Здравствуйте, уважаемые читатели! Сегодня я бы хотел пригласить вас разобраться в одном интересном вопросе - что же представляет собой такое явление в менеджменте как контроль? Чем же он может быть полезен и стоит ли его опасаться?
Признаться честно, контроль зачастую имеет довольно мрачную репутацию. Многие воспринимают его исключительно как нечто репрессивное и ограничивающее свободу. Однако на мой взгляд, такое представление не совсем справедливо и однобоко. Ведь при правильном подходе контроль способен быть весьма полезным инструментом, помогающим достичь поставленных целей и повысить эффективность любых видов деятельности.
Давайте разберемся подробнее в том, что собой представляет этот неоднозначный феномен, каковы его разновидности, методы и принципы. Уверен, мы найдем немало интересного и познавательного!
Определение понятия "Контроль"
Итак, чтобы разобраться с феноменом контроля, начнём с определения - что же это такое?
Контроль - это процесс обеспечения достижения поставленных целей путем измерения и корректировки деятельности подконтрольного объекта.
Контроль включает в себя несколько ключевых этапов:
- Установка стандартов и критериев, характеризующих желаемый результат или цель. Это могут быть числовые показатели, качественные характеристики, сроки и т.д.
- Измерение и оценка фактических результатов деятельности объекта контроля. Это предполагает сбор информации, данных, анализ и сравнение с установленными стандартами.
- Выявление отклонений фактических результатов от желаемых, определенных стандартами. Если отклонений нет - контроль подтверждает правильность деятельности.
- В случае значительных отклонений разрабатываются и принимаются меры по корректировке деятельности объекта контроля для достижения поставленных целей.
Таким образом, контроль направлен на обеспечение желаемого, запланированного результата через мониторинг и при необходимости коррекцию действий. Иными словами, контроль следит за тем, чтобы мы шли в правильном направлении и не сбивались с курса на пути к достижению намеченного результата.
Разновидности контроля
Одно из ключевых разграничений, которое проводится - это контроль самого процесса выполнения работ и контроль полученного результата.
Первый, контроль процесса, нацелен на отслеживание правильности и соответствия регламентам конкретных действий, этапов и операций в ходе осуществления деятельности. Примеры - проверки соблюдения технологических инструкций, графиков, стандартов обслуживания и тому подобное. Цель - не допустить ошибок и сбоев на выходе за счёт выявления и исправления их источников на этапе работы.
А вот контроль результата, как видно из названия, сфокусирован уже непосредственно на проверке качества конечного продукта или итогов деятельности. Здесь анализируется - насколько то, что получилось в итоге, соответствует изначально заявленным целям и определениям успешности их достижения.
Как видно из описания - это два разных вида контроля, имеющие свои отличия:
- Контроль процесса сфокусирован на отслеживании этапов, процедур и методов осуществления какой-либо деятельности с целью гарантировать их соответствие установленным стандартам.
- Контроль результата ориентирован на оценку конечного продукта/итога деятельности по заранее определённым параметрам или критериям.
- Контроль процесса отслеживает, как что-либо делается. Контроль результата - что получилось в итоге.
- Контроль процесса предшествует контролю результата и опосредованно влияет на него. Если рабочие процессы отлажены, это минимизирует ошибки на выходе.
- Контроль процесса - более трудоемкий, так как требует постоянного мониторинга. Контроль результата более одномоментный.
Таким образом, эти виды дополняют друг друга, обеспечивая эффективный всеобъемлющий контроль на разных этапах работы.
Методы контроля
Теперь разберемся с методами, с помощью которых контроль осуществляется на практике.
Один из самых распространенных и привычных методов - документальный контроль. Как видно из названия, он предполагает проверку финансовых, отчетных, технических и иных документов - на предмет их соответствия нормативным требованиям.
Другой не менее популярный подход - наблюдение, то есть непосредственная визуальная оценка за ходом процесса или промежуточными результатами. Применяется как с целью контроля, так и для последующего анализа и оптимизации операций.
Также широко используется опрос - рабочие совещания, интервью, анкетирование и пр., чтобы получить обратную связь от сотрудников, клиентов, других задействованных лиц об их оценке текущего положения дел.
Применяются также диагностические методы, например, тестирование знаний, компетенций работников, измерение параметров работы оборудования и т.д.
А еще современный контроль немыслим без применения разнообразного аналитического инструментария - будь то статистика, сравнительный анализ показателей, моделирование прогнозов на будущее.
Ну и конечно, аудит - независимая, формализованная проверка соблюдения стандартов, нормативов и т. д.
Что еще важно. Контроль может основываться как на числовых показателях (конкретные объёмы продаж, нормы времени и т.д.), так и на качественных характеристиках (соответствие стандартам, уровень удовлетворенности клиентов и проч.). Главное, чтобы основания для сравнения реальности с "идеалом" были максимально конкретными и объективными. И тогда можно с уверенностью сказать - контроль работает!
Как видим, способов контроля существует немало, и их эффективное комбинирование позволяет получать максимально полную и объективную картину.
О пользе контроля
До этого мы рассмотрели сущность и виды контроля, коснулись применяемых методов. Теперь давайте подытожим, что же контроль представляет собой в целом и принесет ли он больше пользы или вреда, если к нему правильно подходить.
Итак, по своей сути, контроль - это механизм управления, призванный свести к минимуму расхождение между поставленными целями и реальным положением дел. Если говорить метафорой, контроль выступает своего рода навигационной системой, помогающей верно выбирать курс и своевременно замечать опасности по пути следования.
Грамотно выстроенный контроль не столько ограничивает, сколько наоборот - раскрепощает. Ведь он снимает излишнюю неопределенность и позволяет действовать с большей уверенностью и минимальными рисками ошибок.
Конечно, важно соблюдать разумную меру и не впадать в крайности излишнего администрирования. Но это вопрос гармоничного баланса, а не полного отказа от контроля как такового. Ведь именно контроль зачастую отделяет успех от неудачи.
Давайте теперь более детально рассмотрим вопрос о том, при каких условиях контроль действительно способен принести максимум пользы:
- Во-первых, крайне желательно формализовать сам процесс контроля - определить этапы, назначить ответственных, установить периодичность. Иначе это может превратиться в хаотичное мероприятие, выхватывающее лишь фрагменты ситуации.
- Во-вторых, ключевой момент - выбор показателей для оценки реального положения дел. Они должны быть конкретными и измеримыми. И тогда контроль превращается фактически в мониторинг значений этих индикаторов.
- Ну и третий немаловажный нюанс - обеспечение «самоконтроля» исполнителей, то есть заинтересованности в достижении целей. Тогда контроль будет не столько административным принуждением, сколько естественной частью рабочего процесса.
В общем, при соблюдении этих и некоторых других условий, контроль превращается в мощную систему управления развитием, а не торможения. Дать дорогу контролю? - Безусловно!
О вреде чрезмерного контроля
Следующий аспект, который стоит рассмотреть в контексте темы контроля - возможные негативные последствия чрезмерного контроля. Да, при правильном подходе это полезный инструмент, но злоупотребление им может принести немало вреда. В частности:
- Гиперконтроль подрывает мотивацию и инициативу персонала. Люди теряют заинтересованность в достижении результата, если за каждым их шагом следит "комендант".
- Формализация и жёсткая отчётность провоцируют нечистоплотное поведение - приписки, фальсификации ради "галочки". Ведь главное - следовать формальным показателям, а не заниматься делом.
- Избыточный контроль требует очень много времени и сил. Сотрудники вынуждены отвлекаться на второстепенные задачи сбора данных и подготовки отчётности в ущерб основной деятельности.
Значит ли это, что контроль вреден сам по себе? Конечно же, нет. Но опять же - важно знать и соблюдать меру, чтобы эффект был позитивным, а не обратным. Всё хорошо в меру!
Ключевые принципы для эффективного применения контроля
Теперь давайте выделим ключевые принципы, которые позволят максимально эффективно использовать этот инструмент:
- Целенаправленность. Контроль должен быть жёстко увязан с целями деятельности, которую он призван обеспечить. Иначе это бессмысленная трата времени.
- Своевременность. Задержки с контролем или недостаток актуальных данных делают невозможным своевременное реагирование на возникающие отклонения. Это очень опасно.
- Оптимальность затрат. Издержки на контроль (временные, денежные, трудовые) должны быть адекватны ожидаемой от него пользе. Переборщить легко!
- Объективность. Контроль и оценка ситуации должны быть максимально непредвзятыми и достоверными. Иначе решения будут приниматься на основе искажённых данных.
- Направленность на поиск решений. Выявление недостатков это лишь первый шаг. Второй - определение путей устранения этих недостатков.
Вот пять китов, на которых держится эффективный контроль. Овладеть ими - значит овладеть важнейшим инструментом успеха!
Заключение
Итак, что же мы можем резюмировать по этой теме:
- Дали четкое определение термина "контроль", рассмотрев его сущность и основные задачи.
- Выявили основные формы и разновидности контроля, чем они различаются.
- Обозначили ключевые методы и инструменты, используемые на практике для осуществления контроля в различных сферах.
- Определили как позитивные стороны контроля, так и имеющиеся ограничения при чрезмерном увлечении им.
- Сформулировали основные принципы организации эффективного контроля для получения наибольшей отдачи.
В целом, можно утверждать, что контроль - это важнейший инструмент управления, направленный на повышение качества и результативности в любой сфере деятельности. Будучи грамотно организован, он способен принести существенную пользу.
Если материал понравился — ставьте палец вверх и подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить другой интересный и полезный контент 👍