Путевой лист является важным документом учёта и составляет неотъемлемую часть организационной документации в современном бизнесе. В связи с постоянными изменениями в законодательстве и требованиями к учёту и налоговой отчётности, правила оформления этого документа также постепенно меняются.
В данной статье мы расскажем о роли путевого листа в делопроизводстве и учёте, а также рассмотрим основные изменения в форме путевого листа и правилах его заполнения, которые вступили в силу в 2023 году.
Для чего нужен путевой лист
Путевой лист имеет несколько основных назначений. Во-первых, он служит основанием для расчёта заработной платы водителей и учёта расходов на эксплуатацию автомобилей. Во-вторых, путевой лист может использоваться для компенсации сотрудникам за использование личного транспорта в служебных целях. Кроме того, он может быть полезен для подтверждения цели поездки перед полицией.
В ряде отраслей и регионов использование путевых листов обязательно для соблюдения законодательных требований. Он также может быть использован для обеспечения безопасности и контроля за соблюдением правил дорожного движения. Путевые листы могут быть полезными для ведения бухгалтерского учёта, определения стоимости перевозки и решения спорных вопросов, связанных с транспортными операциями.
Вот какие данные содержатся в путевом листе:
- Информация о транспортном средстве — марка, модель, государственный регистрационный знак, номер кузова, двигателя, шасси и другие характеристики.
- Сведения о грузе или пассажирах — их количество, вес, объём и другая информация.
- Данные о прохождении медосмотра и технического осмотра.
Если компания является собственником автотранспорта или занимается перевозками грузов, то она обязана оформлять путевые листы в соответствии с пунктом 14 части 1 статьи 2 Федерального закона от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ. Путевой лист является обязательным документом для таких перевозок и должен быть заполнен и представлен соответствующими лицами в соответствии с требованиями законодательства. При перевозке груза или пассажиров не по договору, а в личных целях на компанию-перевозчика по-прежнему действуют правила, закреплённые в пункте 3 Постановления Пленума Верховного Суда от 26 июня 2018 года № 26.
Какие изменения произошли в 2023 году
В 2023 году вступили в силу изменения, затрагивающие правила оформления и формы путевого листа.
С начала марта 2023 года действует приказ Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390, которым предусмотрены следующие изменения:
- Больше необязательно указывать название и номер путевого листа. Исключение составляет использование «путёвки» для учёта затрат. В таком случае требуется указать названия (ч.2 ст. 9 Федерального Закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ).
- Вместо данных о владельце транспорта теперь необходимо указывать сведения о предприятии или предпринимателе, выписывающем путевой лист.
- Введены новые правила для заполнения информации о сообщениях и видах перевозок.
- Ведение журнала заполнения путевых листов больше не является обязательным. В случае ведения журнала его страницы должны быть распечатаны, сшиты и пронумерованы компанией.
Важным шагом стало внедрение электронной формы путевого листа с 11 марта 2023 года (Приказ ФНС от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@). Сейчас использование электронной формы путевого листа не является обязанностью. Участники грузоперевозок могут выбирать между традиционной бумажной и новой электронной формами документа.
Электронная версия путевого листа включает несколько XML-файлов, содержащих необходимые данные, такие как:
- информация о рейсе и его особенностях;
- результаты предрейсового медицинского осмотра и техосмотра;
- показания одометра при выезде и прибытии автомобиля с парковки или при передаче между водителями.
В случае пассажирского рейса также предусмотрены отметки о результатах послерейсового медицинского осмотра.
Оформление электронного путевого листа осуществляется через оператора электронного документооборота (ЭДО), который передаёт данные в ГИС ЭПД — государственную систему электронных перевозочных документов. Для обеспечения юридической значимости электронного путевого листа используются усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) или универсальная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).
Для удобного оформления электронных путевых листов рекомендуется использовать специализированный сервис 1С-ЭПЛ. Если вы работаете с программным обеспечением 1С, вам не потребуется устанавливать дополнительное ПО на вашем рабочем компьютере. Получите все необходимые консультации о продукте, оставив заявку на нашем официальном сайте.
С начала сентября 2023 года вступили в силу новые требования по оформлению путевых листов. Главное изменение заключается в том, что теперь дополнительно к обычным сведениям о водителе требуется указывать СНИЛС, а также серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения. Это требование было утверждено на основании приказа Министерства транспорта от 5 мая 2023 года под номером 159.
Кроме того, новые правила позволяют вносить изменения в информацию о водителях, марках, моделях прицепов или полуприцепов, а также их регистрационных номерах непосредственно в электронном путевом листе. Такое обновление упростит процесс корректировки данных и обеспечит более гибкое управление документацией.
Какие реквизиты путевого листа указываются в обязательном порядке
- Срок действия путевого листа: помогает контролировать его актуальность и использование в заданное время.
- Название компании или ФИО индивидуального предпринимателя: позволяет идентифицировать лицо, ответственное за перевозку.
- Информация о транспортном средстве: указание типа, марки, модели и регистрационного номера транспортного средства, которое будет осуществлять рейс, позволяет однозначно определить используемую машину.
- Данные водителя: ФИО водителя, его СНИЛС и реквизиты водительского удостоверения необходимы для идентификации водителя и обеспечения соответствия правилам перевозки.
- Информация о времени начала и завершения рейса: данные сведения позволяет контролировать время и продолжительность рейса.
- Показания одометра: включение данных о текущем пробеге транспортного средства помогает отслеживать расстояние, которое было преодолено во время перевозки.
- Отметки о техническом контроле и медосмотре: обязательные записи о проведённом техническом обслуживании транспорта и состоянии здоровья водителя обеспечивают безопасность и соответствие автомобиля требованиям.
- Вид перевозки: указание классификации перевозимого груза и вида сообщения (городская, междугородняя и т.д.) помогает установить характер перевозки и предоставить дополнительную информацию о грузе.
Указанные реквизиты предоставляют основную и важную информацию, необходимую для правильного оформления путевого листа и обеспечения контроля и учёта автотранспорта.
Хотя название и дата больше не являются обязательными реквизитами, их всё же рекомендуется указывать, если путевой лист используется в бухгалтерских и налоговых целях.
Существуют различные типовые формы путевых листов для разных видов автотранспорта. Например, для легковых автомобилей используется № 3, № 4 предназначен для такси, № 4-С или № 4-П применяется для грузовых перевозок, а № 6 применяется для автобусов. Есть и другие формы.
С начала сентября 2023 года введены следующие изменения, касающиеся правил заполнения форм:
- Если продолжительность рейса превышает рабочий день (смену) водителя, то требуется оформить отдельный путевой лист на каждый рейс.
- Если на одном транспортном средстве работают несколько водителей, то каждый из них должен иметь отдельный путевой лист на бумажном носителе, включая последующего водителя после выхода транспортного средства на линию.
- Допускается оформление путевого листа на несколько рейсов, если водитель выполняет один или несколько рейсов в течение рабочего дня (смены).
Соблюдение обязательных форм и реквизитов путевых листов играет важную роль в обеспечении контроля и прозрачности в транспортной деятельности.
Как заполнить новый путевой лист с сентября 2023 года
Следующая инструкция поможет вам правильно заполнить путевой лист 2023 года любой формы, будь то «путёвка» на бумаге или в электронном виде.
Шаг 1. Срок действия путевого листа
Выберите один из следующих вариантов:
- Если вы оформляете путевой лист на один день, укажите дату в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ (день, месяц, год). Это означает, что путевой лист будет действителен только в течение одних суток начиная с указанной даты и времени.
- Если перевозка планируется на более длительный срок, укажите даты начала и окончания действия путевого листа.
Выбор срока действия путевого листа зависит от ваших особенностей и планируемых перевозок.
Шаг 2. Данные об оформителе
Укажите следующие сведения в зависимости от статуса:
- Полное и точное наименование организации (если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, укажите своё ФИО).
- Адрес, по которому зарегистрирована ваша компания (или адрес проживания, если вы индивидуальный предприниматель).
- Контактный номер телефона.
- ОГРН или ОГРНИП.
Шаг 3. Сведения о транспорте
Укажите тип, марку и модель вашего автомобиля. Также запишите номер государственной регистрации автомобиля. Если у вас есть прицеп, укажите также его номер государственной регистрации.
Если вы используете троллейбус или трамвай, укажите инвентарный номер транспортного средства.
Запишите дату, точное время и результат предрейсового технического контроля вашего автомобиля. Обратите внимание, что в путевом листе не требуется отмечать предрейсовый контроль, если вы используете легковой автомобиль для собственных нужд и не перевозите пассажиров и грузы.
Укажите дату и точное время, когда выпуска и возвращения автомобиля на линию. Эта информация важна для учёта времени использования транспорта.
Укажите общий пробег в километрах при въезде, выезде и передаче транспортного средства следующему водителю. Если вам необходимо оформить несколько путевых листов на одно транспортное средство, на каждом листе сравните и запишите показания одометра при сдаче и приёме автомобиля. Технический специалист или водитель, принимающий транспортное средство, должны поставить свою подпись под показаниями одометра.
Хотя указание маршрута не является обязательным для путевого листа, рекомендуется его заполнить. Маршрут позволяет подтвердить, что поездка имеет рабочий характер, особенно если вы используете путевой лист для подтверждения расходов. Поэтому рекомендуется заполнять информацию о маршруте.
Шаг 4. Информация о водителе и медосмотре
Введите полное ФИО водителя, СНИЛС, а также номер и дату выдачи водительского удостоверения.
Укажите дату и точное время предсменного медицинского осмотра. Если медосмотр не выявил никаких заболеваний или признаков опьянения, в путевом листе будет отметка о прохождении предсменного медицинского осмотра и допуске к работе. После окончания рейса водители также проходят медосмотр. Если его успешно прошли, в путевом листе указывается «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».
С 1 сентября 2023 года отметки о медосмотре больше не требуют указания реквизитов лицензии на медицинскую деятельность (п. 25 Правил предрейсовых осмотров из Приказа Минздрава от 30 мая 2023 года № 266н).
Шаг 5. Информация о виде перевозки
В зависимости от типа перевозки выберите одну из следующих опций:
- Коммерческая перевозка
Включает регулярные пассажирские и грузовые перевозки, перевозки по заказу, такси и другие аналогичные виды деятельности. Если поездка связана с коммерческой перевозкой, выберите этот вариант. Это также включает организованные перевозки детей на автобусе по договору фрахтования, в таком случае выберите «организованная перевозка группы детей автобусом». Обратите внимание, что перевозки по заказу или для собственных нужд не подходят для этого варианта.
- Для собственных нужд
Включает перевозку пассажиров, багажа и грузов с использованием собственного транспорта. При этом не заключаются договоры перевозок или фрахтования.
- Работа специального транспорта
Этот вариант относится к перевозке специальными автомобилями, необщественными автобусами и другими специфическими видами деятельности.
Шаг 6. Информация о маршруте
Выберите соответствующий вариант маршрута:
- Городское сообщение — если поездка запланирована в пределах одного города.
- Пригородное сообщение — если ваш маршрут включает поездку между населёнными пунктами, отстоящими друг от друга не более чем на 50 километров.
- Междугородное сообщение — если поездка предполагает перемещение между населёнными пунктами, отстоящими друг от друга более чем на 50 километров.
- Международное сообщение — если поездка включает пересечение границ России или транзит через другие страны.
Шаг 7. Подписание путевого листа
Водитель, врач и технический специалист должны подписать бланк путевого листа.
Также врач и технический специалист должны сделать отметки о предрейсовом и послерейсовом осмотрах водителя и транспортного средства соответственно.
Если путевой лист заполняется на бумаге, подписи должны быть сделаны вручную.
Если путевой лист оформлен в электронном виде, медицинский работник и технический специалист должны заверить его с помощью электронной подписи: усиленной квалифицированной (УКЭП) либо неквалифицированной (УНЭП).
При использовании электронного журнала путевых листов также необходима электронная подпись.