При выборе систем стоит сделать акцент на тех нескольких моментах, которые будут иметь значение именно для вашей компании.
Документооборот — это кровеносная система компаний, позволяющая ускорить принятие решений и улучшить их качество. Не зря подразделения, занимающиеся делопроизводством, часто носят название «Документационное обеспечение управления».
Несколько лет назад на одном из производственных предприятий шло внедрение СЭД. Инициатором был департамент информационных технологий. Со стороны службы делопроизводства и других подразделений организации сопротивления не было, но и большого энтузиазма не наблюдалось. Все изменилось, когда руководитель службы делопроизводства обнаружил, что найм сотрудника, включавший большой объем документационной работы, процесс обеспечения новичка необходимыми ресурсами от разных подразделений компаний, стал занимать несколько часов вместо двух дней, как это было до проекта. Руководитель службы ДОУ связался с ИТ-директором и спросил, чем он может помочь, чтобы ускорить повсеместное внедрение СЭД.
Документооборот сродни дорогам, связывающим отдаленные населенные пункты. Проложите хорошие дороги — и экономика начнет расти. Так и СЭД позволяет снизить транзакционные издержки, ускорить доставку информации для принятия управленческих решений, структурировать данные и обеспечить их полноту.
История развития
Документооборот — одна из тех областей знаний, которая в нашей стране была очень хорошо регламентирована нормативными документами. Четко регламентированная деятельность и потребность рынка создали высокий спрос на автоматизацию документооборота. Поэтому уже в конце 1990-х годов российские компании начали создавать свои системы. А у некоторых из них, например ЭОС, «ИнтерТраст», в этот период даже выходят первые релизы их СЭД: «Дело» (1996), CompanyMedia (1998). В первой половине 2000-х к ним присоединяется еще несколько популярных систем — «1С:Документооборот» (2001), DIRECTUM (2003), DocsVision (2005). Во второй половине нулевых завершается процесс появления СЭД, которые сейчас составляют основу рынка типовых систем документооборота, — NauDoc (2008), «Тезис» (2010), ELMA ECM+ (2012).
Высокая конкуренция на рынке систем документооборота побудила разработчиков к постоянному развитию и улучшению функциональности и привлекательности своих продуктов. Большая история развития продуктов позволила выработать типовые, стандартизированные решения в области обработки документов. Поэтому российская СЭД сейчас — это в большинстве случаев гибкая, красивая, стабильная, эффективная автоматизированная система, обладающая большим количеством возможностей, в том числе развитыми инструментами настройки процессов, регистрационных карточек, отчетов и т. п.
Какие технологии используются для создания СЭД
История СЭД в России застала несколько волн развития ИТ-индустрии. Изначально системы создавались на платформе компании IBM — Lotus Notes. Именно на ней были построены первые версии популярных СЭД «Дело» и CompanyMedia.
Следующее поколение СЭД стали чаще создавать на продуктах компании Microsoft — некоторые разработчики взяли за основу популярную платформу SharePoint (WSS Docs), ряд вендоров построили свои решения с помощью фреймворка .NET, например DIRECTUM, DocsVision, Tessa, ELMA.
Крупные российские компании, бюджеты которых позволяли не экономить на ИТ, пошли по пути создания заказных разработок на базе платформ западных вендоров, таких как OpenText, Documentum, IBM FileNet.
Зависимость решений от западных платформ привела к негативным последствиям задолго до курса на импортозамещение. Так, после остановки развития LotusNotes прекратили свое существование и ряд российских СЭД. Сильные вендоры смогли остаться на рынке, переведя свои решения на другие технологии, — компания ЭОС выпустила продукт на базе Microsoft SharePoint, компания «ИнтерТраст» выбрала открытый стэк технологий Java.
Начавшийся в середине 2010-х в России тренд на импортозамещение запустил следующую волну изменений на рынке. У заказчиков возникли опасения по поводу проприетарности технологий компании Microsoft, а также появился запрос на поддержку операционных систем *NIX. Стали утрачивать свои позиции системы на базе Microsoft SharePoint. Своевременная смена курса компании Microsoft на открытие своих стандартов и перевод фреймворка .NET на лицензии открытого ПО позволили избежать кризиса системам, построенным на базе этого популярного стека, и удовлетворили запросам рынка....