Итак, вам нужно написать деловое письмо. С его же начать? Со структуры! Что должно присутствовать в деловом письме:
- Приветствие
- Вступление
- Основная часть
- Заключение
- Подпись
Давайте разберемся, какие фразы нам понадобятся для каждой части письма. Как можно обратиться к адресату на английском?
Приветствие
- Dear Mr / Mrs… - уважаемый мистер / мисс
- Dear Sir / Madam - уважаемый сэр / мадам
Если вы не знаете имени того, кому пишите, то можете начать письмо, указав должность:
- Dear Hiring Manager - уважаемый HR менеджер
- Dear [Company’s name] Team - уважаемая команда [имя компании]
Приветствие написали, переходим ко вступлению.
Вступление
Во вступлении сообщаем о цели своего письма, чтобы читатель сразу понял, о чём дальше пойдёт речь. Вам могут пригодиться фразы:
- I am writing to inform / confirm / complain / ask - я пишу вам, чтобы проинформировать / подтвердить / пожаловаться / спросить
- I recently heard about … and I would like to… - я недавно слышал о… и я бы хотел…
- I recently wrote about… - я недавно писал о…
- In reply to your letter of July 16… - в ответ на ваше письмо от 16 июля…
- Further to your last email… - в дополнении к вашему последнему письму…
- Thank you for your letter regarding the… - спасибо за ваше письмо, касающееся…
- We would appreciate it if you would… - мы будем вам признательны, если вы…
Основная часть
Переходим к сути! Здесь нужно понятно и лаконично изложить вашу ситуацию. Выбор лексики также зависит от того, зачем вы пишите. Например, если вы сообщаете что-то неприятное, то не лишним будет использовать фразы:
- I regret to inform you that… - с сожалением информирую вас
- Unfortunately, we are unable to… - к сожалению, мы не можем
- After careful consideration we have decided to… - после тщательного рассмотрения мы решили…
- I’m afraid it would not be possible… - я боюсь, что это не будет возможно…
А если новости хорошие то:
- You will be pleased to learn that… - вы будете рады узнать, что…
- I am happy to announce… - я счастлив сообщить…
- I am delighted to inform you that… - я рад сообщить вам, что
Если вам нужна определенная информация, то можно использовать фразы:
- Could you kindly let me know where I can find…? - не могли бы вы сообщить, где я могу найти…?
- I am writing to ask for further information about… - я пишу, чтобы запросить дальнейшую информацию о…
- I would greatly appreciate it if you could provide me with the details… - я был бы очень признателен, если бы вы предоставили мне подробности…
Призвать к действию можно с помощью следующей лексики:
- Let us know whether you would like to - сообщите нам, хотели ли бы вы…
- Please, do not hesitate to contact us if you need any further assistance - пожалуйста, не стесняйтесь обратиться к нам, если вам потребуется помощь…
- Could you do me a favor? - не могли бы вы сделать мне одолжение?
- We shall appreciate your cooperation in this matter - мы будем благодарны за содействие в данном вопросе
Переходим к финальной части письма:
Заключение
Какая лексика нам пригодится в этой части? Например, информация о прикрепленных документах:
- Please find the attached… - пожалуйста, посмотрите прикрепленный (документ)
Также в зависимости от ситуации вы можете использовать следующие фразы:
- I am looking forward to hearing from you soon - с нетерпением жду вашего ответа
- We await your reply with interest - с интересом ждем вашего ответа
- Feel free to contact me by phone or email - не стесняйтесь связаться со мной по телефону или электронной почте
- I appreciate any feedback you may have - я буду признателен за любую предоставленную информацию
- Please contact me as soon as possible - пожалуйста, свяжитесь со мной как можно быстрее
- Once again, I apologize for any inconvenience - еще раз прошу прощения за неудобства
Прощание
Warm regards - с теплыми пожеланиями
Yours sincerely - с искренним уважением (используется, если вы знаете адресата лично)
Yours faithfully - с глубоким почтением (если лично с адресатом вы не знакомы)
Деловое письмо на английском готово! Сложно ли вам дается вести корреспонденцию на английском? Что вызывает затруднения?