Разбираемся, что собой представляет электронная трудовая книжка (ЭТК), в чём её удобство для сотрудников и каким способом можно узнать информацию из неё.
📌 Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?
По сути, это информация о трудовом стаже человека: где и в каком году он работал, какую должность занимал, с какой работы уволился, когда и по какой причине. Эти данные заносятся в базы данных Социального фонда (СФР). Вот для чего они нужны:
- Правильно посчитать трудовой стаж и назначить гражданину пенсию.
- Подтвердить опыт, необходимый для новой работы. Потенциальный работодатель по сведениям из ЭТК может узнать, где работал соискатель, причём трудовую книжку, в отличие от резюме, нельзя подделать.
С 2020 года в России ЭТК заводится для каждого, кто работает по трудовому договору. Отказаться от неё невозможно, но сотрудникам, у которых до начала реформы уже был традиционный документ, можно написать соответствующее заявление и сохранить его. Информация из ЭТК просто дублируется в бумажную — по желанию владельца. Для тех же, кто получил первую официальную работу в 2021 году или позже, трудовые книжки существуют в электронном формате, без исключений.
📌 Как выглядит электронная трудовая книжка?
Может показаться, что трудовая книжка в электронном виде — полный аналог бумажного варианта. Но это не совсем так.
Любая информация о сотрудниках, которую работодатели собирают и пересылают в СФР, отправляется в специальную электронную систему учёта. Из этой базы можно запросить данные о человеке и получить их в виде выписки.
Официальное название такого документа — СТД-СФР («Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ»). Его можно распечатать, отправить по электронной почте своему будущему работодателю или просто сохранить на компьютере.
Там можно найти:
- краткую справку о трудовой деятельности человека до 31 декабря 2019 года, то есть до появления ЭТК;
- всё, что Социальный фонд знает о человеке из сведений, которые его работодатели подавали в ведомство после начала реформы.
📌 Кто заполняет электронную трудовую книжку?
Задача по ведению кадровых документов лежит на работодателе. ЭТК должны быть у всех работников: тех, кто работает в офисе, на удалёнке или по совместительству, и в том числе у тех, кто не захотел отказываться от бумажной трудовой.
Все данные в СФР поступают на основании отчётов по форме ЕФС-1 (единая форма сведений), которые заполняют кадровики или бухгалтеры. Форму нужно сдавать по каждому работнику, с которым заключён трудовой договор, если в его работе произошли кадровые изменения. Например, его перевели на другую должность или уволили. Чтобы данные в системе СФР были актуальными, в большинстве случаев сроки сдачи отчётности по сотрудникам ограничены одним рабочим днём.
Формы и порядок сдачи отчётов в СФР одинаковы для всех — и для крупных корпораций и фирм, и небольших ИП.
📌 Как сделать электронную трудовую книжку и отказаться от бумажной?
Беспокоиться не о чем — всё за вас сделает работодатель при приёме на работу.
Если ранее вы не решились перейти только на электронный формат и оставили бумажную трудовую, но по каким-то причинам хотите отказаться от неё сейчас, то порядок действий следующий.
- Подаёте работодателю заявление о переходе на ЭТК. Форма обращения не установлена законом, у каждой организации может быть свой шаблон. Попросите его в отделе кадров или у бухгалтера, заполните заявление и передайте сотруднику, который отвечает за передачу данных в СФР.
- В бумажной трудовой делается специальная пометка о переходе на ЭТК. Это должно быть сделано в день подачи заявления о переводе на электронный формат.
- В течение следующих трёх рабочих дней бухгалтер или кадровик должен выдать вам на руки бумажный документ. Ни в коем случае не выбрасывайте его — трудовая может пригодиться в будущем для подтверждения данных о работе до 2020 года.
📌 Плюсы и минусы ЭТК
➕ Преимущества
- Удобный формат. Получить выписку с трудовыми данными можно всего за пару минут. Не нужно больше обращаться к работодателю и просить делать копии страниц из книжки.
- Данные не потеряются и не пропадут. Ни потоп, ни пожар, ни переезд в другой офис больше не страшны сведениям о трудовой деятельности.
- Получать пособия и пенсии стало значительно проще. Теперь все ведомства могут сами уточнить данные о вашем трудоустройстве, а СФР может назначить пенсию без личного присутствия и кучи документов.
- Оптимально для удалёнщиков. Тем, кто привык работать удалённо, не нужно при трудоустройстве делать копии трудовой и отправлять их почтой работодателю. Достаточно скачать выписку и переслать её по электронке или в мессенджере.
- Меньше ошибок в данных. Форма ЕФС-1 одинакова для всех, поэтому не стоит беспокоиться, что кадровик перепутает или забудет внести нужную информацию в СФР.
➖ Недостатки
Они у нового формата тоже есть. В базе данных СФР не собирается информация о поощрениях работника, а также сведения об особенностях труда, например о том, что человек работал вахтами или участвовал в сезонных работах. Эта информация может потребоваться, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда. Значит, в будущем эти данные придётся подтверждать другими документами (приказами о награждении, грамотами, выписками и так далее).
📌 Где посмотреть свою трудовую книжку в электронном виде?
- У работодателя. Он должен выполнить просьбу в течение трёх рабочих дней.
- На сайте СФР. Нужно авторизоваться в личном кабинете на сайте ведомства, а затем выбрать сервис «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и следовать подсказкам на экране. Выписку отправят через пару минут на электронную почту.
- В отделении СФР. Нужно прийти в любое удобное отделение клиентской службы с паспортом и подать соответствующее заявление.
- В МФЦ. С собой нужно иметь только паспорт. Сотрудник центра выдаст документ в бумажном виде, на котором будет стоять отметка о цифровой подписи СФР. Этого достаточно, чтобы документ считался подлинным.
📌 Как получить выписку из электронной трудовой?
Пошагово разберём самый удобный способ получения выписки — онлайн на Госуслугах.
☝️ Выводы
- Раньше работодатели в России фиксировали все кадровые изменения, которые происходят в жизни сотрудника, в бумажной трудовой книжке. Но такой формат ведения данных устарел: теперь все необходимые сведения кадровики передают в форме электронных отчётов в Социальный фонд. Ведомство заносит эти данные в специальную базу. Такой порядок учёта для удобства называют электронной трудовой книжкой.
- ЭТК оформляют всем: и новичкам на рынке труда, и тем, кто работал ещё до внедрения нового порядка. Но сотрудники могут попросить работодателя вносить все сведения об их карьере и в ЭТК, и в бумажную трудовую. Отказаться от бумажного формата можно в любое время.
- Чтобы подтвердить данные о трудовом стаже или проверить, не закралась ли где-то ошибка, можно запросить выписку из электронной трудовой. Сделать это можно у работодателя, а также лично в МФЦ или Социальном фонде или онлайн через сайт СФР или портал Госуслуг. При дистанционном запросе документ будет готов сразу же, а его юридическая сила будет такой же, как и у выписки, выданной лично в руки.
Если хотите получать больше знаний и мотивации для новых карьерных поворотов, вам точно помогут хорошие книги. Например, в сервисе Строки есть большая подборка бизнес-литературы и изданий по саморазвитию — в текстовом, аудио- и экспресс-форматах.
Переходите по ссылке, чтобы скачать Строки
Подписывайтесь на наш канал. Рассказываем о гаджетах и технологиях.
Ещё интересные статьи: