Закупки в строительной отрасли остаются одним из самых консервативных процессов. Даже в продвинутых компаниях, где всерьез идет цифровая трансформация, работа с поставщиками зачастую организована по старинке: целые команды закупщиков и логистов занимаются обзвонами, поиском лучших цен и поставщиков, оплатой счетов и выстраиванием доставки.
Один из эффективных способов оцифровать все шаги от поиска поставщика до оплаты — выстроить схему source-to-pay (S2P процесс), когда все пользователи работают в цифровой среде. По данным McKinsey, 60% действий в традиционной системе закупок можно автоматизировать.
Расскажем, как это сделать без лишних вложений.
Содержание
Как устроен механизм S2P
Шаг 1. Оцените ресурсы
Шаг 2. Рассмотрите существующие решения
Шаг 3. Внедрите небольшой пилотный проект
Шаг 4. Переоцените роли в команде
Сложности и пути решения
Как устроен механизм S2P
Для директора по закупкам работа с поставщиками, контроль затрат и комплектование объекта стройматериалами — бесконечная головная боль. Source to pay — это цифровой процесс, который начинается с поиска и заканчивается доставкой товара, и всё это происходит в электронном виде.
Софт для S2P использует большие данные и иногда даже элементы искусственного интеллекта. Программное решение собирает воедино разрозненную информацию о расходах, аукционах, требованиях закупщика и поставщиков, визуализирует эти данные и может самостоятельно проводить их первичный анализ.
Отлаженный S2P-процесс означает, что автоматизированы все рутинные операции: поиск поставщика, получение цен, торг, обработка договоров и счетов, проведение и подтверждение платежей. А еще — отслеживание доставок и контроль получения закрывающих документов.
Вот еще преимущества цифровизации закупок.
Больший выбор поставщиков. База данных в S2P собрана в облаке и поддерживается в актуальном виде сторонним оператором. Даже если речь идет о начале работы в новом регионе, поиск поставщиков там не будет проблемой.
Ускорение и удешевление комплектования объекта. Поставщики работают в единой среде и видят заказы от разных компаний. Это и есть настоящая конкуренция: сроки, цены и другие параметры поставки можно сравнивать онлайн и выбирать тех, кто предлагает наилучшие условия.
Прозрачность затрат. Ведется детальная статистика по закупкам, дашборды с бюджетами может видеть любой, кто отвечает за финансы в компании. S2P-процесс существенно затрудняет коррупцию в области закупок.
Заказчик получает возможность сравнивать предложения и выбирать лучшее в одном окне. Поставщикам можно присваивать внутри компании статусы приоритетных или тех, с кем никогда не надо работать. У поставщиков же появляются дополнительные рынки сбыта, они могут выбирать запросы и отвечать на наиболее выгодные и актуальные складским запасам.
Шаг 1. Оцените ресурсы
На первом этапе внедрения S2P важно понять, для чего именно это делать, и кто этим будет заниматься. Нередко директора по закупкам имеют негативный опыт цифровизации, когда пришлось вкладывать большие деньги и человеческие ресурсы в проекты с непонятным результатом.
Вот основные вопросы, на которые придется искать ответы для внедрения source to pay:
- какие функции требуется оцифровать?
- кто будет использовать цифровые решения?
- как это всё увязать с существующими процессами?
- как понять, что внедрение идет успешно?
- как объяснить сотрудникам, зачем это всё?
Проще тем компаниям, где выработана стратегия работы с поставщиками и проводятся регулярные ревью на тему эффективности закупок. Сложнее придется там, где привыкли работать со «своими» иногда даже в ущерб себе.
Шаг 2. Рассмотрите существующие решения
Есть готовый софт для построения S2P-процессов, вот несколько популярных в мире решений:
Но в этой статье мы не будем рассматривать иностранные программные продукты, так как из-за санкций неизвестно, что с ними дальше. Кроме того, подобный софт могут себе позволить не все.
В России есть качественные отечественные решения для строительных организаций. Это строительные маркетплейсы, которые не требуют установки программ, работают почти как обычные интернет-магазины и автоматизируют закупки от поиска поставщика до оплаты.
Строительный B2B-маркетплейс — это сервис для оптовых покупателей. Основное отличие от обычного в том, что обычно нет витрины товаров, а продавцы работают исключительно по заявкам. К примеру, если застройщику нужен песок, он формирует запрос и рассылает его всем поставщикам песка или отдельным из списка. Поставщики откликаются: указывают стоимость, количество, сроки, необходимость предоплаты или, наоборот, возможность рассрочки.
В отличие от традиционной схемы с получением кипы счетов на почту, в мессенджеры или даже по факсу, можно прямо в маркетплейсе сравнивать все параметры разных заказов. Не нужно создавать отдельный сайт для закупок, ведь это дорого и не всегда интересно поставщикам. В маркетплейсе много поставщиков и много закупщиков — в этом его основная идея.
Вот какие преимущества дает строительный маркетплейс.
Количество и качество поставщиков. Чем больше компаний в разных регионах зарегистрированы на маркетплейсе, тем всем лучше. При этом, как и в обычном магазине, маркетплейсы обычно проверяют поставщиков, а заказчики могут у себя в компании формировать списки надежных и не очень, а также разрешать конфликты с участием площадки.
Качество базы данных с товарами. Для стройки важна точная техническая спецификация товаров, и «плюшевые безопасности», как бывает на «Али-экспресс», неуместны. Часто строительный маркетплейс сам работает с номенклатурой, предлагая партнерам загрузить свою в формате xls, чтобы потом проверить. Кроме того, номенклатура формируется по мере заказов: новые наименования добавляются в базу данных.
Работа с возвратами. Как и на «Озоне» или «Вайлдберрис», в строительных маркетплейсах тоже иногда бывают возвраты. При выборе маркетплейса этот вопрос стоит изучить особенно внимательно. Вопрос в том, кто и как действует при возврате, и будет ли площадка помогать в конфликтной ситуации.
Как работает реальный строительный маркетплейс в России
В 30 регионах страны работает торговая площадка для заказчиков, подрядчиков, поставщиков и производителей «Стройкод». Этот B2B-маркетплейс автоматизирует поиск поставщиков и позволяет перевести всё взаимодействие с ними в электронный формат — от обычных текстовых чатов до оборота платежной документации. В одном окне видны статусы заказов, уведомления и сравнение цен.
Пока это не S2P-процесс в полном смысле этого слова, но сервис уже позволяет не тратить деньги на очередную сомнительную интеграцию или составление еще одного справочника. Оборот закупок в «Стройкоде» — 10 млрд рублей ежегодно, в базе 90 000 наименований товаров и услуг.
Закупщик крупной компании, которая строила дюкер в Ивановской области, рассказывает, что в маркетплейсе «Стройкод» сумел за пару часов найти замену трубам сумел за пару часов найти замену трубам, так как поставщик привез не тот диаметр. Откликнулась местная компания, проект был спасен.
Шаг 3. Внедрите небольшой пилотный проект
Цифровизация закупок — сложный процесс с небыстрым результатом. Директор по закупкам может разделить этот процесс на этапы, чтобы он проходил более мягко и безболезненно. Вот варианты.
- Начать с автоматизации отдельных процессов, например, только поиска поставщиков. Дальше работать так, как было принято раньше. Через некоторое время посмотреть, стало ли удобнее, и если да, то переходить к автоматизации, например, сравнения счетов.
- Начать с полной автоматизации всего процесса, но по отдельным группам номенклатуры. Стоит взять некритичные закупки, проблемы с которыми не спровоцируют срыва важных сроков и не приведут к серьезным потерям. Например, протестировать S2P-процесс на приобретении канцтоваров.
В любом случае тестирование может не принести немедленных финансовых результатов, но это не означает, что S2P-процессы не подходят для организации. По мере масштабирования эффект будет всё более и более заметен, но не все этапы закупок хорошо поддаются автоматизации.
Шаг 4. Переоцените роли в команде
После внедрения S2P-процесса функции команды «тендерщиков» и логистов меняются: всё еще нужно знать, что и куда везти, но база данных номенклатуры уже ведется сторонним оператором, он же отвечает за подключение новых поставщиков. А их поиск автоматизирован.
Основной функцией директора по закупкам в таких условиях становится формирование стратегии работы с поставщиками, определение общих правил этой работы и анализ статистики.
Команда закупки становится востребована в основном в качестве переговорщиков и кризисных управленцев, которые способны разрешать ситуации, когда привезли не то, не туда или сорвали сроки.
Сложности и пути решения
Во время перехода в цифровую среду важно, чтобы не изменился уровень сервиса и отношения с уже проверенными поставщиками. Выстраивание S2P-процесса требует усердия, но это подход на долгосрочную перспективу. По оценкам McKinsey, сейчас происходит расцвет рынка B2B-маркетплейсов, и директора по закупкам должны быть готовы.
Не все впишутся в новые форматы. Команды закупщиков, сосредоточенные на рутинной работе — проверке поставщиков и соответствия закупок требованиям внутренних документов — останутся позади тех, кто займется более перспективной работой. Например, выявлением новых рыночных ниш и поставщиков инновационных стройматериалов.
Наибольшую выгоду из цифровизации закупок извлекают те, кто не ищет в этом способы снижения операционных издержек, а рассматриваетS2P-процесс как стратегическое направление развития.
Рекомендуем к прочтению:
Топ программ для автоматизации снабжения и закупок в строительстве в 2024 году
Закрытый и открытый строительный маркетплейс - что это такое?
Наш канал в Дзен публикует авторские статьи и кейсы по автоматизации снабжения и закупок. Подписывайтесь, комментируйте, ставьте лайки 👍
Ознакомиться подробнее со строительным b2b-маркетплейсом Стройкод можно по ссылке
------------------------------------
Больше полезного контента для профессионалов в строительной области читайте на ЦУС Академии. Там мы рассказываем про практику внедрения ИТ-решений в строительстве и развиваем базу знаний о цифровых навыках в строительстве.
------------------------------------
