Внедрение CRM-системы – большой и комплексный процесс, в котором каждый этап очень важен.
Часто бизнес сталкивается с тем, что по итогам внедрения получаемые результаты гораздо ниже прогнозируемых. И причина здесь не в плохом IT-продукте, а в том, что компании не знают, как правильно внедрять CRM, допускают ошибки и в итоге теряют вложенные средства и время. Но если переход на CRM пройдет успешно, то ваши инвестиции в проект окупятся более чем в 2,5 раза.
Поэтому подготовил для вас инструкцию с теми шагами, которые вам обязательно нужно сделать, чтобы прийти к результату.
Данная инструкция пригодится как при самостоятельном внедрении CRM-системы, так и при выполнении работ подрядчиком.
1. Определите цели проекта по внедрению
Перед началом внедрения обязательно необходимо сформулировать цели внедрения и тот результат, который компания планирует получить по его итогам. Иначе время и ресурсы могут быть потрачены впустую. При этом цель должна быть понятной и конкретной. Для этого можно использовать систему постановки целей SMART. По ней цели должны соответствовать 5 критериям: конкретность, измеримость, достижимость, актуальность и наличие дедлайна.
2. Согласуйте цели с командой
Цели нужно обязательно презентовать сотрудникам компании. Так вы сможете донести ценность, пользу и необходимость внедрения. С одной стороны, это поможет избежать отторжения. Как показывает практика, если руководство решает внедрять какие-либо крупные нововведения в приказном порядке, то сотрудники в большинстве случаев будут к ним настроены негативно. С другой стороны, вы получите обратную связь, которую сможете использовать для улучшения процессов компании. При этом у сотрудников появится чувство причастности к процессу. В целом рекомендуем использовать инструменты как материальной, так и нематериальной мотивации сотрудников для достижения целей проекта.
3. Сформируйте список требований к системе
В следующем шаге нужно сформулировать перечень требований к системе, чтобы она по максимуму могла закрыть ваши задачи и автоматизировать бизнес-процессы компании. На этом этапе также можно привлекать сотрудников, т.к. они намного лучше знают особенности процессов, в которых участвуют. Здесь рекомендуем описать бизнес-процессы компании и воронки продаж, определить какие подразделения будут подключены к CRM, а также с какими системами необходимо осуществить интеграцию.
4. Назначьте ответственного за проект
Обязательно должен быть назначен руководитель проекта, который будет замотивирован довести проект до результата, обладать достаточными ресурсами и обязательно иметь необходимую квалификацию.
Отсутствие руководителя проекта – одна из наиболее частых причин провала проекта внедрения.
5. Определите бюджет проекта
При формировании бюджета проекта нужно учесть, что вам потребуется приобрести саму CRM-систему, оплатить ее настройку и адаптацию, а также обучить сотрудников.
Стоимость решения зависит от реализованного функционала, количества пользователей, варианта работы (облако или коробочный продукт), возможности доработки и интеграции с др.системами.
Но выбирать решение, ориентируясь исключительно на стоимость неправильно. Важно, чтобы система была удобной для использования и обладала тем функционалом, который по максимуму сможет решить ваши задачи и автоматизировать бизнес-процессы.
6. Выберите CRM-систему и подрядчика для внедрения
После того, как сформулированы требования и спланирован бюджет, можно приступить к выбору системы и компании, которая осуществит настройку и адаптирует CRM под вашу компанию.
На что нужно обратить внимание при выборе:
насколько система соответствует вашим требованиям и обладает нужным функционалом
тарифная линейка и система лицензирования
доступные для интеграции сервисы и системы
Чтобы лучше понять, что из себя представляет та или иная система многие разработчики, предлагают воспользоваться демо-версиями или подключить льготный период работы (как правило он длится от 14 до 30 дней).
Если же у вас нет времени разбираться самим, то можно обратиться к интеграторам, которые, во-первых, смогут порекомендовать наиболее подходящие системы с учетом ваших требований и бюджета, а во-вторых, покажут основные возможности системы и ответят на возникающие вопросы. При этом вы сможете оценить экспертность самого интегратора, ознакомиться с опытом внедрения и принять решение в выборе партнера.
7. Осуществите внедрение CRM-системы
Само внедрение лучше разделить на этапы.
И начинать внедрение рекомендуем с обследования, которое позволяет более глубоко понять бизнес-процессы компании, чтобы в дальнейшем их наиболее эффективно перенести в CRM-систему.
Далее на основе полученных данных обследования осуществляется уже сам процесс настройки и адаптации системы. При этом ошибочно полагать, что вашего участия здесь не требуется. Как раз ваша задача оперативно давать интеграторам обратную связь по тем работам, которые уже выполнены, чтобы вовремя вносить корректировки и соответственно прийти к окончанию проекта в назначенные сроки. Очень часто затягивание со стороны заказчика принятия выполненных работ приводит и к затягиванию самого проекта внедрения.
Следующий этап – обучение сотрудников. Здесь очень важна мотивация персонала не только пройти обучение, но и понять принципы работы с системой. В практике помимо обучения, мы также по желанию заказчика подготавливаем инструкции или снимаем видео по работе с системой. Это упрощает работу на начальных этапах, а также при приеме новых сотрудников позволяет их быстро подключить к работе в системе.
И последним этапом во внедрении является ввод системы в промышленную эксплуатацию. Здесь проводится обкат системы и при необходимости ее корректировка.
Внедрение системы CRM — это процесс, который состоит из множества этапов. Я описал для вас самые ключевые. Используйте эту инструкцию, чтобы не пропустить ничего важного, и подобрать решение, которое поможет добиться ваших целей.
_______________________________________________________________________________________
Нет возможности разбираться с тонкостями внедрения CRM-системы?
Получите консультацию по внедрению CRM в вашу компанию.
Переходите на страницу https://crm.it-its.ru/1crm и оставьте заявку «Получить консультацию».
Мы свяжемся с вами, обсудим ваши задачи и пути их решения.
__________________________________________________________________________________________