Продолжаю рассказывать о Битрикс24.
Эта статья о “фишках” платформы, которые значительно упрощают работу в CRM. Сегодня знакомимся с шаблонами документов.
Преимущества шаблонов — вставляй свои данные и готово! Сам пользуюсь и вам советую обратить на них внимание.
По ходу работы вы можете по готовым шаблонам добавлять в CRM такие важные документы:
- счета;
- коммерческие предложения;
- акты.
Не нужно тратить время на создание файла с нуля! Здорово, не правда ли!
Где искать шаблоны?
- Открываете блок CRM.
- Находите элементы: сделки, лиды, контакты, компании и другие.
- Выбираете нужный вам элемент, справа кликаете на “Документы”.
- Внизу находите “Добавить шаблон”.
- Все шаблоны перед вами. Выбирайте тот, что нужен на данный момент. В строке шаблонов отображаются название, раздел и дата изменения.
Для настройки колонок шаблонов нажмите на значок-шестеренку (рядом со словом “Названия”). Выберите необходимые поля и произведите изменения. Поставьте, где нужно значок “✔”.
Как настраивать шаблоны?
- Слева возле названия шаблонов есть значок с тремя параллельными линиями. Если на него кликнуть, то откроется меню. В нем присутствует опция “Изменить”. Воспользуйтесь ею, если нужно поменять название, предоставить права доступа и т.п.
- Меняйте название шаблона по своему усмотрению так, чтобы его можно было отправлять клиентам на электронную почту. Если оставить в программе все, как есть, то клиент может принять документ за спам. Например: название “Сделка” относится как раз к таким.
- “Дали керамика” работает с поставщиками из разных стран. Мы указываем в шаблонах название страны, чтобы было проще ориентироваться. И вам советуем поступать так же.
- Чтобы пользоваться шаблоном, сохраняйте его активным. Обозначьте это условие при помощи галочки “✔” (“Активность”).
- Нужны документы с подписями и печатями компании? Обозначьте это в настройках.
- Обратите внимание на блок “Табличная часть”. Здесь вы можете задавать данные, которые должны присутствовать в документе. Например: товар, услуга, товар и услуга.
- В Битрикс24 можно на одной платформе вести учет CRM нескольких баз. Ну, например, вы ведёте пару бизнесов одновременно. Это означает, что у вас запущены сразу две воронки продаж. В Битрикс24 можно указать, к какой из воронок привязан конкретный шаблон. Следите за разными счетами. При этом ваши сотрудники будут видеть в программе только те шаблоны, которые привязаны к их воронке продаж.
- Обратите внимание на блок “Привязка к стране”. От того, какую страну вы выберете, будет зависеть формат, в котором нужно “забить” данные. Например: в России формат такой — ДД.ММ.ГГГГ. Если вам нужно внести данные, касающиеся страны, которую платформа не выдает в быстром поиске, кликните на блок “Создать”.
- Пользуйтесь нумератором. Как это работает? Вы можете задавать индивидуальный номера документа. Выберите критерий, по которому он будет создан:
- последовательный номер (1,2,3..);
- дата;
- ID компании или клиента.
Когда все настройки сделаны, остается только их подтвердить, кликнув на “Сохранить”. Не забудьте о финальном действии!
Ваш шаблон готов к работе. Теперь вы можете активно им пользоваться в блоке “Сделки”. В следующих публикациях расскажу о других возможностях шаблонов в Битрикс24. Мой сайт.