Постановка задачи - это одна из самых важных и сложных функций менеджера. От того, насколько четко и понятно руководитель сформулирует задачу для своего подчиненного, зависит не только результат работы, но и мотивация, удовлетворенность и лояльность сотрудника. Поэтому, постановка задачи требует от менеджера не только профессионализма, но и творчества, эмпатии и коммуникативных навыков.
В этой статье я расскажу о том, как правильно поставить задачу исполнителю, чтобы всё было выполнено качественно и в срок. И опишу основные принципы и этапы постановки задачи, а также приведу примеры и факты из практики управления.
Основные принципы постановки задачи
Постановка задачи - это процесс, в ходе которого менеджер определяет цель, условия и критерии выполнения работы, а также передает их исполнителю. При этом, он должен учитывать следующие принципы:
- Конкретность. Задача должна быть ясной, четкой и понятной для исполнителя. Менеджер должен избегать общих и неоднозначных формулировок, таких как “сделать хорошо”, “улучшить качество”, “повысить эффективность” и т.д. Вместо этого, он должен указывать конкретные показатели, цифры, стандарты и требования, которые будут оценивать результат работы. Например, “увеличить продажи на 10%”, “снизить количество ошибок на 5%”, “соблюдать регламент "ХХХ" работы с клиентами” и т.д.
- Измеримость. Задача должна быть такой, чтобы ее можно было измерить и оценить по достижению. Менеджер должен определить, какими методами и инструментами он будет контролировать и анализировать ход и результат работы. Например, он может использовать такие методы, как отчеты, статистику, обратную связь, тесты, аудиты и т.д. Руководитель также должен договориться с исполнителем о периодичности и формате предоставления информации о выполнении задачи.
- Достижимость. Задача должна быть реалистичной и соответствовать возможностям и ресурсам исполнителя. Менеджер должен учитывать уровень квалификации, опыта, навыков и компетенций сотрудника, а также наличие необходимого оборудования, материалов, финансов, времени и т.д. Он не должен ставить задачи, которые невозможно выполнить или которые требуют чрезмерных усилий и жертв от исполнителя. Задача должна быть вызовом, но не наказанием для сотрудника.
- Релевантность. Задача должна быть важной и значимой для достижения стратегических целей организации, подразделения и менеджера. Менеджер должен объяснить исполнителю, зачем ему нужно выполнить задачу, как она связана с общей миссией, видением и целями компании, как она влияет на результаты и показатели работы, как она помогает решать проблемы и удовлетворять потребности клиентов и т.д. Он должен показать исполнителю, что его работа важна и ценна, и что он вносит свой вклад в развитие организации.
- Ограниченность во времени. Задача должна иметь четкие сроки выполнения, которые должны быть согласованы с исполнителем. Менеджер должен установить, когда задача должна быть начата и завершена, а также определить промежуточные этапы и контрольные точки. Он должен контролировать соблюдение сроков и вовремя корректировать их в случае необходимости. Руководитель также должен учитывать факторы, которые могут повлиять на сроки выполнения задачи, такие как непредвиденные обстоятельства, риски, изменения в требованиях и т.д.
Эти принципы можно запомнить по аббревиатуре SMART, которая означает Specific (конкретная), Measurable (измеримая), Achievable (достижимая), Relevant (релевантная) и Time-bound (ограниченная во времени). Эта модель помогает менеджеру сформулировать задачу так, чтобы она была понятна, мотивирующая и эффективная.
Этапы постановки задачи
Постановка задачи - это не однократный акт, а последовательность действий, которые включают в себя:
- Анализ ситуации. На этом этапе менеджер должен определить, какая задача должна быть выполнена, почему она важна и какие результаты ожидаются. Для выполнения этого этапа очень пригодятся планы подразделения, которые должны быть составлены, согласованы и исполняться в рамках текущей деятельности подразделения. Менеджер должен проанализировать текущее состояние дел, выявить проблемы и потребности, сформулировать цель и критерии успеха, а также оценить ресурсы и риски, связанные с выполнением задачи.
- Выбор исполнителя. На этом этапе руководитель должен выбрать подходящего сотрудника для выполнения задачи. Он должен учитывать не только профессиональные качества и навыки сотрудника, но и его интересы, предпочтения, мотивацию, стиль работы и т.д. Менеджер должен также убедиться, что сотрудник имеет достаточное время, энергию и желание выполнить задачу.
- Согласование задачи. На этом этапе менеджер должен сформулировать задачу в соответствии с принципами SMART и передать ее исполнителю. Он должен также убедиться, что исполнитель понял и принял задачу, а также согласен с ее целями, условиями и сроками. При необходимости, руководитель должен также ответить на все вопросы и сомнения исполнителя, а также учесть его предложения и пожелания. Он должен также дать исполнителю необходимые ресурсы, инструкции и полномочия для выполнения задачи, а также согласовать с исполнителем способы коммуникации и обратной связи в процессе работы. Руководитель должен также выразить свою поддержку и доверие исполнителю, а также поощрить его к творчеству и инициативе. Это поможет создать атмосферу взаимопонимания, сотрудничества и ответственности между менеджером и исполнителем.
- Контроль и поддержка. На этом этапе руководитель должен следить за ходом выполнения задачи, проверять качество и сроки работы, а также оказывать необходимую поддержку и помощь исполнителю. Он должен своевременно получать отчеты и обратную связь от сотрудника, а также давать ему конструктивную критику и поощрение. Менеджер должен также быть готов к возможным изменениям и проблемам в процессе работы, и оперативно решать их в сотрудничестве с исполнителем.
- Оценка и закрытие задачи. На этом этапе менеджер должен оценить результат выполнения задачи, сравнив его с заранее определенными планами, целями и критериями. Он должен также дать общую оценку работы сотрудника, выделить его сильные и слабые стороны, а также дать рекомендации по дальнейшему развитию и совершенствованию. Руководитель должен также поблагодарить сотрудника за его вклад и признать его достижения. Менеджер должен также сделать выводы и уроки из выполненной задачи, а также зафиксировать и передать полученный опыт и знания.
Такая последовательность действий по постановке и контролю выполнения задачи, с высокой вероятностью должна привести к ее эффективному и качественному выполнению.
Примеры и факты из практики управления
Постановка задачи - это не только теория, но и практика. Существует множество примеров и фактов, которые подтверждают важность и эффективность правильной постановки задачи. Вот некоторые из них:
- Пример 1. В 1961 году президент США Джон Кеннеди поставил перед нацией историческую задачу - высадить человека на Луну и вернуть его обратно на Землю до конца десятилетия. Эта задача была конкретной, измеримой, достижимой, релевантной и ограниченной во времени. Она также была мотивирующей и вызывающей для американского народа и научного сообщества. Благодаря этой задаче, в 1969 году астронавты Нил Армстронг и Базз Олдрин стали первыми людьми, которые ступили на поверхность Луны.
- Пример 2. Компания Apple поставила перед своими инженерами задачу создать новый музыкальный плеер, который был бы простым, удобным и стильным. Эта задача была также сформулирована по принципам SMART, а также учитывала интересы и потребности потенциальных пользователей. Благодаря этой задаче, 23 октября 2001 года состоялся дебют этого бренда. Так был выпущен iPod - устройство, которое революционизировало индустрию музыки и стало одним из самых популярных и успешных продуктов Apple.
- Факт 1. По данным исследования, проведенного в 2017 году компанией Gallup, только 13% сотрудников в мире чувствуют себя вовлеченными в свою работу, а 24% - активно не вовлеченными. Одной из основных причин этого является недостаточная или неправильная постановка задачи со стороны менеджеров. Сотрудники, которые не понимают, что, зачем и как им нужно делать, чувствуют себя фрустрированными и неудовлетворенными своей работой.
- Факт 2. По данным исследования, проведенного в 2018 году компанией Atlassian, сотрудники тратят в среднем 60% своего рабочего времени на непродуктивные задачи, такие как переписка, совещания, поиск информации и т.д. Одной из основных причин этого является избыточная или некачественная постановка задачи со стороны менеджеров. Сотрудники, которые получают слишком много или слишком мало задач, или задачи, которые не соответствуют их компетенциям и интересам, тратят свое время на ненужные или неважные вещи, а не на то, что действительно приносит ценность и результаты.
Заключение
Постановка задачи - это ключевой навык для любого менеджера, который хочет добиваться высоких результатов и управлять своей командой эффективно и результативно. Выполнение этой функции требует от руководителя не только знания теории, но и умения применять ее на практике. Для этого, он должен следовать основным принципам и этапам постановки задачи, а также учитывать специфику ситуации, задачи и исполнителя. Только так, менеджер сможет поставить задачу исполнителю, чтобы всё было выполнено качественно и в срок.
Если материал понравился — ставьте палец вверх и подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить интересный и полезный контент 👍