В современном мире удаленная работа — это не просто тренд, а устоявшаяся реальность. Компании все чаще привлекают специалистов, работающих из дома или других регионов, что позволяет сократить расходы на офис и расширить географию поиска талантов. Однако оформление удаленного сотрудника требует соблюдения определенных правил, чтобы процесс был законным, удобным и выгодным как для работодателя, так и для работника.
1. Определите формат сотрудничества
Прежде чем приступать к оформлению, решите, на каких условиях будет строиться сотрудничество.
Трудовой договор
Оформление по Трудовому кодексу РФ с полной или частичной занятостью. Это классический выбор для долгосрочной работы, обеспечивающий сотруднику социальные гарантии.
Договор гражданско-правового характера (ГПХ)
Подходит для выполнения конкретного проекта или задачи (например, договор подряда или оказания услуг). Оформить проще, но социальных гарантий, как при трудовом договоре, он не дает.
Самозанятость
Если сотрудник зарегистрирован как самозанятый, с ним заключают договор на услуги, а налоги он платит самостоятельно. Этот вариант в большей степени используют для разовых задач или фриланса.
Для удаленной работы чаще всего выбирают трудовой договор, так как он регулирует права и обязанности, включая график, отпуск и больничные.
2. Укажите удаленный формат в договоре
Если выбираете трудовой договор, важно прописать в нем, что работа будет выполняться дистанционно.
В договоре необходимо указать:
• Место работы: где сотрудник будет выполнять свои обязанности (например, по месту жительства).
• Режим рабочего времени: фиксированный график или гибкий режим, если это допустимо.
• Способы взаимодействия: через какие каналы связи (почта, мессенджеры, корпоративные системы) сотрудник будет получать задачи и отчитываться по ним.
• Компенсации: если компания предоставляет оборудование (ноутбук, телефон) или оплачивает расходы на интернет и электричество — это тоже стоит прописать в договоре.
Пример формулировки: «Работник выполняет трудовые обязанности дистанционно по адресу проживания. Режим работы: с 09:00 до 18:00 по московскому времени с перерывом на обед с 13:00 до 14:00. Взаимодействие осуществляется через электронную почту и корпоративный мессенджер».
3. Оформите документы дистанционно
Для удаленных сотрудников закон разрешает использовать электронный документооборот. Это особенно удобно, если работник находится в другом городе или стране.
Что нужно сделать:
• Подготовьте договор и дополнительные документы в электронном виде.
• Используйте электронную подпись (ЭП). Работодателю потребуется усиленная квалифицированная ЭП. Если у сотрудника нет ЭП, ее можно оформить через аккредитованный удостоверяющий центр или приложение Госключ.
• Отправьте документы сотруднику через защищенный канал связи. Например, по корпоративной электронной почте или в системе ЭДО.
• Получите подписанные документы обратно и сохраните их в электронном архиве.
Если сотрудник не может подписать документы ЭП, можно отправить бумажные оригиналы по почте, но это займет больше времени.
4. Организуйте учет рабочего времени
Для сотрудников, переведенных на формат уделенной работы важно фиксировать выполнение задач, особенно если они работают по установленному графику.
Для этого следует:
• Использовать системы тайм-трекинга.
• Вести ежедневные или еженедельные отчеты о проделанной работе.
• Договориться о регулярных созвонах для контроля прогресса.
Если график гибкий, в договоре можно указать, что сотрудник сам регулирует свое время.
5. Обеспечьте сотрудника всем необходимым
Удаленная работа требует технического оснащения. Решите, кто будет нести эти расходы.
Работодатель
Выдайте ноутбук, гарнитуру или другое оборудование и составьте акт о передаче. В договоре пропишите, что это имущество компании, и укажите порядок его возврата при увольнении.
Сотрудник
Если в работе используется личная техника, можно предусмотреть компенсацию. Например, 1000 рублей в месяц на амортизацию.
Также уточните, будет ли компания оплачивать интернет или мобильную связь — это влияет на лояльность сотрудника.
6. Уведомьте налоговую и фонды
После заключения трудового договора:
• Подайте сведения в Социальный фонд России (СФР) о принятии нового сотрудника.
• Представляйте ежемесячные или ежеквартальные отчеты в Федеральную налоговую службу (ФНС) и в Социальный фонд России (СФР).
Для самозанятых эти шаги не нужны — налоги платит исполнитель.
7. Позаботьтесь о безопасности данных
Оформление сотрудника на удаленную работу может быть связано с рисками утечки информации.
Чтобы их снизить:
• Заключите соглашение о конфиденциальности (NDA).
• Установите на рабочие устройства антивирусы и Firewall.
• Ограничьте уровень доступа к корпоративным системам.
Преимущества грамотного оформления
Правильное оформление удаленного сотрудника повышает доверие между сторонами, упрощает контроль задач и защищает компанию от трудовых споров.
Удаленная работа — это не только вызов, но и возможность для бизнеса. Следуя этим рекомендациям, Вы сможете организовать процесс так, чтобы он был удобным, законным и эффективным.
А если требуется помощь в подборе сотрудников, мы в этом поможем!