Мы с вами ранее рассмотрели инструменты автоматизации бизнес-процессов управления >> https://dzen.ru/a/ZPHgEr6E2XPkF0mV?share_to=link. В этой статье мы рассмотрим вопрос автоматизации материальной мотивации.
В чем проблема простых таблиц
Чаще всего наши клиенты хотят автоматизировать материальную мотивацию по нескольким причинам, среди основных — сложный расчёт в Excel и ошибки.
Сложный расчет в таблицах, типа Excel. На эти расчеты тратится очень много времени и усилий.
Непрозрачный процесс. Раз за разом возникают вопросы, почему в итоге получилась та или иная сумма.
Ошибки при расчетах. Мы ни раз сталкивались с тем, что при переносе расчетов мотивации в 1С выяснялось, что формулы расчета в Excel были неправильными. И из месяца в месяц сотруднику неверно рассчитывалась премия или бонус.
Материальная мотивация необходима, чтобы направить сотрудников на достижение результатов бизнеса. Это денежное стимулирование, которое должно быть связано с показателями бизнес-процессов компании, иначе это просто замаскированный оклад.
Как автоматизировать расчет материальной мотивации с 1С
Давайте посмотрим на возможности программы 1С для настройки и использования функционала автоматизации материальной мотивации сотрудников. Я покажу, какие шаги необходимо сделать.
Шаг 1. Создание моделей материальной мотивации в программе 1С. Одним из самых важных механизмов этой системы — это настройка формул и автоматического сбора данных плана и факта по показателям KPI из любых источников внутри программы 1С.
Все модели материальной мотивации всегда утверждает вышестоящий руководитель или сотрудник HR службы, чтобы исключить возможность внесения «не согласованных изменений». При этом можно временно или постоянно делегировать полномочия управления моделями материальной мотивации.
Так же поддерживаются различные методики настройки моделей материальной мотивации: у показателей можно установить вес, объединять в группы или создать бальную систему расчета от полученного общего результата работы команды.
Шаг 2. Планирование показателей на предстоящий период. Когда модель материальной мотивации настроена в программе 1С, мы можем приступить к следующему регулярному процессу – создается документ «Расчет эффективности сотрудника». На данном этапе в документе устанавливаются и согласуются планы на предстоящий период по всем показателям, за которые отвечает специалист.
Процесс создания документов «Расчет эффективности сотрудника» можно выполнять вручную, а можно в пакетном автоматическом режиме на все подразделения. Такого Excel точно не может! Работа в документе и доступ к документу всегда имеют только сотрудник и его руководитель, а также тот кому делегированы права на управления расчетом.
Шаг 3. Подведение итогов и анализ результатов. Когда закончился отчетный период, заполняются уже реально достигнутые показатели. При этом итоговые показатели могут заполняться как вручную, так и автоматически собирая данные из 1С или других систем. На этом этапе сотрудник и его руководитель могут проанализировать итоговый результат в карточке документа.
В нем отлично видно каким образом формируется премия или бонус. За установку данных в ячейках «план» и «факт» отвечает и контролирует программа, поэтому поставить не туда не ту цифру не получится. К тому же руководитель (или специалист HR) всегда сможет увидеть, насколько корректно заполнен документ и в случае необходимости, обладая правами, внести изменения.
Когда все утверждено то сотрудник и его руководитель могут проанализировать итоговый результат в карточке документа, в котором видно из чего и как складывается оплата труда сотрудника
Если в программе 1С присутствует модуль расчета зарплаты и кадрового учета, то назову еще ряд преимуществ:
Во-первых, нет необходимости дублировать данные о сотрудниках и их кадровых состояниях (прием, перемещение, увольнение) - они берутся из этих подсистем
Во-вторых, данные полученные в утвержденном документе «Расчет эффективности» автоматически попадают в зарплатный модуль для итогового расчета оплаты труда сотрудника в виде суммы и процента для премии.
Таким образом сокращается время на ввод и дублирование данных и устраняется возможность совершить ошибки при ручном вводе значений показателей или переносе в зарплатную программу.
В каких программах 1С можно настроить управление материальной мотивацией:
⦁ 1С:ERP Управление предприятием
⦁ 1С:Комплексная автоматизация
⦁ 1С:Управление торговлей
⦁ 1С:Зарплата и управление персоналом
⦁ Управление бизнесом: цели, мотивация, KPI
Как мы автоматизировали расчеты материальной мотивации
Рассмотрим на реальном примере, полученным от нашего клиента.
Запрос. Клиент обратился к нам с запросом о возможности перенести и автоматизировать их достаточно сложные и, я бы добавил запутанные, расчеты из Excel в 1С.
Сложность. Клиент имеет не только большое количество схем материальной мотивации, но и не меньшее количество показателей в них. Ежемесячный расчет растягивался минимум на 1-2 недели, и часто из-за человеческого фактора допускались ошибки. Были вопросы о прозрачности материальной мотивации, так как сам клиент на этапе обследования неоднократно путался в формулах, хотя сам их разрабатывал.
Процесс. На этом этапе нужно перенести существующие алгоритмы из Excel в программу 1С. Данная операция выполняется не сложнее, чем создание такой модели в Excel с оформлением внешнего вида и настройкой формул.
В нашей практике в программу 1С мы смогли перенести все предоставленные нашими клиентами схемы материальной мотивации. Таких схем на нашей практике мы встретили более 100 разновидностей и в большинстве случаев они не были похожи друг на друга и каждая схема имела свои особенности расчета.
Какие результаты получили наши клиенты от автоматизации материальной мотивации:
⦁ В 3 раза сократилось время на сбор данных план-факт и передача итоговых данных в расчетных отдел
⦁ На 10%-30 % выросло достижение результата по показателям
⦁ Клиенты отмечают исключение влияния человеческого фактора после перехода с таблиц Excel и повышение прозрачности расчета
⦁ Со стороны руководства отмечено повышения вовлеченности в организацию труда и достижения целей
⦁ Со стороны сотрудников отмечена доступность и прозрачность расчета премии и бонусов, что позитивно повлияло на повышенную заинтересованность и вовлеченность в достижение целей
Более подробно я рассказываю о том, как подготовится к автоматизации материальной мотивации в своей статье, с которой вы можете ознакомиться в нашем блоге.
Источники для изучения технологии процессного управления
⦁ Книга – Ключевые показатели эффективности. 75 показателей, которые должен знать каждый менеджер
Прочитав книгу, вы узнаете о 75 важных для бизнеса показателей эффективности, а также поймете, что такое ключевые показатели эффективности, и как каждый из них правильно использовать. Книга поможет вам начать понимать и оценивать наиболее важные стороны вашего бизнеса.
⦁ Книга – Система вознаграждения. Как разработать цели и KPI
В книге разбираются основные важные принципы и последовательные шаги от определения целей и стратегии компании до разработки эффективной системы мотивации и оплаты труда. Все рекомендации при этом подкреплены примерами из российской практики, которые вы сможете интерпретировать на свой бизнес.
