Что если посмотреть на задачу как на идеальный конечный результат? Какой она должна быть, чтобы выполнить без усилий?
Статья не про SMART, не про глаголы совершенного вида, не важность и срочность. Всё очень просто и очевидно.
1. Понятная.
Это такой всеобъемлющий, всё объясняющий критерий. Вы понимаете, как её выполнять. Критерий "понятная" частично снимает вопрос о сложности. Понятная задача может быть сложной и может быть лёгкой, а не понятная всегда сложная. Возможно вы выполняли её раньше, возможно вам знакомы все элементы задачи. Короче, вы знаете что делать, сколько по времени и что получите в результате. Иногда даже не важна формулировка. Если я пишу в планировщике "Олег", это значит мне нужно запустить робот-пылесос и неважно, что для этого нужно убрать вещи с пола и растолкать мебель по местам.
В идеале понятная задача имеет рамки, визуализированный результат, чёткую формулировку, и понятный (знакомый) процесс выполнения.
Задачи принято делить на важные и срочные. Но лучше делить на понятные и непонятные.
Это один из самых важных инсайтов, который я поймал, когда читал книгу "Джедайские техники" Максима Дорофеева. Этим знанием я столкнул с мертвой точки десятки задач.
Однажды потерял карточку инструктажа. Задача "Найти карточку инструктажа" кочевала по страницам ежедневника две недели. Я давал задание сотрудникам найти карточку. Но пока я не разделил ее на понятные задачи она не сдвинулась. Я написал "посмотреть в комнате дежурного персонала", "посмотреть в тумбочке", "посмотреть в шкафу".
Задачу "записаться на МРТ" откладывал три дня пока не записал - "найти телефон МРТ". Задачу "купить колёса" переносил несколько недель, пока не написал "сфотографировать маркировку на старых колёсах".
У понятной задачи много плюсов:
Легче выполнить. "Ну, уж телефон то найти две минуты."
Не нужно включать мозг. Просто берёте и делаете.
Легче вписать в план. Вы знаете сколько она занимает и когда её лучше выполнять. "Так, в час совещание, значит до него как раз успеваю проверить инструкцию."
Легче делегировать и контролировать. Если она понятная не только для вас. "Найди мне телефон МРТ-центра и запиши на приём."
У неё понятные последствия. Вы точно знаете что будет, если не выполнить.
Как сделать задачу понятной? Я писал в статье "Упростите задачу, сделайте её понятной".
А вот что пишет о формулировке задачи Максим Дорофеев в книге "Джедайские техники"
1 . Формулировка задачи должна звучать как ответ на вопрос «что нужно сделать?».
2 . Формулировка должна начинаться с глагола в неопределенной форме.
3 . Задачу можно выполнить, по минимуму используя мышление (в идеале формулировка должна вызывать внутренний возглас: «Да это уже проще сделать, чем записать!»).
4 . Задача должна представлять собой первоочередное действие по достижению конечной.
Также иногда я добавляю критерий «задачу можно выполнить максимум за полчаса» . Очень часто неспособность выполнить задачу за небольшой обозримый кусок времени (20-30 минут) свидетельствует не столько о трудоемкости задачи, сколько о слабом понимании того, что конкретно надо сделать .
2. Не пугающая
Задача может быть понятной и даже простой, но всё равно останавливать. Она может быть некомфортной, например, вам нужно позвонить неприятному человеку. Она может быть, продолжительной по времени, например, перемыть гору посуды. Она может требовать концентрации усилий или непрерывности процесса, например, решить тест не прерываясь. И в данном случае пугает не то, что нельзя прерваться, а то, что могут прервать.
"Не пугающая" критерий очень относительный. Одного человека звонок или гора посуды не остановит, другой будет откладывать и переносить до последнего.
Почему легко выполнять задачи, которые не пугают?
Если задача не вызывает дискомфорт, то вы с лёгкостью к ней приступите, потому что она не требует силы воли и соответственно её не расходует. А вот, два-три неприятных звонка утром оставят вас без сил до конца дня.
Если задача не продолжительная по времени, то на вас не давит время и другие задачи. "Если начну этот большой отчёт то остальные 33 задачи из списка не сделаю." Плюс вас не успеют отвлечь.
Если задача не требует концентрации, то вы не боитесь, что вас отвлекут.
Вы прекрасно знаете большинство способов выполнить или не выполнять пугающую задачу:
Разделите на части. "Метод слона" и "метод швейцарского сыра" уже набили оскомину, но они работали, работают и будут работать. Чем быстрее время и чем больше отвлекающих факторов, тем на меньшие части нужно дробить задачи.
Защищайте время. Закройте дверь, отключите телефон, освободите расписание.
Найдите другой способ выполнить. Например, делегируйте. Пусть неприятные задачи выполняет тот, кто их не боится.
3. Есть последствия
Если мы не выполним задачу и не будет никаких последствий, то зачем её выполнять? Даже, если она понятная и не страшная.
Когда мы видим задачу, наш бортовой компьютер просчитывает множество вариантов. Он сравнивает каждую задачу, каждый вариант поведения и выбирает оптимальный, по его мнению, для данной ситуации. У каждого варианта есть несколько критериев: сколько ресурсов мы потратим, чтобы выполнить то, что нужно и что мы получим в качестве награды, а также, какое наказание нас ждёт, если не выполним задачу. Как вы понимаете, в этом анализе выиграет та задача, на которую нужно меньше усилий, у которой меньше рисков, но которая принесёт больше дивидендов.
Например, вам предстоит описать какой-то процесс. Мозг оценит сколько нужно времени и сил (2 часа минимум не отвлекаясь на перерывы), что сделает начальник, если процесс не будет описан (наорёт, лишит премии), и что получите если сделаете (гордость, премию по итогам месяца). Другой вариант поведения - пойти к кофейному автомату и рассказать свежий анекдот: усилий меньше плюс кофеин и глюкоза, если не пойдём к автомату, то анекдот будет просится наружу и мешать работать, если пойдём получим положительные эмоции, гордость и социальные баллы, люлей от начальника. И ещё десяток, а может сотню, а может тысячу вариантов. А потом мозг толкает одного к кофейному автомату, другого удерживает и заставляет описывать процесс, третьего науськивает открыть соцсети.
Мы не можем точно знать какой вариант действий выберет мозг, но можем усилить последствия некоторых задач, чтобы выбор был для нас максимально выгодным. Зачем и для кого это "для нас"? Для нас, как для личности, а не для организма. Для того чтобы
Выполнять всё вовремя. Не тянуть до дедлайна. Не выполнять второпях. Создавать положительное впечатление и строить репутацию.
Выполнять всё качественно. Не переделывать, не портить отношения с коллегами, клиентами, руководством.
В итоге двигаться к своим целям в хорошем темпе.
Если задача появилась в списке, то выполнить её вероятно нужно, даже если выполнять не хочется. Поэтому стоит поискать весомые последствия.
Лучше всего выполнять задачи нас толкают страх и желание. Поэтому мы выполняем важные (желание) и срочные (страх). Если задача не важная (нет ништяков или мы их не видим) мы ждём пока она станет срочная (появится страх). Значит, чтобы задача заимела вес, сделайте следующее:
Обрисуйте себе последствия. Подумайте или вспомните, как результат повлияет на вашу репутацию, близких, ваши цели.
Добавьте желание. Свяжите задачу с долгосрочными целями или добавьте краткосрочные награды.
Добавьте страх. Нарисуйте страшную картину развития будущего или просто пригрозите себе лишением десерта.
4. Единственная
Если бы у вас в плане была понятная, не пугающая задача, не выполнив которую, вы бы имели последствия, то с какой вероятностью вы бы еë выполнили? Полагаю, что с очень высокой, если вы не злостный прокрастинатор.
"Единственность" задачи больше характеристика окружения, чем самой задачи, но мы можем обеспечить эту характеристику.
Единственная задача - редкость в современной жизни. Но ней нужно стремиться.
Она не конкурирует с другими за ресурсы.
От неё не сбежать в другие. Можно сбежать только в безделье.
Даже без последствий еë можно выполнить, просто от скуки.
Еë нетрудно сделать понятной, разбить на части.
Если задачу пугающая еë не боишься, она же одна.
Самый простой способ сделать задачу единственной, ничего кроме неё не планировать на день. Но мы прекрасно понимаем, что это невозможно. Поэтому попробуйте другие хитрости:
Отделите задачу от прочих во времени или в пространстве. Одна встреча до обеда, один звонок в час, или одно дело дома, в кафе, в офисе.
Выделите визуально. Большими жирными буквами, цветом, маркером.
Сделайте её единственной на время. Пока не выполните, больше ничего не пишите в ежедневник.
Сделайте её самой-самой. Самой важной, самой желанной или самой лёгкой. Выпишите все последствия, составьте подробнейший план.
Вспомним все четыре критерия. Чтобы задачу легко выполнить она должна быть:
Понятной
Единственной.
Не пугающей
С последствиями
Получился акроним, но какой-то не запоминаемый и не родной. Предлагаю вам поиграть словами и придумать акроним более подходящий и запоминаемый. Можно аналогию. Например, задача должна быть понятной, единственной, не пугающей, с последствиями, как зубная щётка.
