Сопроводительное письмо — способ выделиться среди соискателей. Если на вакансию претендует несколько человек, работодатели могут использовать этот документ в качестве фильтра. Расскажем, как писать сопроводительное письмо, чтобы с большей вероятностью достичь успеха.
Что такое сопроводительное письмо?
Это письмо, которое иногда прикладывают к резюме. Его называют мотивационным. Оно поясняет, почему вы подходите на предлагаемую должность, какую пользу можете принести компании. Кандидат рассказывает о своих деловых качествах, навыках и опыте.
В некоторых вакансиях говорят об обязательном наличии такого письма. Также сопроводительный документ позволяет откликаться на объявления, размещаемые на популярных сайтах, посвящённых поиску работы.
Наличие сопроводительного письма не гарантирует, что резюме прочитают, но если оно хорошо составлено, то привлечёт внимание. Особенно, если вы собираетесь работать по профессии, в которой отмечается высокая конкуренция. Если вы хотите работать бухгалтером или кассиром, рекрутер вряд ли будет читать такое письмо, из-за большого потока желающих.
Размер
Пишите максимально лаконично и информативно. Оптимальный размер текста — половина страницы, не более 500 слов. Разделите его на 3-5 смысловых абзаца, чтобы при чтении информация легко воспринималась. Этого достаточно для описания имеющегося опыта и демонстрации мотивации.
Стиль
Сопроводительный текст нужно писать деловым языком, но избегайте употребления штампов, клише и канцеляризмов. Не используйте эмодзи, сленг, просторечные выражения, не допускайте фамильярных выражений. Следите за тем, чтобы в письме было как можно меньше шаблонных фраз, которые рекрутеру приходится читать десятки раз в день.
Структура и пример
Сопроводительное письмо имеет чёткую и последовательную структуру. Оно состоит из:
- Введения. Поздоровайтесь с потенциальным работодателем и представьтесь. Расскажите, на какую вакансию вы откликаетесь и из какого источника вам стало о ней известно, кроме случаев, когда отклик пишется на специализированном ресурсе. Это продемонстрирует желание устроиться в конкретную компанию.
- Основной части. Объясните, почему вас привлекла работа именно в этой компании. Опишите ваш опыт, навыки и деловые качества, которые принесут пользу работодателю. Например, в резюме говорится о знании английского языка. В письме можно дополнить эту информацию, рассказать об опыте общения и деловой переписки. О несоответствии любому из предъявляемых требований лучше сказать сразу.
- Заключения. Поблагодарите за прочтение до конца. Сообщите о готовности пройти собеседование, если предполагается его проведение для подходящих соискателей.
Пример
«Здравствуйте, Михаил!
Я увидел вашу вакансию контент-менеджера на сайте hh.ru. Заинтересован в работе на указанной позиции и прошу уделить внимание моему резюме.
Более 8 лет работаю на аналогичных должностях. Среди моих клиентов компании ХХ и НН. Имею навыки с таблицами, CMS, графическими редакторами Corel Draw, Adobe Photoshop. Владею английским языком на уровне С2.
Хорошо разбираюсь в предлагаемых вашей компанией товарах. Смогу регулярно наполнять сайт контентом, который донесёт до потребителя их ценность. Могу без посторонней помощи заниматься обработкой изображений и администрированием интернет-ресурсов.
Буду рад присоединиться к вашему коллективу и принести пользу команде. Связаться со мной можно ежедневно с 9:00 до 17:00 по электронной почте (адрес), в социальных сетях (ссылки на профили) или в мессенджерах.
Спасибо, что дочитали до конца
С уважением,
Александр.»
Если в резюме уже была ссылка на портфолио, то уместно напомнить об этом. Если её не было — приложите в конце письма. Также можно упомянуть о наличии подтверждающих ваш опыт и навыки рекомендаций от предыдущих нанимателей и готовности предоставить их по запросу.
Рекомендации
Хорошее сопроводительное письмо должно выглядеть убедительно и подчеркивать профессионализм автора. Расскажем о том, что следует учесть при написании:
- Пишите как можно яснее и проще. Письмо должно легко читаться, состоять из понятных фраз. Не употребляйте деепричастные обороты и другие сложные речевые конструкции. Пишите короткими предложениями.
- Избегайте штампов и клише. Такие фразы, как «дисциплинированный и стрессоустойчивый» утяжеляют текст и лишают его индивидуальности. Возникает ощущение, что всё написано по шаблону.
- Не повторяйте информацию, содержащуюся в резюме. Не перечисляйте заново все прошлые места работы. Лучше подробнее рассказать о приобретенных там навыках.
- Не пишите о том, чего не умеете. Фраза «у меня нет опыта работы дизайнером, но готов попробовать» точно не поможет добиться результата. Расскажите, почему вас нужно выбрать, чем именно можете помочь в развитии компании.
- Не злоупотребляйте эмоциями. Отклики на вакансию, написанные в стиле «давно мечтал поработать в вашей замечательной компании, пять лет отслеживаю все вакансии» выглядят непрофессионально и отталкивают. Излагайте информацию без «воды» и деловым стилем.
- Будьте позитивными. Рассказывая о себе, не акцентируйте внимание на проблемах, не имеющих прямого отношения к работе. HR-специалисту интересны навыки и опыт соискателя, а не его жизненные трудности. Рассказ о кредитах, болезнях и бытовых неприятностях вызовет сочувствие, но не желание предоставить работу.
- Не допускайте фамильярности. Деловой тон рекомендуется сохранять даже в случаях, когда сама вакансия написана неформально. «Привет! Хочу у вас работать. Возьмите меня к себе, я классный!» — не приведет к успеху, так как ничем не подтверждает наличия необходимых навыков и опыта.
Чаще всего письмо направляют по электронной почте. Проверьте правильность написания адреса и укажите в соответствующем разделе тему письма (например, название вакансии). Тогда оно гарантировано отправится по назначению и не затеряется и не попадет в папку со спамом.
Ошибки при составлении сопроводительного письма
Разберём несколько типичных недочётов, приводящих к отказам.
Отсутствие персонализации. Многие не указывают в письме название компании и имя человека, которому оно адресовано. Это создает впечатление, что подобные отклики рассылаются массово, и для их автора не имеет значения, кто именно откликнется.
Невнимательное отношение к форматированию. Не забывайте про заголовок и разбивайте текст на небольшие смысловые абзацы, чтобы его б легче читать. Выделите важные моменты. Следите за выравниванием: его принято делать по левому краю. Удалите двойные пробелы. Экспериментировать со шрифтами не стоит. Для деловой переписки подойдет стандартный вариант.
Нет указания причин заинтересованности в конкретной вакансии. Письмо — способ показать знание особенностей предлагаемой работы и понимание ожиданий руководства. Краткое описание того, чем заинтересовала именно эта работа, и почему компании будет выгодно выбрать именно вас, повышает шансы на трудоустройство.
Длинный рассказ о себе. Откликов на вакансию приходит много, поэтому их читают «по диагонали», выхватывая ключевые моменты. Оптимальный размер — от 3 до 5 небольших абзацев. Например, в первом — укажите вводную информацию, связанную с вакансией. Во втором — перечислите ваши навыки, которые будут полезны для компании. В третьем — поблагодарите за прочтение и оставьте контакты для связи.
Опечатки и орфографические ошибки. Перед отправкой письма получателю проверьте орфографию и грамматику. Нелепые и случайные ошибки подрывают репутацию. Правильность написания иностранных терминов и названий тоже рекомендуется перепроверить. Вычитка и использование специальных сервисов («Орфограммка», «Главред» и др. поможет обнаружить недочёты, которые не заметили при написании.