Расширение компании и приток новых кадров зачастую создают для руководства сложности регулирования внутренней коммуникации в коллективе. Накапливаются упущенные сроки проектов, незавершенные задачи, что приводит к потерям доходов. Рассказываем о причинах, по которым сотрудники закрывают глаза на задачи от своего руководства и предлагаем эффективные решения этой проблемы.
Почему сотрудник может упустить задачу
Зачастую сотрудники не выполняют важные задачи в срок не потому, что они просто ленивые или безответственные. В большинстве случаев это происходит, так как задача либо не дошла до сотрудника, либо у вас не настроена система приоритизации дел, либо задачей занимается неподходящий специалист. Рассказываю подробнее:
- Проблемы коммуникации: В современном мире информационных технологий очень легко утонуть в потоке уведомлений, писем и сообщений. Некоторые задачи могут быть утеряны или уйти в сторону из-за перегрузки информацией, особенно если у вас нет эффективной системы учета и управления заданиями.
- Отсутствие системы приоритизации: Неважно, сколько у вас задач, если не понятно, с какой из них начать. Система приоритизации помогает команде понимать, какие задачи наиболее важны и требуют немедленного внимания. Без такой системы сотрудники могут распределять свои усилия неправильно, тратя время на второстепенные задачи.
- Неверное делегирование: Назначение задачи специалисту, который не имеет нужной квалификации или ресурсов для ее выполнения, может стать причиной задержек. Правильное делегирование требует понимания сильных и слабых сторон каждого сотрудника, а также доступности необходимых ресурсов.
Выход: вам как руководителю необходимо настроить систему распределения задач, которая упростит уведомление сотрудника о новой задаче, её приоритизацию и выбор нужного специалиста.
Какие системы распределения задач существуют
Малый бизнес часто пользуются электронной почтой и мессенджерами для внутренней коммуникации, однако с увеличением штата это может стать проблемой. Со временем сообщения будут накапливаться, а почта переполняться.
Рациональный шаг для руководства в такой ситуации — это внедрение более удобных инструментов, которые соберут заявки сотрудников в одном месте. Например, это могут быть таблицы в Excel, google-формы, отдельные чаты в мессенджерах для заявок и Service desk. Рассказываю подробнее про каждый из них:
Таблицы в Excel. Это простой и удобный инструмент для создания и редактирования таблиц. Из минусов — он имеет ограниченные возможности для общения между сотрудниками и может быть неудобен при работе с большим объемом данных.
Отдельный чат в мессенджере для заявок. Это быстрый способ общения между коллегами, но при его использовании существует риск потерять сообщение среди множества других сообщений в чате.
Service desk. Эта система позволяет отслеживать статус заявок и анализировать эффективность работы команды. Однако для внедрения service desk требуется специальное программное обеспечение и обучение работников.
Подготовка к внедрению service desk включает определение требований к системе и выбор подходящего программного обеспечения. После этого рекомендуется обучить сотрудников работе с системой и настроить ее под нужды вашей компании. Такими действиями можно обеспечить эффективное управление заявками и избежать их потери.
На что стоит обращать внимание при выборе системы учёта запросов сотрудников
Среди десятков параметров систем автоматизации легко потеряться. Рассказываем, на какие из них стоит обратить внимание:
- Разделение задач по зонам ответственности
Чтобы эффективнее обрабатывать заявки сотрудников, необходимо четко разграничивать ответственность и определять алгоритмы действий. Это упрощает весь процесс и убирает лишние действия. Четкое разделение ответственности и использование систем автоматизации — это ключевой фактор для эффективной обработки внутренних запросов в компании. - Возможность устанавливать дедлайны
Система автоматизации устанавливает дедлайн для каждой заявки в соответствии с внутренними правилами компании. Это помогает исполнителям распределять свою нагрузку и уверенно выполнять задания в срок, а сотрудникам не беспокоиться о сроках решения их проблем. - Готовый перечень услуг отделов компании
Желательно внедрить стандартный перечень услуг для различных отделов компании. Например, это могут быть: заявление на отпуск, больничный лист, справка 2-НДФЛ или зарплатная выписка. Это помогает сотрудникам быстрее ориентироваться и более эффективно подавать заявки. Каталог услуг можно изменять и дополнять новыми, чтобы удовлетворить потребности сотрудников и компании.
Вывод
При росте организации и увеличении числа сотрудников, руководители сталкиваются с вызовами управления внутренними коммуникациями, даже когда речь идет о мелких задачах, таких как починка дверной ручки или оформление гостевого пропуска. Несмотря на то, что эти мелочи могут показаться незначительными, они способны оказать серьезное воздействие на продуктивность всего офиса.
Важно понимать, что сотрудники не всегда упускают задачи из-за лености или нерадивости. Чаще всего это происходит из-за недостаточно эффективных систем коммуникации и управления задачами. Проблемы могут включать в себя перегрузку информацией, отсутствие системы приоритизации, неправильное делегирование задач, что приводит к неверному распределению усилий и ресурсов.
Для решения этих проблем необходимо установить систему распределения задач, которая упростит процессы уведомления сотрудников о новых задачах, их приоритизацию и выбор подходящего специалиста. В контексте этой задачи, существует несколько способов подхода к системам распределения задач.
Малые компании могут начать с простых методов, таких как электронная почта и мессенджеры. Однако с увеличением штата сотрудников, это может стать непрактичным. В этом случае, более удобные инструменты становятся необходимостью. Примерами могут быть использование таблиц в Excel, создание отдельных чатов в мессенджерах для заявок, а также внедрение системы Service Desk. Каждый из этих инструментов имеет свои преимущества и ограничения, и выбор зависит от конкретных задач компании.