Постепенный переход с бумажных документов на электронные происходит во всех сферах, и грузоперевозки не стали исключением. Правительство уже утвердило электронные форматы транспортной накладной, путевого листа и нескольких других бланков. Что ещё относится к электронным перевозочным документам и когда ГИС ЭПД станет обязательной? Ответим на эти и другие вопросы в нашем материале.
Общие вопросы
Что такое ЭПД?
ЭПД — это электронный перевозочный документ, файл в XML-формате. ЭПД используют при отправке груза от поставщика покупателю. Электронные перевозочные документы обладают такой же юридической силой, как и бумажные.
Какие документы относятся к ЭПД?
На данный момент правительство утвердило электронные форматы следующих документов:
- транспортная накладная;
- сопроводительная ведомость;
- заказ-наряд;
- путевой лист;
- договор фрахтования;
- заказ (заявка).
Что такое титул?
Титул — это раздел ЭПД, который нужно заполнять при завершении отдельного этапа грузоперевозок: например, когда началась или закончилась погрузка.
Зачем нужны электронные перевозочные документы?
ЭПД ввели для того, чтобы повысить прозрачность документооборота при перевозках и снизить расходы грузоотправителей, грузополучателей и перевозчиков.
Как происходит обмен ЭПД?
Все участники перевозки (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель) должны подключиться к оператору ГИС ЭПД и выпустить усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) для заверки документов. В общем виде обмен электронными перевозочными документами выглядит так:
- Участник создаёт документ в сервисе оператора ЭПД и подписывает титул.
- Оператор проверяет документ, передаёт его в базу ГИС ЭПД и отправляет другим участникам перевозки.
- ГИС ЭПД сравнивает данные из документа со сведениями, которые отправили в базу ГИС другие участники документооборота.
- Участники поочерёдно подписывают свои титулы в ЭПД.
Что такое ГИС ЭПД?
ГИС ЭПД — это государственная информационная система, созданная для проверки и учёта электронных перевозочных документов. Все участники обмена ЭПД должны подключиться к этой системе и отправлять в базу заполненные формы. Для этого компании заключают договор с оператором ЭПД, который самостоятельно передаёт ГИС ЭПД все необходимые данные.
Когда ЭПД будут обязательными?
Перевод транспортных документов в электронный формат — один из приоритетов Транспортной стратегии РФ. Сейчас компании могут использовать как электронные перевозочные документы, так и бумажные формы. Однако в 2024 году планируется введение «отраслевого императива»: для некоторых отраслей обмен ЭПД станет обязательным.
Кто может подписать ЭПД: юрлицо или физлицо?
Юрлица подписывают титулы с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Физлица могут использовать электронную подпись физического лица и бумажную или машиночитаемую доверенность (МЧД) от руководства компании.
Какие типы электронной подписи могут использовать участники перевозки?
Участники-организации подписывают все документы с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Водитель не обязан подписывать действующие форматы ЭПД (в частности, электронную транспортную накладную). При получении груза водитель может связаться с диспетчером, который подпишет документ УКЭП сотрудника от имени организации.
Как к ЭПД относятся государственные органы? У меня будут проблемы со сдачей отчётности?
Переход на электронный документооборот — это государственная инициатива, одобренная Министерством транспорта. Новый формат работы помогает инспекторам быстрее проверять перевозочные документы. С 2022 года сотрудники Госавтоинспекции могут просматривать документы в дороге в электронном виде. Налоговая также получает доступ к электронным формам через ГИС ЭПД и не запрашивает у компаний бумажные копии.
Как работать с партнёрами, которые не подключились к ГИС ЭПД?
Использовать электронные перевозочные документы можно, только если все участники логистической цепочки заключили договор с одним оператором ГИС ЭПД. Если у кого-то из ваших партнёров нет идентификатора ЭДО, при работе с ним придётся заполнять бумажные документы.
Какой документооборот дороже: бумажный или электронный?
Затраты на обычный документооборот — это не только покупка бумаги и картриджей для принтера. Компания несёт дополнительные расходы, когда распечатывает несколько экземпляров формы, исправляет ошибки в документах, восстанавливает бумаги при потере и хранит бланки в архиве. Переход на ЭПД поможет сэкономить и время сотрудников, и деньги.
Подключение к 1С-ЭПД
Зачем нужен сервис 1С-ЭПД?
1С-ЭПД — это продукт компании «Калуга Астрал», официального оператора ГИС ЭПД. Пользователи нашего сервиса могут создавать и подписывать электронные перевозочные документы и обмениваться ими с партнёрами. 1С-ЭПД автоматически передаст заполненные бланки в базу ГИС ЭПД и поможет соблюсти закон об электронном документообороте.
Как внедрить ЭПД в своей компании?
Если у вас типовая конфигурация 1С, в которую встроен модуль 1С-ЭПД, то вам потребуется просто подключить сервис. Настройки производятся в системе 1С-ЭДО.
- Откройте раздел «Администрирование». В подразделе «Настройки отправки» нажмите на ссылку «Обмен электронными документами». После перейдите в «Настройки ЭДО».
- Поставьте галочки рядом с нужными форматами документов.
Для нетиповых конфигураций 1С «Астрал» разработал продукт API ЭПД.
«Астрал» также внедряется в TMS- и WMS-системы. Расскажите нашему менеджеру, с какой системой вы работаете, и мы подскажем, сможете ли вы использовать ЭПД от оператора «Калуга Астрал».
Как подключить к 1С-ЭПД разные юрлица или ИП?
Если несколько организаций зарегистрированы на портале 1С под одним логином, они смогут подключить один тариф 1С-ЭПД на всех и расходовать трафик совместно. Если же у каждой компании своя учётная запись 1С, им придётся подключать 1С-ЭПД отдельно друг от друга.
Операторы ЭПД используют роуминг?
Пока что роуминга нет. Мы рекомендуем всем участникам перевозки подключиться к одному оператору. 1С-ЭПД подходит для документооборота с большим количеством контрагентов.
Что делать, если возник вопрос о работе сервиса 1С-ЭПД?
Участник перевозки может обратиться в техподдержку сервиса в любое время. Вы можете позвонить нам по номеру +7 (800) 333-93-13 или написать на электронную почту edo@1c.ru.
Работа в 1С-ЭПД
Как водителю показать электронные документы, если в дороге его остановил инспектор?
С 1 сентября 2022 года сотрудники Госавтоинспекции могут проверять документы в электронном виде. Водитель получит все бланки в формате QR-кода, который нужно предъявить инспектору. Сейчас QR-код можно сгенерировать в Telegram-боте. Если водитель не может предъявить QR-код, сотрудник ГИБДД свяжется с постом и сам запросит информацию из ГИС ЭПД по номеру автомобиля.
Может ли кладовщик грузоотправителя создать накладную и отправить её на подпись ответственному лицу?
Этот сценарий возможен. Кладовщик создаёт в системе документ «Электронная транспортная накладная» и записывает его. После этого ответственный сотрудник, который имеет доступ к электронной подписи, переходит в раздел «Текущие дела ЭДО», открывает папку «Создать» и нажимает на кнопку «Создать, подписать и отправить».
Как взаимодействовать с привлечёнными водителями?
Данные о водителе нужно внести в форму заполнения электронного документа. Общаться с сотрудником можно по мобильному телефону.
Как заполнять и подписывать ЭПД без интернета?
Для работы с 1С-ЭПД интернет необходим. Однако предъявить документы для проверки можно и без подключения к сети. Перед поездкой водителю нужно скачать на свой смартфон QR-код с зашифрованными данными. Автоинспектор сможет считать этот код и проверить документы.
Выбираете оператора для обмена электронными перевозочными документами? Попробуйте сервис 1С-ЭПД, встроенный в типовые решения фирмы «1С». Благодаря нашему решению вы сможете отправлять документы партнёрам и передавать данные в ГИС ЭПД прямо из «1С». А тем, кто хочет настроить обмен ЭПД в своей учётной системе, подойдёт наш продукт API ЭПД.
