Администрирование офиса с помощью бота в Telegram(tgbot) для новичков

В наше время, когда все процессы автоматизируются, офисное администрирование тоже необходимо модернизировать и упростить. Это можно сделать с помощью специальных программ направленных на упрощение данной работы или с помощью tgbot.

Офисное администрирование (сокращенно Office Ad и OA) - это набор повседневных действий, связанных с обслуживанием офисного здания, финансовым планированием, ведением учета и выставлением счетов, личным развитием, физическим распределением и логистикой внутри организации.

Телеграм-боты — это мини-программы внутри мессенджера, которые управляются текстовыми командами в чате по принципу «вопрос — ответ». С 2015 года любой пользователь может сделать собственного бота в «Телеграм». Со временем они становились все сложнее и функциональнее: с помощью ботов можно управлять сообществами, бронировать места в кафе, переводить тексты и войсы, скачивать файлы, обрабатывать платежи. Некоторые даже используют нейросети: например, ruDALL-E Malevich от «Сбера» генерирует картинку по описанию, которое можно отправить прямо в чат.

Тема администрирование офиса с помощью tgbot является актуальной на сегодняшний день, офисная работа становится еще более популярной, а tg является одним из самых популярных мессенджеров в мире, совместив это, можно снять с администратора офиса часть задач.

Ботов можно разделить на несколько категорий.

Категории:

• Классические чат-боты. Программы, которые ведут диалог с пользователем. Виртуальный собеседник обычно реагирует на заранее прописанные фразы, темы и команды. Так можно, к примеру, оптимизировать штат людей-операторов. Другие чат-боты пытаются имитировать человеческую беседу, но пользы от них не так много.
• Помощники в администрировании. Пригодятся владельцам каналов и групповых чатов. Умеют собирать статистику, добавлять к постам реакции, URL-кнопки, файлы, создавать отложенные публикации, как ControllerBot. Или отслеживать активность в чате, выдавать предупреждения и настраивать антиспам-фильтры — это умеет Combot.
• Магазины. Компании переносят свои каталоги в мессенджер — для тех, кому проще выбрать товар и оплатить его прямо в «Телеграме». Например, через Baggins можно купить чашку кофе, а через G_Shop — женскую одежду. Главный минус таких магазинов — запутанный интерфейс: сложно просмотреть все товары и собрать корзину.
• Инструменты. Разнообразные боты, которые добавляют мессенджеру новые функции. Они позволяют читать электронные письма, как Gmail Bot, отслеживать цены на билеты, как AviasalesBot, или проверить свой заказ в боте СДЭКа. Еще они напоминают о штрафах, скачивают файлы по URL и распознают музыку по аудиосообщению.
• Поисковики. В них можно бесплатно найти книги, музыку, фильмы и прочие файлы. Зачастую эти боты пиратские — и «Телеграм» их периодически блокирует.
• Развлечения. Все, что поможет скрасить досуг: мемы, частушки, игры и не только.

Способы создания:

Создать бота с помощью кода. Бота можно написать на любом языке программирования — от PHP и Node.js до Java и Go. Самым популярным считается Python, потому что в его экосистеме много открытых библиотек и готовых решений. К тому же он относительно легок в изучении. Особенно подойдет новичкам: достаточно понять логику синтаксиса и отступов.Этот вариант подходит для более опытных людей, знающих языки программирования и имеющие навыки работы в них.

Создать бота с помощью ноукод-платформы. Для создания ботов в конструкторе достаточно базовых знаний веб-приложений. Если вы владеете Figma, Miro, Asana или перетаскивали карточки в Trello, то легко сможете составить бота из наглядной цепочки блоков в конструкторе.

Регистрация нового бота

Определившись с платформой, необходимо зарегистрировать бота. Для этого, как ни странно, нужен другой бот. BotFather — официальный сервис для настройки и управления созданными телеграм-ботами. Он не занимается конкретными функциями и командами — только косметическими изменениями вроде названия, описания и аватарки.

Но главное — он выдает уникальный токен, который необходим для авторизации бота и работы с Bot API. Любой, кто получит токен, сможет управлять ботом. Так что храните его в надежном месте и никому не передавайте — в противном случае лишитесь доступа к собственному боту.

Как получить токен в BotFather:

1. Отправьте в чат с BotFather команду /newbot.
2. Введите название бота — в этой категории особых ограничений нет.
3. Введите юзернейм бота — его техническое имя, которое будет отображаться в адресной строке. К нему уже больше требований: юзернейм должен быть уникальным, написан на латинице и обязательно заканчиваться на bot. Так «Телеграм» защищается от злоумышленников, которые могут выдавать ботов за реальных людей.
4. BotFather пришлет токен бота — его можно использовать для настройки в сторонних сервисах.

После получения токена можно воспользоваться BotFather, чтобы настроить внешний вид бота.

BotFather полезные команды:

1. /setdescription — меняет описание бота, пользователи увидят его в начале диалога в графе «Что умеет этот бот?». Есть ограничение в 512 символов.
2. /setabouttext — тоже меняет описание, но другое — то, которое видно в профиле бота. Лимит — 120 символов.
3. /setuserpic — меняет аватарку.
4. /setcommands — меняет список команд бота. Тут нельзя установить конкретные функции и за что они отвечают — лишь количество команд и как они называются.
5. /setjoingroups — устанавливает, можно ли добавлять бота в групповые чаты. Настройка зависит от ваших целей.
6. /setprivacy — устанавливает уровень доступа бота к перепискам. Если приватность включена, бот видит только сообщения, которые обращены к нему. Если отключена — все сообщения. «Телеграм» рекомендует не отключать параметры приватности.
7. /deletebot — удаляет бота и освобождает юзернейм.

Платформа LEADTEX как раз и является ноукод-платформой, на ней с помощью плиток и алгоритмов можно создать tgbot.

Как же создать бота с помощью платформы (LEADTEX):

1. Необходимо создать токен в BotFather.

2. Создаем нового бота, придумываем ему основное название для поиска в сети. Получаем токен для его редактирования, копируем его для переноса на другую платформу для придания ему функциональности.

3. Переходим на платформу LEADTEX, проходим простую регистрацию и приступаем к созданию функционала бота.

4.Начинаем создавать структуру бота, придумывать возможные проблемы и ответы на эти вопросы.

5. Придумываем ответ или действие, которое будет совершать бот. Подключаем свой аккаунт почты и телеграмм. Заявку можно настроить как угодно, сообщения могут приходит к каждому по отдельности, минуя всех остальных.

6. Повторяем все действия для создания более обширного функционала.

7. Опубликовываем бота.

8.Вписываем токен полученный в BotFather и получаем ссылку на нашего tgbot

9. Формируем ссылку в QR-код для проверки и более удобного перехода в бота и раздаем сотрудникам.

10. Переходим в бота для просмотра корректной работы бота и правильной структуры в приложении.

11. нам пришло уведомление о проблеме, где она произошла и что надо сделать.

Заключение

Администрирование офиса с помощью tgbot является очень удобной на сегодняшний день, офисная работа становится еще более популярной, а tg является одним из самых популярных мессенджеров в мире, совместив это, можно снять с администратора офиса часть задач. Мы с вами смогли создать и настроить бота для вашего офиса, не прибегая к помощи специалистов.