Рабочий день современного сотрудника переполнен множеством отвлекающих факторов, которые могут негативно влиять на продуктивность. Об этом говорят сами подчиненные в многочисленных опросах. И речь не о естественных паузах, человек – не механизм, иногда мозгу нужен отдых.
Мы говорим о злоупотреблении отвлечениями, которые способны в конечном итоге привести даже к перегрузке: прокрастинирующие специалисты стараются выполнять все задачи в ограниченное время и в последний момент. Как результат – подчиненные либо недорабатывают, либо перерабатывают.
Рассмотрим ТОП-3 отвлекающие факторов, они же – причины, по которым сотрудники страдают от переработок, а также способы решения проблем (если это действительно проблема для руководителя).
Интернет и социальные сети
Сотрудники способны попадать в «ловушку» бесконечного просмотра новостей (инфоповодов нынче предостаточно), видеороликов и мемов. В результате, время, которое должно быть потрачено на выполнение задач, тратится на бесполезное серфинг.
Причины:
- желание отвлечься и отдохнуть от задач;
- зависимость от социальных сетей;
- недостаток сознательности и саморегуляции.
Решение:
- применять программные решение, фиксирующие используемые в работе ресурсы, а конкретно ненужные сайты;
- регулярно проводить мозговые штурмы и встречи, чтобы сотрудники чувствовали себя более вовлеченными и менее склонными к отвлечениям.
Чрезмерное общение с коллегами и частые коммуникации
Работа в команде может быть одновременно источником и вдохновения, и отвлечения. Всегда есть много информации, которой хочется поделиться, различных запросов от коллег, которые могут отвлекать от выполнения задач.
Причины:
- спешка и срочность;
- необходимость постоянно обсуждать проблемы и находить решения исключительно совместно;
- большое количество встреч и переговоров.
Решения:
- установить ясные цели и для каждой команды и проекта, чтобы сотрудники понимали и могли расставить приоритеты;
- вести расписание встреч и переговоров, чтобы уменьшить потребность в постоянных отвлечениях от рабочего процесса;
- обучить сотрудников навыкам эффективной коммуникации.
Монотонная работа
Если задачи, которые выполняет сотрудник, слишком однотипны, непривлекательны, выполняются достаточно долгое время – это может привести к потере интереса и отвлечениям на другие дела. Подчиненные могут начать думать о более интересных проектах, листать все те же новости, вести переписку и т.д.
Причины:
- потеря мотивации и интереса к работе;
- отсутствие возможностей для творчества и проявления своих навыков.
Решения:
- предоставлять сотрудникам творческую свободу (в зависимости от рода деятельности) и возможность инициативы;
- расставлять цели, делиться ожиданиями относительно каждого проекта;
- проводить встречи для обсуждения работы и вовлечения подчиненных в рабочие процессы.
Для повышения производительности и исключения возникновения проблем переработок необходимо определить отвлекающие факторы и разработать соответствующие стратегии. Мониторинг рабочего времени сотрудников, фильтрация использования ресурсов (именно отвлекающих, а не необходимых в работе), управление коммуникациями и грамотное распределение нагрузки и задач – ключ к повышению эффективности команды.
Стоит признать, многие методы контроля, используемые некоторыми руководителями устарели. Более эффективно будет использовать современные технологии: они надежнее, человеческий фактор сокращен до минимума, и не требуется больших финансовых затрат на внедрение программных инструментов.
Сюда можно отнести нашу автоматизированную систему CrocoTime. К основным преимуществам программы мониторинга относятся:
- возможность регламентирования рабочего дня подчиненных, видение того, на что он отвлекается, как часто;
- анализ загруженности специалистов (человек может не отрываться от монитора из-за большого количества задач – это тоже ненормально и грозит выгоранием);
- фиксирование используемых сотрудниками интернет-ресурсов с разделением на полезные в работе и отвлекающие.
Ценность CrocoTime в том, что программа акцентирует внимание руководителя не только на частых перерывах, отвлечениях, но и переработках сотрудников, их отношению к выполнению трудовых обязанностей.