Для перевозок товаров на грузовиках используются два разных типа путевых листов. С 2023 года они оформляются в соответствии с новыми правилами. Рассказываем, что изменилось.
Что такое путевой лист для грузового транспорта
Путевой лист грузового автомобиля — это очень важный документ, который используется для отслеживания и контроля работы грузовика и его водителя. С его помощью управляются различные процессы, включая проверку состояния грузового транспорта, прохождение медицинского осмотра водителя, учёт отработанного времени, определение маршрута и контроль пробега.
Наличие путевого листа также обеспечивает документальное подтверждение различных расходов, таких как оплата парковки, заработная плата водителя, компенсация за использование личного автомобиля, аренда транспортного средства и затраты на топливо и смазочные материалы.
Этот документ может потребоваться в различных случаях: запросы от правоохранительных органов, подтверждение расходов при использовании автомобиля, начисление заработной платы водителям, подтверждение использования личного транспорта и аренда автомобиля. Однако исчерпывающего списка случаев, когда требуется путевой лист, нет.
«Путёвки» можно оформлять разными способами в зависимости от требований и предпочтений организации. Существуют два основных типа путевых листов для грузовых автомобилей:
- Форма № 4-П — используется для грузовиков, работающих почасовой оплате. Предназначена для перевозки грузов одного или двух клиентов в течение рабочей смены водителя.
- Форма № 4-С — применяется для оплаты труда по объёму работы, то есть чем больше перевозит водитель грузовиков, тем больше он зарабатывает.
Также можно разработать собственный бланк путевого листа для грузового автомобиля, при этом важно, чтобы он содержал все необходимые реквизиты. Образец путевого листа следует зафиксировать в учётных документах.
Срок действия путевого листа грузового автомобиля составляет не более одного месяца. В путевой лист можно указать месяц, десять дней, неделю или несколько дней.
Как правильно заполнять новые путевые листы грузового автомобиля
При заполнении путевого листа для грузового автомобиля необходимо соблюдать общие нормы, установленные для всех видов «путёвок». Следует также учитывать изменения, действующие с 1 марта и 1 сентября 2023 года (подробности о которых мы описали в статье «Как изменился путевой лист в 2023 году»).
Особое внимание следует уделить следующим требованиям:
- Путёвка может быть оформлена на бумаге или в виде электронного документа.
- Каждое транспортное средство должно иметь свой путевой лист, заполненный владельцем. В случае передачи грузовика по договору аренды с экипажем путевой лист оформляется арендодателем. При многократном использовании одного грузового автомобиля следует подготовить несколько путевых листов для каждого водителя.
- Заполнение листа должно быть завершено до того момента, как грузовик выходит на линию.
- Дата и время медицинских осмотров фиксируются медработником, проводящим осмотр. При использовании бумажного листа он подписывает его лично, а при электронной «путёвке» применяется УКЭП. Результаты осмотра подтверждаются специальной отметкой, включая ФИО медицинского работника, наименование медорганизации и данные лицензии на проведение осмотров.
- Дата и время отправления транспортного средства на линию, а также информация о проведённом техническом осмотре регистрируются должностным лицом, ответственным за эксплуатацию и состояние автомобилей, назначенным директором или индивидуальным предпринимателем. Результаты осмотра подтверждаются специальной отметкой.
- Дата и время показаний одометра при выезде и возвращении на парковку регистрируются уполномоченным лицом, назначенным руководителем юридического лица или индивидуальным предпринимателем. Эти данные также заверяются указанным способом. При создании нескольких листов для одного транспортного средства водитель, принимающий автомобиль после завершения смены, ставит свою подпись или подтверждает приём в приложении, если документы оформляются в электронной форме.
Также стоит учесть нюансы:
- Технический контроль и медицинский осмотр могут проводиться в любом порядке, так как это не регламентировано законодательством. Организация вправе выбрать наиболее удобный порядок.
- Если продолжительность рейса превышает один день, отметки о медицинских осмотрах должны быть сделаны перед и после рейса. При выполнении нескольких рейсов в течение дня они регистрируются перед первым и после последнего.
- При сменном режиме работы на одном транспортном средстве контроль проводится перед началом рейса (смены) первого водителя, выезжающего с парковки.
- Закон не требует обязательной нумерации путевых листов, но организация может ввести её для удобства учёта.
- Маршрут не является обязательным реквизитом.
- Путевой лист грузового автомобиля на месяц и другие сроки оформляется согласно тем же правилам.
Штрафы за нарушение порядка заполнения или отсутствие путевого листа
Штрафы за отсутствие путевого листа и другие нарушения могут быть существенными. За отсутствие путевого листа грузового автомобиля водитель может быть предупреждён или оштрафован на 500 рублей, а должностное лицо может заплатить от 5 до 10 тысяч рублей. Повторные нарушения будут наказываться ещё строже.
Оформление путевых листов должно соответствовать правилам, иначе вы можете столкнуться с дополнительными штрафами:
- Отсутствие отметок о техническом и медицинском осмотре может привести к штрафам в размере 3 тысяч рублей для водителя, 5 тысяч рублей для должностного лица и 30 тысяч рублей для организации.
- Неотмеченный медицинский осмотр в начале смены может привести к штрафам в размере от 15 000 до 25 000 рублей для должностного лица или индивидуального предпринимателя, и от 110 до 130 тысяч рублей для юридического лица.
Для электронного оформления путевых листов для грузовых автомобилей рекомендуем использовать сервис 1С-ЭПД. Если вы уже используете 1С в своей работе, вам не придётся устанавливать дополнительное программное обеспечение на компьютер. Чтобы получить подробную консультацию о продукте, оставьте заявку на официальном сайте.