Неожиданная тема, но наши постоянные Читатели знают, что мы регулярно высказываемся за чистоту и порядок в CRM.
Предлагаем разобрать ещё одну важную тему из этой области.
------------------------------------------------------------------------------ Компания "Сервис | Контроль"
Планируете внедрять CRM? Нужно составить техническое задание? Обучить персонал и разработать регламент? Обращайтесь к нам! Более 10-ти лет опыта!
Переходите к нам на сайт, оставляйте заявку на консультацию!
------------------------------------------------------------------------------
Что архивировать?
Направления, которые уже закрыты
Тут всё просто: у Вас могут быть разные эксперименты, новые рынки, какие-то объекты, которые уже построены и проданы.
Какой смысл держать эти карточки на протяжении многих лет? Ведь всё это ложится повышенной нагрузкой на систему!
Карточки, возраст которых более 5-ти лет
Есть компании, которые собирают в воронки всё подряд, причём - никак потом не уделяя внимания тому, какие карточки там есть. Статистика-то рушится!
Ну сами подумайте - есть ли там какая-то вероятность сделки? Вот такой огромный срок давности! Или планируете его "прогреть"?
Мы сейчас говорим про те карточки, которые еще находятся на активных стадиях воронки продаж!
Забракованные карточки, возраст которых более 5-ти лет
Ровно такая же история касается тех карточек, которые уже не имеют никакого прикладного значения с точки зрения продаж.
Категорий для забраковки много, можно "поиграть" с тем, что можно успешно архивировать.
Важный момент!
При работе с нашими Клиентами мы практикуем регулярный бэкап вообще всей базы CRM (включая забракованные и закрытые). Просто так, на всякий случай.
Ведь его всегда можно восстановить, перенести оперативно в новую систему.
Риски, если ничего не будете делать
Облачная версия CRM начнёт тормозить
Надо понимать - чем больше элементов в системе (не только карточек, но и задач, страниц сотрудников и файлов на облачном диске), тем выше нагрузка. Могут начинаться тормоза, причём - всегда. Попытки отредактировать карточку, найти какую-то информацию, выгрузить отчёт... Со временем это вызовет дискомфорт.
Регулярные проверки прав доступа
Чем дольше хранится информация, тем сложнее потом управлять тем, какие сотрудники могут иметь туда доступ. Что будет, если Клиент повторно обратится...
Это дополнительная нагрузка, нужна ли она Вам?
Нарушение статистики
Мы об этом выше писали - такой огромный архив может существенно порушить работу встроенных аналитических документов.
Да, можно отфильтровать, постараться точечно сегментировать, но мы ратуем за то, чтобы встроенные инструменты были доступны в несколько кликов.
Итог
Напоминаем, что на этом канале мы пропагандируем эффективное использование CRM. Чтобы и воронка продаж, пользовательские поля, аналитика, инструменты автоматизации - всё работало на благо бизнеса!
Своевременное архивирование - одно из обязательных действий.