Подключить и настроить IP-телефонию в офисе может абсолютно любой сотрудник компании даже без технического образования и специальных знаний. Ведь проводить провода и подключать дополнительное оборудование не надо, необходим только доступ в интернет и оборудование для звонков. Олег Урбанович, руководитель технической поддержки Телфин, рассказывает о том, как грамотно подключить и настроить IP-телефонию, сколько времени требуется, что важно учесть.
- Рассчитайте необходимую мощность IP-телефонии. Перед тем как подключать сервисы оцените, какие именно функции вам необходимы для решения ваших бизнес-задач. Важно также понимать, сколько человек активно пользуются телефонией, какие направления для звонков являются приоритетными, какое оборудование планируют использовать сотрудники для связи и т.д. Отвечая на эти вопросы, вы можете заранее определить количество необходимых линий, выбрать и установить системные настройки, подключить дополнительные сервисы.
- Составьте техническое задание для настройки сервисов. Даже если сотрудник компании сам настраивает работу телефонии, необходимо прописать ТЗ с точным описанием различных сценариев маршрутизации звонков, указанием добавочных, мобильных и сторонних городских номеров, участвующих в схеме, установить ограничения доступа в личный кабинет и т.д. Необходимо детально описать те процессы, которые важно реализовать. В противном случае, настройка может быть выполнена некорректно, что может привести к потере обращений и увеличению времени выполнения настроек.
- Выберите оборудование для звонков. Для связи можно настроить обычные телефоны с VOIP-шлюзами для звонков через интернет или IP-телефоны. С помощью софтфона вызовы можно принимать и совершать через ПК и гарнитуру. Если сотрудники планируют использовать мобильные телефоны, надо также установить на устройство программный телефон или подключить мобильную связь от Телфин и работать со специальными SIM-картами. Главное условие эффективной работы оборудования — его интеграция с телефонией, то есть все звонки должны проходить через виртуальную АТС.
Подробнее про внутреннюю настройку IP-телефонии смотрите в видео-инструкции. Как правило, процесс подключения IP-телефонии занимает не больше 1 рабочего дня. Сроки могут меняться в зависимости от технических возможностей компаний и индивидуальных настроек, которые требуются для решения конкретных бизнес-задач. Приведем несколько примеров:
- Чтобы не пропускать звонки, обязательно надо подключить переадресацию на мобильные номера сотрудников и добавочные номера коллег, голосовую почту после прекращения всех вызовов, а также настроить системное уведомление о пропущенных звонках. В данном случае голосовое сообщение и информация о непринятом вызове приходит на корпоративный или личный e-mail сотрудника;
- Чтобы сократить трафик на международные вызовы, достаточно соблюдать информационную безопасность использования оборудования. В частности, для удаленного доступа к оборудованию VoIP-серверов достаточно использовать VPN-туннелирование. При этом авторизация должна обеспечиваться с помощью индивидуальной системы доступов, например, eToken-ов, однозначно идентифицирующих сотрудников.
Если вы или сотрудники вашей компании не готовы заниматься данными вопросами и углубляться в специфику работы сервисов IP-телефонии, можно обратиться к провайдеру услуг. Техподдержка Телфин с удовольствием поможет вам разобраться с настройками как дополнительного оборудования, так и настроить IP-телефонию.
