонки - только по заранее согласованному сторонами времени, при этом групповые звонки должны планироваться минимум за 1 час до самого созвона.
Сами коммуникации выстроены с использованием мессенджера Telegram, как общие чаты, так и личные, а также аудио и видеоконференции с возможностью демонстрации экрана и записи встреч. Дополнительно используется механизмы Обсуждений в 1С для уведомления коллег о событиях в системе, например изменение статуса задачи, какие-то комментарии и заметки, появление нового обращения и т.п. - Управление временем (и задачами) - здесь определяется базовый рабочий график, сотрудник может работать с 9, 10 или с 11 часов утра в рамках стандартного рабочего 8-часового дня с перерывом на обед. Работать вне рабочего графика возможно, но не рекомендуется. При планировании графика работ руководителем учитываются ограничения базового рабочего графика.
- Ощущение потери контроля - поскольку работа компании нацелена в первую очередь на результат, то и отслеживаются именно результаты работы каждого сотрудника. Ежемесячно исходя из бюджета доходов и расходов определяется плановая выработка в нормо-часах для каждого специалиста с учетом доли его зарплаты в ФОТ. Чем выше зарплата - тем больше доля, тем больше выработка в нормо-часах. Цель - в течение месяца выполнить норматив, за превышение норматива полагается премия в формате сдельной оплаты труда. При этом для организации прозрачности используется учет времени в виде таймеров, запускаемых либо по задаче, либо какие-то общие затраты времени, например "Прогулка", "Отошел", "Обед", "Коммуникации", "Менеджерские" и т.п. Это позволяет синхронизировать деятельность команды в целом и в режиме реального времени видеть кто чем занят. Таким образом, руководитель не спрашивает каждого сотрудника о его деятельности и не теряет ощущение контролируемости ситуации. А сотрудники не находятся под тотальным надзором и вольны распоряжаться рабочим временем как считают корректным для себя.
- Различные рабочие места и условия работы - здесь вопрос как правило решается за счет организации удаленных рабочих столов на терминальных серверах + общие рекомендации по организации рабочего пространства. По необходимости для сотрудника приобретается дополнительное оборудование за счет организации с возможностью выкупа сотрудником оного в личное пользование. Стандартная рабочая станция включает в себя:
а) Двухмониторная система - на одной находится основное рабочее окно, на втором - 1С и \ или мессенджеры для возможности быстрой реакции
б) Стабильный канал интернет
в) Наличие наушников с микрофоном.
Все остальные ресурсы обеспечиваются за счет использования серверного оборудования и ряда корпоративных сервисов: внутренняя вики, хранилище кода, частное облако. - Нарушение привычных ритуалов - здесь мы заменили ряд ритуалов в офисе на ритуалы в удаленном формате. В частности - это утренняя перекличка в общем чате Telegram с пожеланиями доброго утра и хорошего дня. Дополнительно каждую пятницу в последний рабочий час проводятся общие собрания с целью поделиться новостями, мнениями, обсудить наболевшие вопросы или просто пообщаться. Это позволяет не терять связь между членами команды и улучшать отношения до приятельских.
А вы уже перешли на удаленный формат работы? Как вы решили основные вопросы перехода?