Привет! На связи команда WEEEK. Сегодня подготовили пошаговый алгоритм адекватной передачи дел и тонкости искусства делегирования с чек-листом и понятной таблицей для сверки
Что такое делегирование и какую пользу несёт
📌 Делегирование — передача своих задач другому человеку, иногда вместе с ответственностью за результат
Искусство делегирования полезно осваивать руководителям, менеджерам, тимлидам, исполнителям среднего грейда и в целом каждому человеку
Вот полезные стороны этой привычки:
- Рост. Отдавая рутинные задачи, ты освобождаешь время для развития и стратегических решений
- Спасение от перегрузки. Чтобы не умирать под натиском дел, количество которых всегда только растёт
- Использование ресурсов компании. Чтобы не получалось, что босс делает всё и вечно занят, а остальные без особых дел
- Доверие в команде. Ты разделяешь не только задачу, но и ответственность за неё. Это повышает доверие между тобой и новыми исполнителями
- Мотивация сотрудников. Правильно отданная задача мотивирует развивать навыки
Делегирование — часть развития коллектива
Рост компании влечёт за собой новые контакты, знания и задачи. Если оставлять всё только себе, наступит выгорание. А никто из коллег не сможет помочь и не будет расти с тобой, ведь вся информация будет только у тебя
Виды полномочий в компании
Полномочия — это права и обязанности любого сотрудника. Чтобы узнать свои полномочия, надо заглянуть в свою должностную инструкцию
Делегировать полномочия — значит передавать своё право распоряжаться ресурсами и управлять сотрудниками для выполнения определённой задачи
Выделяют полномочия двух видов:
📎 Линейные полномочия выстроены в соответствии с вертикальной иерархией. Их можно проследить в управлении армией или флотом, а также в организациях, где строгая иерархия необходима. Современные компании всё чаще переходят на гибридное управление, где управление больше связано с функциями, чем с иерархией
📎 Аппаратные (или штабные) полномочия завязаны на функциях и не подчиняются линейной иерархии. Так, начальник может иметь секретаря, которому лично делегирует задачи, при этом это вовсе не значит, что секретарь может делегировать задачи кому-то ещё
Аппаратные полномочия бывают:
- личными, когда ты нанимаешь помощника или секретаря
- консультативными, когда ты просишь помощи или консультации у экспертов, например, у юридического отдела
- обслуживающими, когда экспертный отдел берёт на себя задачу. Например, отдел аналитики забирает задачу «выяснить ЦА для продукта» перед тем, как запустить рекламу
Когда дело касается делегирования в рабочей сфере, часто его связывают с передачей задач от начальника к подчинённому. Так происходит не всегда
Делегировать задачу можно как «вертикально», так и «горизонтально» – между отделами. Это зависит от задачи, которую ты хочешь делегировать и от тех полномочий, которые отдаёшь вместе с ней
Например, сотрудник отдела маркетинга может запросить юридическую консультацию. А офис-менеджер может обратиться к главе отдела закупок, чтобы разобраться с неправильной закупкой
📌 Важно помнить: тот, кто делегирует, фактически даёт возможность своему делегату выйти за рамки своих прав и обязанностей
Именно поэтому делегированием чаще всего занимается руководство компании: так ему проще быть в курсе всех делегированных полномочий
Руководители должны быть в курсе перераспределения задач между сотрудниками, потому что в конечном итоге именно они несут ответственность за коллективную работу компании
Что и как можно делегировать
Далеко не все полномочия можно делегировать беспрепятственно, но есть задачи, от которых избавиться необходимо. Иначе ты упустишь возможности или потратишь лишнее время
✅ Рутина. Монотонные, часто повторяющиеся, и в то же время важные задачи. Например, ведение таблицы Excel, в которой уже вбиты все формулы, или вычитка текстов. Такие задачи можно делегировать новичкам
✅ Чужая экспертная область. Например, менеджер продукта может рассказать всё о своей новой идее, но пост в социальных сетях лучше разместить SMM-менеджеру. Ведь именно он отвечает за контент-план, разбирается в инструментах и знает tone of voice компании
✅ Задачи «на вырост». То есть новый пул для специалиста, который может вырасти в своей должности. Например, поручить SMM-менеджеру не только писать статьи, но и составить контент-план на следующий квартал, учитывая все новости компании. Такие задачи обычно делегируют руководители
А вот полномочия, которые делегировать не стоит:
❌ Если ты руководитель, оставь за собой стратегию. То есть формулирование целей компании и методов их достижения, принятие важных решений, контроль работы подразделений, разработку общего плана. Эти задачи многокомпонентные и требуют внимания руководителя
❌ Если ты эксперт, оставь за собой все задачи в поле твоей экспертизы. Например, юрист по авторским правам должен сам составлять договоры для авторов, а не делегировать эту задачу юристу по кадровым вопросам, так как это другая область права
❌ На любой позиции старайся не делегировать срочные задачи, где дольше будешь объяснять суть, рискованные задачи с непредсказуемым результатом и задачи, в которых содержатся конфиденциальные данные
📌 Совет. Лучше делегировать не только исполнение задачи, но и ответственность за неё. Так ты освободишь своё время и внимание, а исполнитель будет мотивирован справиться с новыми полномочиями
Как выбрать исполнителя
В делегировании важно не только определиться с полномочиями, но и с исполнителем — делегатом. Для начала надо найти сотрудника, у которого есть возможность взять на себя новые задачи — это не всегда легко. Помни, что инициатива исходит от тебя
Задай себе следующие вопросы перед тем, как делегировать:
- Для выполнения задачи достаточно одного человека?
- Потенциальный исполнитель имеет опыт в работе с подобными задачами?
- Достаточно ли навыков или экспертности у этого исполнителя?
- Есть ли у выбранного сотрудника время на выполнение дополнительной задачи?
- Есть ли прямой интерес в выполнении задачи у потенциального исполнителя?
Если по всем параметрам можно смело ответить «да», значит, выбранный тобой сотрудник наверняка справится с делегированной задачей
Если же ты сомневаешься в каком-то из параметров, не торопись оставлять задачу себе. Можно подумать, как сделать делегирование удобным для всех
Иногда лучше разбить задачу на подзадачи и делегировать нескольким сотрудникам. Для тех, для кого задача будет новой, но необходимой для роста, можно предоставить подробные инструкции и оставить канал для связи
В любом случае среди сотрудников должен быть кто-то, кто готов подхватить новую задачу. Если таких исполнителей нет, возможно, стоит подумать над новыми кадрами
Процесс делегирования: пошаговое руководство
Чётко определи задачи и ожидания
Сформулируй понятно задачу, дедлайны и планируемый результат. Убедись, что описание получилось полным и понятным. Удобно делегировать задачи через инструкции — в WEEEK об этом знают и используют специальные шаблоны
📌 Если ты не знаешь, справится ли человек в срок (особенно впервые), просто спроси, сколько времени ему нужно. Исполнитель примерно понимает свои возможности, и к нему есть смысл прислушаться
Подбери исполнителя, средства и инструменты
Уже на этапе формулирования задачи ты наверняка понимаешь, кому хочешь её делегировать
Выбирая исполнителя, учитывай его собственные полномочия. Хватит ли у него времени и опыта на новое задание? Умеет ли потенциальный исполнитель работать в тех же инструментах, что и ты?
На всякий случай можешь рассмотреть нескольких сотрудников
Передай обязанности
При передаче обязанностей лучше не только проговорить, но и прописать задачу. К такому списку легко будет вернуться и новичку и тебе, чтобы контролировать процесс при необходимости. Хорошо подойдут чек-листы
📌 Обязательно задай волшебный вопрос «Как понята задача?» Делегат должен осознавать сроки, правильно понимать задачу и где брать ресурсы на её решение
Помимо инструкции, нужно передать ресурсы для её исполнения — информацию, контакты, пароли — всё, что может пригодиться новому исполнителю
Контролируй процесс
Помни, что на тебе лежит ответственность за передачу информации о новой задаче. Нового исполнителя можно контролировать, но лучше потратить это время на обучение. Гиперконтроль за выполнением задачи — прямой путь к микроменеджменту
Оставлять исполнителя один на один с новыми полномочиями тоже не стоит. Сбалансировать контроль поможет грамотная коммуникация. Пусть новичок не боится задавать тебе вопросы, а ты будешь на связи
Принципы делегирования
Для комфортного делегирования задач WEEEK подготовил чек-лист из 14 пунктов, которые помогут передать любую задачу без проблем
А вот основные принципы, без которых передать задачу точно не получится:
- Делегирует задачу тот, кто несёт ответственность за её исполнение. Чаще всего это руководитель подразделения или компании
- Делегирование должно быть согласовано с двух сторон. Делегат не должен быть поставлен перед фактом
- Объём делегированных задач не должен перегружать делегата — помимо новых полномочий у сотрудников есть текущие
- Задача должна быть в сфере компетенций делегата
- Делегирующий должен предоставить наиболее полную информацию по задаче, чтобы избежать обратного делегирования
- Контроль за выполнением задачи лежит в первую очередь на делегате. Он должен не только выполнить задачу, но и нести ответственность за последствия исполнения
Как избежать очевидных ошибок? Советы от WEEEK
Делегируем тебе решение читать не весь текст, а только главные тезисы
- Правильное делегирование развивает сотрудников и компанию
- Делегировать полномочия может только тот, кто несёт за них ответственность. И только тому, кто готов их принять
- Делегировать можно рутинные и непрофильные задачи, а экспертные и стратегически важные решения лучше оставлять за собой
- Исполнитель должен точно понимать, что от него требуется, иметь время и ресурсы для выполнения задачи
- Чтобы нормально делегировать, надо получить фидбек от получающего задачу. Волшебный вопрос «Как понята задача?» решит множество потенциальных проблем.
- Делегировать лучше постепенно: так исполнитель будет привыкать к новым обязанностям, а ты будешь уверен, что неизбежные ошибки не критично повлияют на результат
- Лучше делегировать не на словах, а фиксируя на письме. А передавать инструкции, информацию и инструменты лучше с помощью онлайн-сервисов. Как WEEEK 🙂