ЭДО представляет собой процесс обмена и управления электронными документами между компаниями, используя цифровые технологии. И вот за счёт чего бизнес повышает свою эффективность в рамках ЭДО.
1. Экономия времени и ресурсов
ЭДО позволяет автоматизировать процессы подписания, согласования и управления документами. Это значительно сокращает затраты времени на выполнение рутинных задач, таких как распространение и контроль версий документов. Кроме того, нет необходимости распечатывать документы, использовать большие объемы бумаги и осуществлять доставку вручную, что дополнительно экономит ресурсы компании.
2. Увеличение эффективности
ЭДО позволяет обмениваться документами и проводить их обработку с другими компаниями в кратчайшие сроки. Это упрощает и ускоряет процессы сделок и взаимодействие с партнерами. При масштабировании бизнеса компания может сопровождать одновременно несколько сделок и эффективно управлять всеми документами, связанными с ними.
3. Улучшение безопасности и контроля
Электронный документооборот обеспечивает повышенную безопасность данных. Использование шифрования и электронной подписи гарантирует целостность и конфиденциальность документов. Операторы электронного документооборота также отвечают за хранение копий документов, что позволяет избежать потери информации. Кроме того, все документы хранятся в облаке, что освобождает компанию от необходимости искать место для хранения бумажных документов.
4. Всегда актуальные формы документов
В современном бизнесе содержание документов часто меняется. Электронный документооборот позволяет операторам своевременно обновлять формы документов в соответствии с изменениями законодательства или внутренними правилами компании. Это помогает избежать использования устаревших форм и повышает точность документации.
5. Юридическая сила электронных документов
Электронные документы имеют юридическую силу наравне с бумажными документами в соответствии с Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Суды принимают электронные документы и сканы документов в качестве достаточного доказательства. Благодаря п.5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ нет необходимости создавать дубли документов на бумаге.
Таким образом, ЭДО полезен для широкого спектра предприятий, включая малые и средние компании, крупные организации и государственные учреждения.
Как внедрить ЭДО, что для этого нужно и сколько это стоит — помогут выяснить специалисты PORT. Связаться с нами можно любым удобным способом:
Сайт 👉 https://portkkm.ru/
Почта 👉 info@portkkm.ru
Телефон 👉 +7 (391) 2-347-348
Телеграм-бот 👉 https://t.me/portforuserbot
