Возможности Битрикс24: как правильно ставить задачи, чтобы они были выполнены

30 сентября 202330 сен 2023

3 мин

Оглавление

Создание задачи
Возможности
Поиск задач

Любой бизнес сопряжен с постановкой всевозможных задач. Примеров здесь множество. У нас в компании «ДАЛИ керамика» они следующие: составить заявку для поставщика, сделать презентацию для новой коллекции плитки, выписать накладную для клиента, подготовить документацию для таможни и т.д. Задач так много, они могут возникать каждый день по ходу работы. Как ничего не пропустить?

Поможет все тот же Битрикс24. В нем можно отображать каждую задачу, указывать сроки реализации, ставить микрозадачи для решения более масштабных и др.

Преимущества платформы очевидны:

я, как руководитель, могу даже на расстоянии контролировать работу сотрудников, ставить новые задачи «от шефа»;
исполнители видят поставленные задачи, имеют конкретный план перед глазами и работают эффективнее.

Создание задачи

Если задача поставлена, её нужно решать. А если задача сложная, можно решать её в несколько этапов, делить на более мелкие подзадачи. Это упрощает работу сотрудников, а самое главное — позволяет решать непростые задачи более эффективно.

Возможности

В зависимости от потребностей, вы можете выбирать вспомогательные функции в разделе «Дополнительно». Я частенько выбираю, например, напоминания, создание подзадач, теги и чек-листы. Очень помогает в работе.

Поиск задач

Бывает, что нужно найти определенную задачу. Как это сделать быстро? Я пользуюсь для этого фильтром.

Как можно делить задачи с его помощью?

По критериям:

статус;
роль;
ответственность;
важность идр.

Если вам нужны дополнительные фильтры, задайте их самостоятельно, нажав на «Добавить поле».

Работа с задачами

Этапы работы над любой задачей зависят от того, какую роль вы выполняете.

Примеры:

Постановщик — ставит, проверяет результат, вносит замечания, указывает на необходимость дополнительных работ или исправлений, оценивает качество;
Ответственный за исполнение — изучает задачу, ставит напоминания и указывает статус выполнения;
Соисполнители (наблюдатели) — вносят свою лепту в выполнение поставленной задачи, вносят нужные корректировки по ходу работы.

Отображение задач

Платформа предлагает на выбор несколько вариантов для отображения задач. Вы можете выбирать тот, что наиболее подходит для конкретной цели.

Виды отображения задач:

Список — задачи представлены в упорядоченном списке, где отображаются последние изменения и понятно, с чем следует работать;
Сроки — отображают время, которое отведено для решения каждой задачи и дедлайн; вы всегда видите, какие задачи требуют незамедлительного решения; это позволяет эффективно распределять рабочее время;
Мой план — здесь можно объединять и сортировать задачи по собственным заданным критериям (важности, принадлежности к конкретному проекту, срокам исполнения и т.д.);
Календарь — отображение задач в соответствии с днями календаря;
Диаграмма Ганта — отображение взаимосвязанных задач в виде календарной сетки; отдельная задача представлена в виде блока с обозначением дат начала и конца работы.

Задачи в CRM

С задачами можно работать внутри CRM. Чтобы отследить статус задачи, не нужно переходить в лид или карточку сделки. Он отображается в канбане (на доске для отслеживания задач). Причем вы будете видеть каждый шаг по решению задачи в таймлайне карточки.

Доступ к задачам

Вам доступны следующие функции:

ограничение сотрудников в правах на доступ к задачам;
настройка индивидуального доступа к задачам (шаблонам);
предоставление прав отдельным сотрудникам (группе) на конкретные операции с задачами.