Правила внутреннего трудового распорядка – это не обязательный документ, от него могут отказаться, например, микропредприятия. Но на самом деле - этот документ позволяет установить ряд важных правил во взаимоотношениях между работником и работодателем. Эти правила обычно в трудовых договорах не прописываются, поэтому от ПВТР отказываться не стоит.
У правил внутреннего трудового распорядка есть ряд обязательных реквизитов, например, режим работы, время отдыха и так далее. Если вы скачаете ПВТР с любого бухгалтерского или кадрового сайта, то, как правило, все эти обязательные реквизиты там будут. Вы можете подкорректировать ПВТР под свои внутренние потребности, и, в принципе, этот загруженный документ можно внедрять. Но в этой статье я хочу вам рассказать про особые условия, которые, действительно, можно включить в ПВТР, которые, как правило, на этих бухгалтерских или кадровых сайтах отсутствуют.
Электронная переписка
В ПВТР можно прописать порядок введения электронной переписки в компании. Например, каждому работнику предоставляется персональный электронный адрес, и всю рабочую переписку он обязан вести при помощи этого персонального адреса.
С личных электронных адресов переписку вести нельзя, это будет являться нарушением конфиденциальности. Соответственно, вся переписка по электронной почте будет иметь юридическую силу.
Система пропусков СКУД
В ПВТР можно урегулировать обязанность работника пользоваться магнитными пропусками при входе и выходе из офиса компании. Это система СКУД. Система позволяет фиксировать, в какое точное время и в какую точную дату работник зашел в офис, в какое точное время и в какую точно дату работник вышел из офиса. Соответственно, при помощи этой системы вы можете фиксировать прогулы и опоздания на работу.
Директор = непосредственный руководитель
В ПВТР мы можем прописать, что генеральный директор может выступать в качестве непосредственного руководителя, а приказ генерального директора имеет большую юридическую силу, чем указания и приказы руководителя.
Зачем это может быть нужно? Иногда работники начинают устраивать бунты, безалаберно относиться к своим обязанностям, игнорировать KPI и так далее. Как правило, в этих случаях их непосредственные руководители ничего не могут предпринять, то ли потому что не хотят, то ли потому что боятся ссориться с коллективом. В общем, тот же РОП может ничего не делать.
Поэтому оговорка о том, что генеральный директор может выступить как непосредственный руководитель и давать обязательные приказы в таких случаях работодателю очень помогает.
Сроки ответа на запросы
В ПВТР мы можем урегулировать сроки ответа на запросы непосредственного руководителя и запросы генерального директора. Например, работник обязан ответить на запрос генерального директора в течение часа в рабочее время. Соответственно, если у работника нет возможности ответить в течение часа по уважительным причинам, он сообщает о таких уважительных причинах и указывает разумный срок для ответа на соответствующий запрос. При этом работник обязан ответить на запрос в соответствующий разумный срок.
Отчетность работника
В ПВТР можно установить обязанность работника предоставлять отчет непосредственному руководителю или генеральному директору о выполнении своей трудовой функции. Отчет по соответствующему запросу. Если вы установите такую обязанность, то при помощи этих отчетов можно будет отслеживать эффективность труда работника и принять решение о возможном расторжении трудового договора.
Правовой статус вверенного имущества
Отдельно можно урегулировать моменты, связанные с имуществом, которое выделяется работнику для выполнения своих обязанностей. Например, каждый работник по окончании рабочего дня обязан оставить на рабочем месте ноутбук. Забрать ноутбук с собой домой можно только при письменном разрешении генерального директора или непосредственного руководителя.
Конфиденциальность и информация
Помимо имущественных вопросов, можно также установить запрет на передачу и копирование конфиденциальной информации, если это не связано с выполнением трудовой функции. Например, копирование информации на флешку или жесткий диск работника возможно только при получении письменного согласия генерального директора.
В остальном - обмен информацией идет строго по электронной почте, которую выделили персонально для конкретного работника.
Ключевая рекомендация
Это важные условия, которые можно отразить в правилах внутреннего трудового распорядка. Но самое главное, что очень часто игнорируется работодателями: при найме сотрудника нужно взять у него подпись о том, что он согласен с ПВТР и, соответственно, он с ними ознакомился. Эта подпись может быть поставлена в трудовом договоре, либо можно составить отдельный акт ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными документами. В любом случае, подпись работника должна быть взята, иначе он сможет сослаться на то, что его с ПВТР никто не знакомил, и, соответственно, соблюдать эти ПВТР он не обязан.
Помимо того, чтобы взять подпись, я рекомендую также направить работнику ПВТР на электронную почту, чтобы вы потом посредством электронной переписки могли подтвердить, что работник с этими ПВТР ознакомился.
Ссылка на YouTube-канал
Ссылка на Telegram-канал по бизнесу
Ссылка на Telegram-канал для Продавцов WB
Александр Телешинин, кандидат юридических наук, магистр корпоративного права МГУ имени М.В. Ломоносова, частнопрактикующий юрист
Номер телефона: +7 926 497 24 25 (WhatsApp, Telegram)