Компания заказчика оказывает комплексные услуги по предоставлению и обслуживанию санитарных систем. Клиентами компании являются как организации, так и частные лица. На сегодняшний день компания обладает несколькими филиалами в разных городах России.
Основные рабочие процессы, а также коммуникация сотрудников построены на базе Битрикс24 и 1С.
Задача
Ускорить и оптимизировать процесс оплаты счетов
На момент обращения в компании была реализована сложная и трудозатратная схема создания, проверки и оплаты различных внутренних счетов. К таким счетам относятся коммунальные платежи, расходы на канцелярию и многое другое.
Сотрудникам было необходимо вручную заполнять определенную форму, которая впоследствии передавалась офис-менеджеру. Далее офис-менеджер проверял документ, вносил правки и передавал его на согласование руководству. После согласования офис-менеджер вручную создавал счет в 1С. Бухгалтеры компании проверяли счет в 1С, а после возвращали на исправление или, если счет заполнен корректно, производили оплату.
Описанный выше процесс занимал много времени и приводил к большому количеству различных ошибок по причине несоответствия данных в счете с данными из 1С . Кроме того, компания регулярно открывает новые филиалы, что еще больше усугубляет ситуацию и замедляет процесс.
Заказчик обратился к нам с задачей разработки системы для оптимизации и ускорения процессов формирования и оплаты счетов.
Решение
Разработка приложения для удобного заполнения и автоматического создания счетов в 1С
Нашими специалистами было разработано индивидуальное приложение, которое позволяет оптимизировать процесс оплаты счетов. Работу с приложением можно разделить на несколько этапов.
1 Этап. Получение данных из 1С
При запуске приложение запрашивает актуальные данные из 1С для заполнения информации по счетам. Данные включают в себя юридические адреса, реквизиты, номера договоров и многое другое.
2 Этап. Формирование счета
Чтобы сформировать счет, сотруднику необходимо заполнить предложенную форму в приложении. Отличительной чертой является то, что сотрудник не может вручную набрать те или иные данные, но может выбрать из списка. Списки формируются строго на основе актуальных данных из 1С. Таким образом минимизируется риск возникновения ошибок при формировании счета на оплату, а также ускоряется процесс заполнения.
3 Этап. Согласование счета
После заполнения всех необходимых данных счет автоматически создается в 1С, где бухгалтер проверяет его корректность. Сотрудникам не нужно повторно создавать счет вручную в 1С — данный процесс полностью автоматизирован. Далее бухгалтерам остается только оплатить счет.
Возможность формирования счетов с мобильных устройств
Наше решение — отдельное приложение для Битрикс24, с которым удобно работать на мобильных устройствах. Сотрудники смогли формировать счета со смартфонов и планшетов. Благодаря этому менеджерам компании даже не нужно находиться за компьютером, чтобы отправить документ в оплату.
Результат
Благодаря нашему решению процесс отправки различных счетов стал занимать считанные минуты. Сотрудники заполняют информацию в счете на основе данных из 1С. Допустить ошибку или опечататься практически невозможно. Кроме того, в случае необходимости менеджеры могут формировать счета со смартфонов.
Наше решение помогло заказчику:
- Оптимизировать и ускорить процесс формирования счетов.
- Исключить необходимость повторного формирования счета в 1С.
- Минимизировать человеческий фактор при формировании счетов.
- Формировать счета с мобильных устройств.
Инструменты, используемые для реализации решения
Тариф Битрикс24:
- Профессиональный
Штатный функционал Битрикс24:
- Универсальные списки
- Бизнес-процесс по элементам списка
Внешние сервисы:
- REST интерфейс OData в 1C