Казалось бы зачем вести проект в 1С: Документооборот? Как вообще эти два понятия попали в одно предложение? Но оказывается, это программное обеспечение очень хорошо себя зарекомендовало. Особенно, если управление проекта осуществляется по методу контрольных точек.
Прежде чем рассказать про использование программного продукта, давайте освежим в памяти сам метод.
Метод контрольных точек
Контрольная точка является отражением результата задачи или проекта и фиксирует:
- когда будет получен результат;
- кто ответственен за его получение;
- кто подтвердит, что результат соответствует требованиям;
- как будет осуществляться приемка результата
Контрольные точки в обязательном порядке формулируются в терминах результатов, т.е. отвечаем на вопрос «Что сделано?».
Ну вот только не сама по себе, конечно, она все это делает. Необходимо разрабатывать документы, в которых и будут определены кто, что и как.
Почему стоит присмотреться к методике управления по контрольным точкам?
Причина 1. Определение наиболее значимых, не побоимся этого слова, ключевых событий. Для контроля реализации проекта руководству необходимо фокусироваться на том, что может оказать существенное влияние на результат проекта. Однако, когда речь заходит про распределение зон ответственности, имеет смысл на каждом уровне управления необходимо иметь свой набор контролируемых результатов.
Причина 2. Позволяет даже в условиях дефицита данных, отсутствия процессов или ресурсов строить прогноз. Можно, конечно, планировать с детализацией «до болта», но помним, что спланировать – одно, а вот актуализировать данные – совсем другое. Представьте себе трудоемкость такого процесса. Прогнозирование по контрольным точкам позволяет оптимизировать процесс планирования.
Причина 3. Визуализированная динамика получения промежуточных результатов (прохождение контрольных точек) служит хорошим мотиватором команды проекта и интенсифицирует работу в проекте. Количество своевременно пройденных КТ является KPI ответственного и его руководителя.
Причина 4. Методика не отменяет использование других инструментов, применяемых в проектном управлении (диаграмма Ганта, СДР и проч.), а дополняет их новыми возможностями.
Принципы метода контрольных точек
Однако, чтобы получить пользу от такой методики, нужно следовать принципам применения:
1. Контрольная точка – это событие (не процесс, не путать понятия), связанное с достижением результата. Критерий достижения (что должно быть сделано) заложен в описании самой контрольной точки.
2. Для любой контрольной точки всегда определены владелец и ответственный. Событие интересует заказчика, а исполнение закрепляется за ответственным. У всего что есть в проекте должен быть владелец и ответственный. Иначе такие явления похожи на микробов, которые при попадании на благодатную почву приведут к заболеваниям.
3. Должны быть определены правила приемки: кто будет подтверждать прохождение контрольной точки, по каким параметрам будет приниматься решение о том, что пройдено (а то как решить платить премию за достижение вехи или нет).
4. Контрольные точки распределяются по уровням. Уровень определяется важностью результата, закрепленного за контрольной точкой.
5. Контрольные точки должны быть взаимосвязаны и отражать ход получения результатов.
6. По контрольным точкам рассчитывается процент достижения конечного результата – вес КТ отражает вклад привязанного к КТ результата. Больше вклад - больше вес.
Автор: Анастасия Палагушкина