В 2025 году кадровый электронный документооборот (КЭДО) стал не просто трендом, а необходимостью. Особенно для компаний, которые хотят экономить время, ускорять процессы и быть в тренде цифровизации. Но что делать, если вы – руководитель малого или среднего бизнеса, и фраза «усиленная квалифицированная электронная подпись» звучит как заклинание? Разбираемся вместе, зачем нужен КЭДО и стоит ли внедрять его через Битрикс24.
Что такое КЭДО и с чем его употребляют
КЭДО — это возможность полностью перевести работу с кадровыми документами в цифровой формат. Больше никаких бумаг, принтеров, архивов и беготни с подписью. Все можно оформить, подписать и хранить онлайн. В том числе — заявления, приказы, уведомления, расчетки.
В Битрикс24 для этого есть встроенный сервис, который позволяет согласовывать и подписывать документы, используя различные варианты электронной подписи — от простой (ПЭП) до квалифицированной (УКЭП). Есть интеграции с Госуслугами и провайдерами ЭП.
Зачем КЭДО малому и среднему бизнесу
Вот типичная ситуация: у вас 15 сотрудников, половина работает удалённо, и каждый месяц вы тратите часы на оформление отпусков, больничных, командировок. А ещё — согласовать всё с бухгалтерией и сохранить бумажные копии. Знакомо?
С КЭДО в Битрикс24 вы можете:
— Создавать документы по шаблонам с автозаполнением полей.
— Согласовывать и подписывать документы в портале, без необходимости печати.
— Сохранять подписанные копии в защищённом хранилище.
— Избавиться от бумажных архивов.
— Упростить жизнь бухгалтерии, HR и руководству.
Да, есть нюансы — например, не все документы можно подписывать ЭП (например, приказ об увольнении, акты о несчастных случаях и др.). Но таких документов — единицы, и они не мешают перевести 90% документооборота в цифру.
А можно ли без Битрикс24?
Можно. Например, в 1С:ЗУП есть шаблоны и печатные формы. Но чтобы согласовать документы, их нужно распечатывать, подписывать вручную, сканировать и отправлять. А если сотрудник на удалёнке — пересылать почтой. Это дольше, сложнее и дороже.
Есть также сторонние провайдеры КЭДО (например, Такском-Ручка), но они:
— требуют отдельного подключения,
— берут плату за каждую транзакцию,
— усложняют процесс интеграции,
— не всегда дружат с CRM и HR-сервисами.
По сути, КЭДО в Битрикс24 — это универсальный конструктор: сразу внутри CRM, с API, шаблонами, уведомлениями и возможностью контроля.
А что с электронными подписями? Это сложно?
Есть три вида подписей:
- Простая (ПЭП) — код из SMS, подходит для заявлений и внутренних документов.
- Неквалифицированная (УНЭП) — через Госуслуги и приложение Госключ. Подходит для большинства документов.
- Квалифицированная (УКЭП) — защищённый токен + программа CryptoPro. Используется для особо важных документов.
На старте можно обойтись ПЭП для сотрудников и УКЭП для директора. Но если сотрудников больше 10 — стоит подумать о централизованной выдаче и управлении сертификатами.
Минусы, которые важно учитывать
Да, у КЭДО есть подводные камни:
- Потребуется приказ о переходе на КЭДО и ознакомление сотрудников (по ТК РФ).
- Для некоторых сотрудников (например, в возрасте) установка Госключа на смартфон может быть проблемой.
- Сертификаты нужно обновлять раз в 15 месяцев.
- Нужно предусмотреть надёжное хранилище (или архив) для документов.
Но с учётом экономии времени, нервов и бумаги — игра стоит свеч.
Вывод — когда стоит внедрять КЭДО в Битрикс24
Если у вас:
- есть сотрудники на удалёнке;
- более 5 кадровых документов в месяц;
- хочется автоматизировать HR-процессы;
- уже используется или планируется внедрение Битрикс24,
— тогда КЭДО стоит внедрить уже сейчас. Это шаг к цифровизации и упрощению бизнеса.
А если нужна помощь — мы в AMSALES уже настроили КЭДО нескольким компаниям. Подскажем, какие подписи подойдут именно вам, настроим шаблоны и обеспечим юридическую корректность.
Готовы навести порядок в кадрах и забыть о бумажной рутине?
Запишитесь на консультацию — разберём ваш случай и предложим лучшее решение под ваш бизнес.
Связаться с экспертами AMSALES