Хайре, демос!
Помните, я рассказывал про обмен информацией, и сравнивал организацию с автомобилем, а высшего руководителя – с водителем? В этой метафоре анализ со стороны высшего руководства – это диалог водителя с автослесарем по итогам техосмотра.
Автослесарь, тщательно обследовав автомобиль, докладывает водителю о существующих проблемах и путях их решения, объясняет последствия не устраненных неисправностей, присваивает им приоритеты, озвучивает расценки. Водитель принимает решения, исходя из серьезности неисправностей и толщины банковской карты. И иногда при этом выглядит так:
Вы прослушали краткую лекцию об анализе со стороны высшего руководства. Шутка 😁
На самом деле всё немного сложнее.
Анализ со стороны высшего руководства проводится как минимум раз в год (можно чаще) и выглядит следующим образом:
I. Группа безопасности пищевой продукции коллективно готовит отчет.
Непременное условие: участвуют все! Отчет для анализа со стороны высшего руководства не должен стать головной болью менеджера по качеству. Каждый участник группы готовит свою часть отчета в соответствии с компетенциями и зоной ответственности, а условный менеджер по качеству (эта должность может называться по-разному) помимо своей части отчета консолидирует его и формирует сводный отчет.
В соответствии с ISO 22000:2018 (ГОСТ Р ИСО 22000-2019) в данный отчет включаются следующие входные данные:
1. Статус действий по результатам предыдущих анализов;
2. Изменения во внешних и внутренних факторах, касающихся СМБПП, включая изменения в организации и ее среде;
3. Информация о результатах деятельности и результативности СМБПП, включая тенденции, относящиеся к:
- результату(ам) деятельности по актуализации системы;
- результатам мониторинга и измерения;
- анализу результатов верификационной деятельности в отношении ПОПМ и плана управления опасностями;
- несоответствиям и корректирующим действиям;
- результатам аудитов (внутренних и внешних);
- инспекциям (например, со стороны контролирующих органов, покупателей);
- деятельности внешних поставщиков;
- анализу рисков и возможностей, а также результативности предпринятых в их отношении действий;
- степени достижения целей СМБПП;
4. Достаточность ресурсов;
5. Имевшие место чрезвычайные ситуации, аварии или изъятия/отзывы продукции;
6. Релевантная информация, получаемая по каналам внешнего и внутреннего обмена информацией, включая запросы и претензии от заинтересованных сторон;
7. Возможности для постоянного улучшения.
Данные должны быть представлены в виде, который позволяет высшему руководству соотносить эту информацию с заявленными целями СМБПП. Это значит, что отчет должен содержать измеримые показатели. Никаких «улучшено», «углУбленно» или наоборот «повышено». Никаких обтекаемых и многозначительных формулировок с целью смягчить впечатление. Только цифры, только хардкор! И максимум визуализации! У генерального директора нет времени читать роман-эпопею, поэтому диаграммы, графики и инфографика - наше всё! Чем меньше текста и табличных массивов, тем полезнее для дела.
Для упрощения составления отчета рекомендую применять 2 лайфхака:
1. Собирайте данные для отчета в течение всего отчетного периода и сводите их в электронные таблицы. Если дружите с excel, используйте формулы для автоматического обсчитывания первичных данных и автоматически формирующиеся диаграммы. Это сократит время подготовки отчета на пару порядков.
2. Сделайте шаблон отчета, в который останется практически только скопипастить диаграммы, это дополнительно сократит время подготовки еще на порядок.
Отчет предоставляется высшему руководителю для изучения.
II. Высший руководитель совместно с руководителем группы безопасности пищевой продукции собирают совещание.
В совещании участвуют все участники группы, при необходимости приглашаются ответственные специалисты. Совещание проходит под председательством высшего руководителя. На совещании рассматриваются проблемные вопросы и варианты их решения. Коллегиально (или высшим руководителем в одно лицо, если нет консенсуса) принимаются те или иные решения, закладываются ресурсы, назначаются ответственные и устанавливаются сроки.
Иногда совещания проходят так:
Иногда так:
А бывает, даже так:
Но как бы ни проходило ваше совещание, выходными данными анализа со стороны высшего руководства является план мероприятий на следующий отчетный период, утвержденный протоколом совещания за подписью председателя, то есть высшего руководителя.
Важно! План мероприятий не должен быть волюнтаристическим. На Марсе будут яблони цвести, идите, выполняйте - не наш вариант. Обязательно не просто вписанные в план, а заложенные в бюджет ресурсы. Обязательно ответственные, обладающие достаточными полномочиями для выполнения мероприятий. Обязательно реалистичные сроки, учитывающие текущую оперативную деятельности и прочие мероприятия (диаграмма Ганта и Project в помощь).
Если у вас нет процедуры по анализу со стороны высшего руководства, вы можете приобрести ее у нас. Сканируйте контакты и обращайтесь!
