Канбан – это метод управления процессами, который приобрел популярность благодаря своей простоте и эффективности. В основе его принципов лежит визуализация рабочего процесса, что позволяет команде улучшить координацию и управление задачами. В этой статье мы рассказываем, в чем заключается секреты эффективности Kanban.
Как появилась система Kanban
Термин "Kanban" возник из инновационного подхода компании Toyota Motor Corporation к управлению производством. В 1958 году небольшая, малоизвестная тогда компания Toyota, выиграла тендер на поставку значительной партии внедорожников в Австралию. Система Kanban, внедренная ими, позволила успешно справиться с увеличившейся нагрузкой на производство, подняв их статус до уровня крупнейших мировых корпораций.
В настоящее время методика Kanban активно применяется в управлении проектами и производством. Она нашла применение в гроуз-хакинге, став популярной, а также в сложных проектах, направленных на запуск космических аппаратов.
Kanban, основанный на сервисной парадигме, представлен как экосистема сервисов. Его принципы включают в себя начало работы с имеющегося, шаг за шагом улучшая продукт и используемые инструменты. Этот метод пропагандирует эволюционный подход к изменениям, уважение к существующему порядку и поощрение инициативы каждого члена команды для улучшения результативности работы.
Элементы системы Kanban
Система Kanban включает в себя несколько ключевых элементов, среди которых можно выделить:
1. Карты
В методологии Kanban широко используются два вида карт:
- Карты заказа
Каждый продукт или выполняемая работа обозначаются двумя видами карт–карточками заказа и карточками отбора. Карта заказа содержит информацию о шагах, необходимых для достижения конечного результата. На следующем этапе эти карты указывают, какие конкретные задачи следует выполнить для создания продукта.
- Карты отбора
На картах отбора фиксируются ресурсы, необходимые для создания продукта и прохождения отдельных этапов.Например, когда речь идет о проекте с растением, карты отбора могут включать горшок, землю, рассаду, а также необходимые временные и денежные ресурсы для выполнения задач.
Эти карты играют ключевую роль в управлении процессами и обеспечивают прозрачность в выполнении задач, что является одним из основных принципов системы Kanban.
Доски задач
Задачная доска может существовать как в физическом, так и в виртуальном виде. В обоих вариантах она представляет собой систему из карточек и колонок, отражающих задачи команды и их текущие статусы. Количество колонок на Kanban-доске не ограничено и определяется числом этапов выполнения работы. Участники команды перемещают карточки по колонкам слева направо, отображая прогресс выполнения задач. В конечном итоге карточки следует переместить в последнюю колонку, где фиксируются завершенные задачи.
Регулярные встречи команды
Эти собрания, также называемые каденциями, способствуют настройке и улучшению управления потоками задач. Термин "каденция" произошел от английского слова "cadence" и переводится как "ритм". Каденции проводятся регулярно и направлены на поддержание рабочего ритма.
Метрики
Метрики играют важную роль в оценке эффективности управления потоками задач и позволяют предсказать сроки их решения. Они также необходимы для понимания работы команды, выявления этапов, на которых возникают трудности, и определения областей для улучшения.
Классы обслуживания
В Kanban, классы обслуживания играют ключевую роль в определении приоритетности задач и последовательности их выполнения на доске. Эти классы отражают степень важности и срочности задач, помогая рабочей группе эффективно управлять процессами.
Ускоренный класс
Задачи этого класса характеризуются высокой стоимостью задержки. Это может быть обусловлено, например, возможными штрафами для заказчика. Рабочая группа фокусируется на выполнении задач этого класса с максимальной приоритетностью.
Класс с фиксированной датой
Задачи, у которых есть строго определенные сроки выполнения, относятся к этому классу. В определенный момент времени повышается их приоритет, что подчеркивает важность соблюдения дедлайнов. Например, задачи с фиксированными датами могут быть связаны с тестированием обновлений.
Стандартный класс
Задачи этого класса имеют постепенно повышающийся приоритет с течением времени. Например, при создании блога автору могут предоставить список тем на месяц, и с приближением конца месяца важность каждой задачи постепенно возрастает.
Нематериальный класс
В этом классе отсутствует непосредственная стоимость задержки. Однако все задачи в этой категории должны быть решены. Например, если не предусмотрено хранение черновиков статей, то рано или поздно возникнет необходимость решить этот вопрос, чтобы обеспечить более удобную работу с файлами.
5 практик Kanban: секреты успешного внедрения
Перед внедрением методики управления процессами Kanban необходимо понимание ключевых практик. Следующий план поможет предприятиям успешно использовать Kanban-доски и карточки:
Визуализация рабочего процесса
Kanban выделяется своей наглядностью. Первый шаг–создание доски с группами (колонками) и задачами (карточками). Вы можете разработать собственную структуру или использовать стандартную с тремя колонками: запланированные, выполняемые и завершенные задачи. Карточки перемещаются слева направо, что облегчает отслеживание проблемных этапов.
Ограничение количества WIP-задач
Канбан фиксирует число задач, над которыми работает команда одновременно (Work In Progress - WIP). Это упрощает организацию работы и установку сроков, а также обеспечивает качественное завершение проекта. Группа не может взять на себя больше, чем она может выполнить в срок и с высоким качеством.
Контроль изменений приоритетности задач
Kanban не является инструментом микроконтроля сотрудников, но позволяет отслеживать изменения приоритетов задач. Использование досок предотвращает злоупотребление делегированием задач, поддерживая фокус на выполнении задач, а не на занятости персонала.
Четкая формулировка задач и цели работы
Доски и карточки в Kanban требуют ясных целей как для руководителей, так и для членов группы. Инкрементальная система постановки задач, где каждый шаг фиксируется на отдельной карточке, облегчает ориентацию в проекте и помогает увидеть позитивные изменения.
Организация обмена мнениями
Регулярное обсуждение структуры досок, принципов формирования карт и других аспектов Kanban улучшает эффективность системы. Синхронизация между участниками рабочей группы позволяет оптимизировать доску под требования разработчиков и менеджеров, делая ее оптимальным инструментом для решения задач и отслеживания проекта.
Сервисы для ведения Kanban-доски
Ведение Kanban-доски возможно с использованием различных сервисов, при этом рекомендуется выбирать сервис в зависимости от конкретных задач.
Trello
Trello является наиболее популярным и интуитивно понятным сервисом, подходящим для проектов в различных областях. Бесплатная версия ограничена по количеству доступных досок, но предоставляет возможность использования цветных меток, добавления вложений и комментариев. Важно отметить, что Trello принадлежит Atlassian, у которой также есть инструмент JIRA с более широким функционалом, но платным.
JIRA
JIRA предназначен преимущественно для сферы ИТ, технических команд и процессов вне системы Agile. Этот Kanban-сервис используется крупными компаниями с большими коллективами сотрудников. JIRA позволяет создавать проекты, отслеживать изменения, баги и интеграции с другими платформами.
Kanbanize
Канбан-сервис Kanbanize еще не так широко распространен в России из-за языкового барьера, но он поддерживает большинство инструментов в рамках методологии Kanban.
В заключение, Kanban помогает повысить эффективность работы команды за счет визуализации процессов и совместной работы. Эта методика не требует радикальных изменений в бизнес-процессах, но для ее внедрения необходимо пересмотреть приоритеты и уделить больше внимания управлению задачами.
