Заказчик является оптовым поставщиком спортивных товаров, существующим более 20 лет. Среди клиентов компании — спортивные магазины, экипировочные центры, фитнес-клубы, спортивные федерации, ДЮСШ, общеобразовательные школы и другие организации. Основные рабочие процессы и коммуникация между сотрудниками реализованы в Битрикс24.
Задача
Создание наглядного графика стадий работ по выпуску новой продукции
Компания выпускает несколько десятков коллекций товаров ежегодно. Изготовление каждого товара строго регламентировано и включает в себя выполнение множества последовательных задач.
Основной проблемой для компании было сложное и трудоемкое отслеживание всех этапов работы над новыми коллекциями. Кроме того, создание до 25 задач для каждого товара из коллекции вручную отнимало много времени сотрудников и замедляло процесс формирования графика производства.
Клиенту требовалось решение, которое позволит легко отслеживать этапы работы с новыми коллекциями и быстро формировать все необходимые задачи для выпуска новых товаров.
Решение
Формирование справочника ПСР (ПСР - план системы работ)
Специалисты IT-Solution начали работу с формирования единого справочника ПСР. Этот справочник содержит полный список этапов производства нового товара и включает:
- Название задачи в соответствии с этапом работ
- Порядковый номер задачи в общем цикле производства
- Время, затрачиваемое на каждый этап производства
- Описание этапа
- Ответственный за каждый этап производства
Таким образом, весь цикл производства и выпуска новых товаров на рынок был собран в единый справочник, который необходим для реализации нового Бизнес-процесса "Запустить проект в работу".
Разработка и настройка Бизнес-процесса «Запустить проект в работу»
После того, как весь процесс выпуска нового продукта был описан в едином справочнике, специалисты приступили к разработке нового Бизнес-процесса. Этот процесс позволяет сотрудникам и руководству компании создавать список необходимых задач всего за несколько секунд. Работа Бизнес-процесса включает два этапа.
1. Заполнение основных данных
В первую очередь, сотруднику необходимо выбрать в списке процессов «Запустить проект в работу». После этого ему будет предложено указать следующие данные:
- Продукт. Можно создать новые или выбрать из общего списка продуктов на портале
- Дату запуска проекта в работу
- Роли в рамках конкретного проекта:
- Ответственный за проект;
- Продакт-менеджер;
- Менеджер по привлечению;
- Директор по маркетингу.
После этого сотруднику остается нажать кнопку «Отправить», чтобы запустить Бизнес-процесс.
Формирование проекта и задач
После нажатия кнопки "Отправить", бизнес-процесс автоматически создает проект по выпуску новой коллекции на рынок, формирует задачи для каждого указанного продукта и помещает их в Гант.
Каждая из созданных задач запускается в работу строго последовательно - одна за другой. Другими словами, задача не передается в работу, пока предыдущая не будет завершена. Если у одной из предыдущих задач будет изменен срок выполнения, то сроки всех оставшихся задач соответственно сдвигаются.
Наглядная диаграмма Ганта позволяет руководству компании удобно отслеживать работу с каждым продуктом в коллекции. Им больше не требуется заходить отдельные задачи, чтобы узнать, на каком этапе находится производство определенного товара.
Результат
Главный итог нашей работы — создание наглядного графика производственных работ. Кроме того, благодаря нашему решению, сотрудникам больше не нужно тратить время на формирование задач для новых проектов. Достаточно указать базовую информацию, а остальное система сделает автоматически.
Наше решение позволило клиенту:
- Полностью контролировать процессы производства и вывода на рынок новых продуктов компании.
- Минимизировать затраты времени на подготовку и формирование задач по производству продукции.
Инструменты, используемые для реализации решения
Тариф Битрикс24:
- Профессиональный
Приложения из Битрикс24.Маркет:
Штатный функционал Битрикс24:
- Бизнес-процессы в новостях
- Задачи и проекты
- Диаграмма Ганта
- Универсальные списки