В современном бизнесе рынки меняются каждый день, и чтобы оставаться на плаву, важно за ними успевать. Если честно, эта динамика не особо придает позитива, а лишь нагружает. На примере мопсика по кличке Кодик покажем вам эффективность электронного документооборота(ЭДО).
Эффективность работы внутри компании становится ключевым фактором успеха, и имеет множество разных факторов. Один из них — это оптимизация документооборота. Cложно отрицать, что документация актуальна и важна, а также серьезно влияет на принятие важных управленческих решений. Поэтому позовем в наш чат немного определений:
Документооборот - это процесс обмена информацией и документами внутри организации и между организацией и ее клиентами. Он включает в себя все стадии жизненного цикла документа: создание, отправку, получение и хранение. Управление документооборотом важно для обеспечения эффективности операций, сокращения издержек и улучшения обслуживания клиентов
Почему документооборот всё ещё всех пугает?
Потому что некоторые до сих пор не наладили этот процесс.
Например, Кодик совершил ошибку в документе. Теперь ему придется заново проходить путь самурая — переподписывать и согласовывать документы, а его клиенты потихоньку теряют терпение. В итоге, недовольство и стресс — меньшее из зол.
По данным опроса, проведенного компанией IDC, сотрудники тратят до 20% своего рабочего времени на поиск информации и документов. Это означает, что компании тратят значительную часть своих ресурсов на неэффективные процессы, а значит и теряют деньги.
Пёся, что делать?
Существуют способы оптимизации документооборота и сокращения издержек. Например, автоматизация документооборота может значительно ускорить обработку документов и уменьшить вероятность ошибок. Да, легче жить по простому правилу:
Хочешь работать легко и качественно — автоматизируй потоковые задачи.
Это может быть достигнуто с помощью специализированного программного обеспечения, которое позволяет автоматизировать, например, ввод данных, управление документами.
Плюсы внедрения:
— Ускорение обработки и подписания документов. Получателю достаточно подписать документ электронной подписью;
— Сокращение расходов на доставку и печать;
— Снижение трудозатрат. Повторяющиеся операции автоматизируются, сотрудники больше не заняты занесением данных в учётную систему, печатью и упаковкой документов;
— Оперативное исправление ошибок. Система не пропустит некорректно оформленные документы, и пользователь может сразу же их скорректировать;
— Безопасность данных;
— Ускорение расчетов по сделкам. Контрагенты быстрее подписывают документы и, в результате, оплачивают услуги и товары в короткий срок.
— Отсутствие случаев с потерей документов. Более того, онлайн можно отследить статус дока.
Но не всё так идеально:
— Переход на такой способ работы — процесс индивидуальный и занимает не один день.
— Контрагенты тоже должны перейти на ЭДО.
— Придется забыть про работу с бумажками. Может, у вас к ним есть особая любовь?)
— Переобучение сотрудников, которые привыкли работать с бумажными документами. Это не всегда просто. Нужен эксперт, который поможет освоить новое ПО.
Как всё выглядит на деле?
Простыми словами — для улучшения документооборота нужно:
- Один раз освоить нужное ПО;
- Получить электронную печать;
- Оцифровать документы и отказаться от макулатуры.
Вероятнее всего, эффективность бизнес-процессов улучшится, а ваши сотрудники будут выглядеть примерно так:
Однозначно, что ЭДО — будущее, которое уже наступило.
Кодик уже разобрался в этой теме. Вопрос только в том, когда вы сделаете шаг в цифровизацию! Кстати, [SE] может вам помочь😏