Разобрали частые вопросы об управлении командой, которая всегда работает удаленно: как отбирать и оформлять кандидатов без личной встречи, а также как контролировать их эффективность.
Как выбрать сотрудника без личной встречи
Рекомендуем придерживаться трех правил:
- давать тестовое задание;
- просить написать сопроводительное письмо;
- созваниваться по видеосвязи.
Расскажем о каждом пункте чуть подробнее.
Тестовое задание. Обычно его составляют по мотивам реальных рабочих задач, чтобы проверить квалификацию кандидата. Например, редактора можно попросить составить план статьи, а маркетолога — рассказать, как бы он продвигал новый продукт.
Тестовое помогает оценить и личные качества кандидата: способен ли он задавать вопросы, если что-то непонятно, внимательно ли разобрался в задаче. Например, если в тестовом написано, что отправить работу нужно на почту, а человек все равно присылает в мессенджер — это показывает неспособность кандидата следовать инструкциям.
Сопроводительное письмо. Это небольшой рассказ кандидата о себе, его опыте работы, мотивации. На что обращать внимание в письме:
- пишет ли кандидат только про себя или про задачи;
- приводит ли примеры и цифры, когда говорит о результатах, или рассказывает абстрактно;
- пишет искренне или использует шаблонные фразы;
- как формулирует мысли.
Сопроводительное письмо поможет отсеять кандидатов, которые хорошо выполнили тестовое, но не подходят по опыту или ценностям.
Созваниваться по видеосвязи. Так вы составите более полное представление о человеке: как он выглядит, какие эмоции проявляет, не отвлекается ли на телефон.
Также включенная камера поможет и кандидату оценить, комфортно ли ему с вами общаться. Лучше пусть он поймет сейчас, что ему некомфортно, чем спустя месяц работы.
Как оформлять удаленных сотрудников
Есть два способа: трудовой договор и договор ГПХ. Подробно о том, чем они отличаются, разобрали в статье, а здесь собрали ключевые моменты.
Трудовой договор заключают со штатным специалистом. В нем важно прописать:
- место работы. Рабочее место сотрудника указывать не нужно, пишите адрес регистрации компании или ИП;
- условие о выполнении работы дистанционно;
- режим рабочего времени — например, с 10:00 до 19:00 мск. Можно сдвинуть время с учетом часового пояса сотрудника. Если ничего не указать, сотрудник сможет работать, когда хочет.
Подписать трудовой договор сотрудник сможет с помощью электронной подписи.
Помимо трудового договора юристы советуют составить локальный нормативный акт и зафиксировать нюансы работы с дистанционными сотрудниками. Так вам не придется прописывать их в договоре с каждым специалистам.
Какие пункты включить в акт:
- как будете обмениваться документами — по ЭДО или бумажными по почте;
- как будете общаться — например, в корпоративной почте и мессенджерах. Также можно зафиксировать, как быстро сотрудник должен отвечать, допустим, в течение двух часов. В нерабочее время отвечать не должен;
- дополнительные основания для увольнения — с удаленным сотрудником можно расстаться, если он не отвечает больше двух дней подряд без уважительной причины или переехал в местность без связи либо в другом часовом поясе, из-за чего с ним невозможно оперативно взаимодействовать.
Работодатель на свое усмотрение может включить в локальный нормативный акт и другие правила.
Договор ГПХ заключают с исполнителями, которые работают с вами время от времени. Например, дизайнер делает пару иллюстраций в месяц. Специальные пункты об удаленной работе в договор ГПХ добавлять не нужно.
Как помочь новичку влиться в команду
Когда вся команда работает онлайн, нельзя пригласить новичка на экскурсию по офису или на обед. Но есть три рекомендации, которые помогут ему влиться в коллектив:
- Выделить человека, который поможет адаптироваться: расскажет про корпоративную культуру, заведет все учетные записи, познакомит с коллегами. Если компания небольшая, это может сделать сам основатель.
- Подготовить инструкции. Опишите, как выполнять задачи и к кому обращаться по разным вопросам. Это поможет новичку сориентироваться в первое время.
- Регулярно разговаривать с новыми сотрудниками лично. Инструкции не закроют все вопросы, поэтому руководителю стоит в первые месяцы проводить ежедневные установочные созвоны хотя бы на пятнадцать минут. Даже если в какой-то день вопросов нет, можно просто спросить, как дела. Это поможет сформировать доверительные отношения.
Как помочь удаленным сотрудникам работать эффективно
На удаленке больше отвлекающих факторов чем в офисе, например дети и домашние животные, члены команды могут работать в разных часовых поясах — все это снижает продуктивность. Есть несколько советов, которые помогут команде сохранить эффективность в таких условиях.
Придерживаться общих правил работы. Например, не писать в нерабочее время, предупреждать об отпуске минимум за месяц.
Подобрать подходящие инструменты. Наладить эффективную работу помогут доски вроде Kaiten или Miro, корпоративная почта и мессенджер.
Использовать методики управления проектами. Они повышают эффективность. Популярные — Scrum, Kanban, Agile, Smart, OKR.
Ставить реальные бизнес-цели. Когда руководитель определил цели на год и понимает, какие задачи надо закрыть в каждом месяце, проще держать работу под контролем.
Следить за тем, чтобы сотрудники не выгорали. На удаленке бывает сложно разграничить работу и личную жизнь, из-за этого нагрузка на команду может быть чрезмерно высокой. Чтобы следить за режимом труда и предотвратить выгорание, стоит раз в неделю созваниваться с каждым сотрудником один на один.
Предлагать сдельную оплату. Некоторым помогает быстрее работать, если они получают зарплату только за закрытые задачи. Так больше мотивации перестать отвлекаться.
Помочь с местом для работы. Сложно работать, если дома мешают члены семьи и нет возможности уйти в отдельную комнату. В таких условиях у многих падает продуктивность. Компания может помочь сотруднику, например арендовать коворкинг или прислать наушники с шумоподавлением.
Выработать правила к часовым поясам. Если сотрудники в команде должны часто общаться, но у них большая разница во времени, будет сложно найти время для общих созвонов и оперативно решать задачи. В таком случае лучше нанимать людей из близких часовых поясов.
Больше полезных материалов для предпринимателей — в Бизнес-секретах.