Начало, где я объясняю, почему мы используем схему с офертой, в чем преимущества — здесь. Сегодня подробно расскажу об оформлении сделок.
Мы разместили оферту на нашем сайте и продублировали ссылку на нее в описании услуги виртуальных рабочих мест. Там же указаны реквизиты компании и все юридические детали.
Как работает договор оферты? Там обязательно прописаны условия ее акцепта.
Акцепт это присоединение, когда клиент делает что-то, какое-то действие, которое свидетельствует о том, что он оферту принял и присоединяется к ней. В нашем случае акцептом оферты является подписание бланка заказа.
Параметры виртуальных рабочих мест могут варьироваться для разных клиентов. Чтобы зафиксировать конкретную конфигурацию, мы используем бланк заказа. Это форма на листе А4, где прописываем количество ядер процессора, объем оперативной памяти, дискового пространства и прочие детали заказа клиента.
Этот бланк подписывается обеими сторонами и является юридическим акцептом оферты. Мы стараемся все делать в электронном документообороте. Но для тех, у кого его нет, также принимаем скан-копии бланков заказа из мессенджеров и почты.
Главное, в бланке прописано, что подписывая его, клиент соглашается с условиями публичной оферты. Это позволяет закрепить договоренности по конкретному заказу, не меняя общих правил работы.
У нас предусмотрена услуга, пробная диагностика (или предстартовая диагностика). За определенную сумму (20 тысяч рублей) мы проводим анализ проекта, оценивая, насколько инфраструктура клиента подходит для перехода в наше облако. Этот процесс осуществляется без бланка заказа. Он описан в договоре оферты как возможный способ сотрудничества. Клиенту достаточно оплатить счет, указав в назначении платежа ссылку на договор оферты. Тем самым подтверждается его согласие на предстартовую диагностику.
Каждый месяц, завершая определенный этап услуг (предстартовая диагностика или абонентское обслуживание) мы отправляем клиенту закрывающие документы в электронном виде или, если у клиента нет такой возможности, через WhatsApp, Telegram, по электронной почте или другим способом, предоставляя подписанные сканы документов.
Поскольку у нас сотни клиентов, вручную собирать подписи на актах за каждый месяц — сумасшедшая рутина. Поэтому в оферте прописана автоприемка актов, если в течение 5 дней после отправки клиент не предъявил претензий.
Это стандартная практика для подписных сервисов. Отправили акт по электронной почте или через систему ЭДО — и считаетесь, что услуга оказана, если от клиента тишина. Экономит массу времени и избавляет от бумажной волокиты.
И еще важный момент, который мы прописали в нашей оферте — юридическая сила электронных документов. Мы указали, что электронные копии имеют равную силу с бумажными оригиналами вплоть до момента обмена последними. То есть до тех пор, пока стороны не потребуют предоставить бумажные версии, вся переписка и документооборот ведутся в электронном виде. Более того, мы можем вообще никогда не обмениваться бумажными копиями договоров и актов.
Для этих целей у нас определены официальные online-каналы коммуникации — корпоративные аккаунты в WhatsApp, Telegram и рабочая электронная почта. Любой документ, отправленный клиенту или полученный от него по этим каналам, считается юридически значимым и относится к сделке в рамках оферты. Это позволяет нам полностью перевести документооборот в цифровой формат.
Про опыт в суде, недоверие клиентов — в следующем посте.
____________________________________________________________________________
Обо мне
Меня зовут Павел Миловидов, я предприниматель. Моя компания — это сервис виртуальных компьютеров для бизнеса «Безопасный офис». Мы помогаем малым и средним организациям экономить на сервере, сисадмине, контролировать сотрудников. «Безопасный офис» также спасает от паралича бизнеса в случае выездных проверок и обысков.
Посетите бесплатную онлайн-экскурсию в «Безопасном офисе» 👉 https://goo.su/odYV
Мы также проводим много мероприятий: https://goo.su/0SocHHh
Анонсы мероприятий выходят в Telegram-канале: https://t.me/safeoffice