В сфере выездного обслуживания наблюдается жесткая конкуренция. Выполнить заказ нужно не только быстро, но и корректно. К сожалению, бумажный, ручной, не автоматизированный учет и обработка заявок может серьезно затормозить бизнес за счет задержек или неправильного распределения ресурсов.
Всем привет, на связи компания-разработчик российской FSM-системы для управления мобильными сотрудниками HubEx. И сегодня мы поговорим о том, как ручной учет заявок вредит сервисному бизнесу и с помощью каких инструментов этой проблемы можно избежать.
Потеря клиентов, испорченная репутация и плачевные финансовые показатели. Чтобы добиться успеха, руководителям выездных служб требуются специальный инструментарий — сервисы для планирования работ, автоматизации учета заявок, распределения сотрудников и прочего, что является неотъемлемой частью функционирования сервисной службы.
ПО для FSM берет на себя эти рутинные, повторяющиеся задачи, автоматизирует и оптимизирует повседневные полевые операции, концентрирует управление предприятием на единой панели. Это позволяет повысить эффективность и сократить операционные расходы.
Автоматизация учета заявок
Для владельца бизнеса выездного обслуживания отслеживание рабочих заказов и обновление их статуса необходимы для эффективного управления операциями и обеспечения удовлетворенности клиентов. Здесь ПО для FSM просто незаменимо, ведь оно содержит инструменты автоматизации создания графиков работы для выездных специалистов. Во внимание берутся такие факторы, как приоритет, срочность и доступность ресурсов. Автоматизированное планирование гарантирует, что вы никогда не «провалите» выполнение заявки, назначив задачи нужным работникам в нужное время. Система сама подскажет, какой специалист лучше подходит для выполнения заявки в соответствии с навыками, опытом и местоположением техников. При этом не придется заполнять бесчисленные формы вручную, рискуя допустить ошибки.
Инструменты учета заявок в системе FSM обеспечивают:
информированность: назначение подходящего специалиста для каждой заявки; предоставление подробной информации о клиенте, его проблеме, сроке выполнения — все для быстрого решения запроса. ПО позволяет контролировать заявки от их назначения до завершения.
контроль: внедрение цифровых инструментов, таких как обновления статуса в мобильном приложении исполнителя, контрольные списки задач, фотографии и документация, помогает обеспечить прозрачность и подотчетность всех заказов на работу.
планирование: интеграция данных о заказах и диспетчеризации позволяет оптимизировать маршруты и оснащенность техников. Диспетчеры всегда в курсе рабочей нагрузки каждого выездного специалиста, времени в пути, потенциальных препятствий. Это позволяет планировать больше заданий на день и повышать эффективность процессов.
мобильность: приложения позволяют инженерам и клиентам получать доступ к рабочим заявкам и их статусам со смартфонов или планшетов, отслеживать данные, удаленно обмениваться информацией, вести переписку во внутреннем чате, обновлять заметки о заказе, прикреплять файлы и получать платежи.
анализ эффективности процессов: можно оценивать такие показатели, как среднее время выполнения заявки, доход от заказа, потенциальные проблемы и принимать более обоснованные решения.
удовлетворенность клиентов: благодаря уведомлениям о каждом изменении в заявке, клиенты в курсе хода выполнения их заказов, местонахождения техника и т. д. Прозрачность и подотчетность имеют решающее значение для обеспечения эффективности процессов.
отчетность в документах: в Мобильном приложении исполнитель может формировать и подписывать документы онлайн. Автоматизация “бумажной работы” помогает вести учёт использованных материалов, запчастей и трудозатрат в разрезе заявок, объектов и клиентов. Можно за пару кликов сформировать сервисные акты и собрать данные для бухгалтерских документов и счетов. Система позволяет разрабатывать персональные отчеты и печатные формы по установленным в вашей компании регламентам.
Автоматизация основана на минимизации участия человека в управлении выездной работой. FSM-система берет на себя многие рутинные процессы: планирование, диспетчеризация, складской учет, контроль над работой сотрудников, биллинг и выставление счетов, платежи.
Заключение
Автоматизация сильно упрощает управление бизнесом, освобождает время руководителей, снижает трудозатраты на ведение документооборота и устраняет ручной ввод данных.
Если вы задумываетесь о переходе на комплексную систему управления операционными процессами в вашей сервисной компании, протестируйте FSM-систему HubEx.
