Привет! На связи Денис Толокнов, руководитель компании, которая занимается автоматизацией на платформе Битрикс24.
Сегодня расскажу о кейсе, который будет особенно актуален для строительных, производственных и подрядных компаний — тех, у кого много «полевых» сотрудников, и при этом есть обязательные требования по регулярному обучению и медосмотрам.
Клиент пришёл с вполне типичной болью:
- Как вовремя напомнить, кого и когда нужно отправить на обучение/медкомиссию?
- Как не забыть, кто прошёл, а кто — нет?
- Где хранить все сканы и протоколы?
- И как сделать это не в Excel, а по уму, с автоматикой?
В этой статье покажу, как мы автоматизировали весь процесс в Битрикс24 — от базы сотрудников до уведомлений и регистрации факта прохождения.
С чего всё началось
К нам обратилась подрядная строительная компания с задачей:
Автоматизировать процесс регулярного прохождения обучения и медицинского осмотра.
Особенность: большая часть сотрудников, которые проходят эти процедуры, не являются пользователями Битрикс24. Они есть в компании, они важны, но они не в системе.
То есть нужна была единая база, напоминания, учёт и контроль — но при этом без полноценного доступа этих сотрудников в CRM.
Что мы сделали — пошагово
1. Создали базу сотрудников с ключевыми данными
Мы настроили специальный раздел, в котором хранятся данные сотрудников, подлежащих регулярному обучению и медосмотру.
Каждый сотрудник в системе описывается по следующим полям:
- ФИО
- Должность
- Отдел
- Телефон (связь по WhatsApp)
- Email
Плюс к этому — два важных раздела: Обучение и Медицинский осмотр.
Там фиксируются:
- Тема обучения (из списка программ)
- Периодичность (раз в год, раз в 3 года и т.д.)
- Дата последнего прохождения
- Номер протокола
То же самое и по медосмотру — с указанием даты, периодичности и результатом.
Так мы собрали структурированную базу, с которой можно уже работать автоматически.
2. Настроили автоматические напоминания
Чтобы ничего не забывалось и не зависело от человеческого фактора, мы подключили роботов и уведомления.
Система автоматически:
- Напоминает ответственному за 1–2 рабочих дня, что у конкретного сотрудника подходит срок обучения или медосмотра;
- Уведомляет самого сотрудника (если у него есть контакт), с точной датой и темой;
- Отправляет напоминание, если сотрудник не явился в назначенную дату;
- За 14 дней до окончания действия медосмотра присылает уведомление и сотруднику, и ответственному.
Всё это — в нужное время, без ручного контроля, с шаблонами сообщений.
3. Автоматизировали регистрацию прохождения обучения/осмотра
Система запускает бизнес-процесс за день до планируемой даты — и именно в этом процессе:
- Фиксируются данные сотрудника;
- Указывается тема, объём и результат;
- Загружается скан протокола;
- Ставится подпись ответственного;
- Регистрируется в реестре.
То же самое и для медосмотра: результат, дата, скан, подпись — всё в одном месте, без потерь.
Отдельно настраивается:
- Председатель комиссии (автоматически привязанный сотрудник);
- Члены комиссии;
- Ответственный за внесение данных.
Процесс закрывается только при наличии всех обязательных данных — что исключает ситуации «забыли прикрепить» или «не заполнили до конца».
4. Сформировали реестр — всё фиксируется
Все завершённые процессы автоматически попадают в реестр протоколов.
Это удобная таблица с полями:
- Кто проходил;
- Что проходил;
- Когда;
- Каков результат;
- Протокол и скан — всё на месте.
Можно быстро выгрузить, отфильтровать, проверить, кто из сотрудников уже прошёл, а кто нет.
Что в итоге получил клиент
- Единая база всех сотрудников, подлежащих медосмотру и обучению
- Автоматические напоминания — никто не забывает, система сама напоминает
- Все сканы, протоколы, подписи — в цифровом виде, в одном месте
- Удобный реестр — всегда можно найти нужную информацию
- Ответственные сотрудники перестали жить в календарях и списках — система делает это за них
Кому это подойдёт
- Строительные и подрядные компании
- Производственные организации
- Компании с «полевыми» или временными сотрудниками
- Все, у кого есть обязательные регламенты по охране труда, медосмотрам и обучению
Вместо вывода
Когда автоматизация становится частью рутины, бизнес дышит свободнее.
Пока кто-то каждый месяц вручную отмечает в Excel, кто прошёл медосмотр, другие настраивают процесс один раз — и просто получают результат.
Если в вашей компании есть похожая задача — напишите. Подскажу, как внедрить это быстро и без боли.