Bitrix24 для ивент-агентств: управление проектами и задачами

Организация нескольких мероприятий одновременно - это сложная задача, требующая множества усилий и координации. Ивент-агентства сталкиваются с огромным количеством задач, ответственных лиц и взаимодействия с подрядчиками. Управление всем этим может быть вызовом, но с появлением Bitrix24, ивент-агентства получают мощный инструмент для эффективного управления проектами и задачами.

Давайте рассмотрим, как Bitrix24 помогает ивент-агентствам справиться с этими сложностями и обеспечить эффективное управление проектами и задачами, чтобы достичь успеха в организации нескольких мероприятий одновременно.

Рассмотрим путь клиента от первичного обращения до повторных продаж.

Лид

Обращение(Лид) может быть:

• Целевое - тогда обращение конвертируется в потенциальную продажу (сделку)
• Нецелевое - закрываем обращение с указанием причины

Примеры статусов, редактируются по желанию

Путь клиента в CRM-воронке начинается с обработки лидов. После получения первичного обращения, ивент-агентство вводит информацию о потенциальном клиенте в систему Bitrix24. Затем происходит качественная обработка лидов, включающая анализ потребностей клиента, предоставление информации о предлагаемых услугах и установление контакта для дальнейшего взаимодействия.

После успешной обработки лидов, они могут быть конвертированы в сделки. Это происходит, когда клиент выражает заинтересованность в услугах ивент-агентства и готов сотрудничать. Информация о клиенте и его потребностях переносится в сделку, где можно отслеживать ее прогресс и взаимодействовать с клиентом для заключения сделки.

Лиды нам нужны, чтобы отсеять нецелевые обращения и работать только с потенциальными клиентами.

Сделка

Важно понимать, что сделка - потенциальная продажа и может быть завершена успешно или нет в любой момент.

У вас могут быть и другие этапы работ, все настраивается индивидуально.

Если клиенту не актуальны ваши услуги, менеджер завершает сделку с указанием причины

Причин может быть больше, устанавливаются по вашему желанию.

Сделки помогают нам ориентироваться в информации:

• сколько потенциальных клиентов у нас есть на текущий момент, сколько это может принести денег
• Сколько мероприятий уже в работе и кто ответственный за них

Обязательные поля

Они заполняются когда система обязывает их заполнить при перемещении сделки на этап.

Данные поля можно заменить с учетом ваших потребностей.

Обязательные поля нам нужны по следующим причинам:

• Сохранять важную информацию о сделке
• Использовать такую информацию для аналитики
• В сформированных документах отображается та информация, которую вы указываете в обязательных полях: реквизиты клиента, оказываемые услуги, дату мероприятия и т.д.
• Роботы используют заполненную информацию для отправки сообщений и уведомлений клиентам/партнерам/сотрудникам

Роботы

На каждом этапе установлены роботы:

• Ставят задачи ответственным сотрудникам
• Уведомляют, если сделка находится на стадии дольше положенного срока
• Оповещают руководителя, если со сделкой перестали работать
• Отправляют клиентам заготовленные сообщения в мессенджеры

Роботы помогают не забыть клиента и автоматизировать рутину.

Проекты и задачи

Когда клиент подписал договор и внес предоплату, менеджер двигает сделку на этап, где срабатывает ряд бизнес-процессов:

• Сделка переименовывается в тип мероприятия и дата проведения
• Создается проект, добавляются все участники проекта
• Создается общий чат со всеми участниками проекта внутри Битрикс24
• Робот выставляет несколько шаблонных задач руководителю проекта
• Создается отдельная папка в облаке, закрепленная под это мероприятие и сделку. В нее сотрудники будут подгружать необходимые документы.
• За 3 дня и за сутки до начала мероприятия все участники получают напоминание
• Все последующие задачи, касающиеся данного мероприятия будут фигурировать в созданном проекте

Проекты и задачи помогают отслеживать процесс подготовки мероприятия в реальном времени, вовремя реагировать на просроченные задачи и выдавать обратную связь сотрудникам. А отдельная папка под каждое мероприятие помогают сохранять порядок в бизнесе.

База контрагентов

Благодаря интеграции телефонии и мессенджеров, вся переписками между сотрудниками и партнерами остается в компании. В том числе, все контакты, которые пополняются ежедневно. Это помогает содержать свой бизнес в безопасности, а также ускоряет процесс работы с контрагентами для новых сотрудников.

Важно заносить всех контрагентов, с кем планируете или уже работаете.

Маркетинг

Подтолкните клиента на повторные продажи. Используйте шаблоны или создайте свои, чтобы делать рассылки на email или мессенджеры без страха блокировок.

Сегмент для рассылки выбираете в CRM, возможности безграничны!

Здесь мы выбираем шаблон для отправки

Шаблон редактируется на пользовательском уровне

А здесь мы выбираем получателей, например, всех из города Москва, или тех, кто обращался к нам в сентябре через сайт

Отправка происходит порционно в течение дня, до 1000 отправок в день. БЕСПЛАТНО!

Мобильное приложение

Бизнес в сфере ивента предполагает постоянное перемещение, поэтому всю работу можно выполнять не только с компьютера, но и телефона/планшета. Ваши сотрудники всегда на связи, все чаты в Битрикс24, задачи выполняются на ходу, ну , а вы контролируете процессы.

Видео с демонстрацией экрана

Мы записали подробное видео, где сделка проходит путь по воронке от первого обращения до повторных продаж. Взгляните сами ВИДЕО ПО ССЫЛКЕ

Вывод

CRM-система не является роскошью, сегодня - это необходимость для ведения конкурентного бизнеса. Хотите быть в лидерах - совершенствуйтесь и внедряйте Bitrix24 с нами!