TCO (Total Cost of Ownership) — это финансовая оценка, которая помогает потребителям и предприятиям определить прямые и косвенные затраты на продукт или систему. Это понятие часто используется в IT-секторе, но может применяться почти в любом контексте, где необходимо оценить полную стоимость владения чем-либо на протяжении его жизненного цикла.
История и происхождение
TCO в первую очередь ассоциируется с IT-отраслью, и его появление в большой степени связано с попытками компаний оценить реальные затраты на владение и поддержку компьютерного оборудования и программного обеспечения. Понятие TCO было популяризовано компанией Gartner в 1980-х годах, хотя концепции, лежащие в его основе, существовали и ранее. Такие компании, как Microsoft, Oracle и многие другие, использовали TCO для демонстрации затрат на владение их продуктами в сравнении с продуктами конкурентов. Это стало популярным методом оценки для IT-решений, так как позволяло компаниям смотреть дальше начальных затрат на приобретение и учитывать долгосрочные операционные затраты.
Теперь перейдем к более систематическому описанию методики/
Методика TCO
Методика TCO (Total Cost of Ownership) направлена на оценку всех затрат, связанных с приобретением, использованием и поддержкой продукта или системы на протяжении всего его жизненного цикла.
1. Определение затратных компонентов
Сначала вам нужно определить, какие категории затрат будут учитываться. В контексте IT это может включать:
- Приобретение оборудования и ПО
- Установка и настройка
- Обучение персонала
- Ежедневное использование и поддержка
- Обновления и модернизация
- Издержки на простои, сбои
- Закрытие или замена системы
2. Сбор данных
Соберите всю информацию о затратах в каждой из определенных категорий. Это может включать счета, договора, часы труда сотрудников и так далее.
3. Квантификация затрат
Преобразуйте собранные данные в денежное выражение. Например, сколько денег ушло на обучение персонала? Сколько будет стоить поддержка на протяжении года?
4. Прогнозирование будущих затрат
На основе текущих данных попробуйте прогнозировать затраты на будущее. Если вы только планируете приобрести систему, попытайтесь оценить ее полный жизненный цикл.
5. Анализ данных
Суммируйте все затраты, чтобы получить полное представление о TCO. Это даст вам общую картину затрат на протяжении всего времени использования продукта или системы.
6. Сравнение и принятие решения
Если вы рассматриваете несколько вариантов, выполните TCO-анализ для каждого из них, а затем сравните результаты. Это позволит принять обоснованное решение, исходя из полных затрат на владение.
Подсказки для успешного TCO-анализа:
- Учет скрытых затрат: Не забывайте учитывать менее очевидные затраты, такие как время, потраченное на устранение проблем или затраты на персонал.
- Рассмотрение всех сценариев: Постарайтесь учесть все возможные изменения и сценарии использования в будущем.
- Постоянное обновление данных: Технологии и условия рынка меняются, поэтому регулярно пересматривайте свой TCO-анализ, чтобы он оставался актуальным.
Проведение TCO-анализа требует времени и усилий, но результаты могут предоставить ценные инсайты, которые помогут принимать более обоснованные решения.
Пример оценки системы на 1С:ERP
Допустим, вы хотите оценить TCO для автоматизированной системы на основе 1С:ERP на период в 10 лет. Имеется 100 пользователей. Приведем оценку в рублях.
Предположим следующие затраты:
1. Лицензирование
- Приобретение лицензии на 1С:ERP и системное ПО на 100 пользователей: 2,500,000 ₽
2. Внедрение
- Услуги интегратора (включая настройку и адаптацию): 43,000,000 ₽
3. Обучение
- Обучение 100 сотрудников: 10,000 ₽ на человека = 1,000,000 ₽
4. Техническая поддержка
- Ежемесячная поддержка: 50,000 ₽/месяц = 600,000 ₽/год
- За 10 лет: 600,000 ₽ * 10 = 6,000,000 ₽
5. Обновления
- Обновления ПО каждый год: 250,000 ₽/год
- За 10 лет: 250,000 ₽ * 10 = 2,500,000 ₽
6. Инфраструктура
- Затраты на серверы и хранение данных: 1,000,000 ₽
- Регулярное обслуживание серверов: 150,000 ₽/год = 1,500,000 ₽ за 10 лет
Итого TCO на 10 лет:
2,500,000 ₽ (лицензирование) + 43,000,000 ₽ (внедрение) + 1,000,000 ₽ (обучение) + 6,000,000 ₽ (техническая поддержка) + 2,500,000 ₽ (обновления) + 2,500,000 ₽ (инфраструктура) = 63,500,000 ₽ за 10 лет.
Если рассчитать сумму годовой амортизации НМА и затрат отчетного периода, то получится приблизительная годовая сумма 6,350,000 ₽. или 529 167 руб. в месяц.
Это приблизительный расчет, основанный на примерных стоимостях услуг и затрат. На практике стоит провести более детальное исследование и учет всех возможных затрат для получения точной оценки TCO.
Заключение
Автоматизированные системы на основе таких платформ как 1С:ERP представляют собой важный инструмент для оптимизации и улучшения бизнес-процессов современных организаций. При этом, для принятия обоснованного решения о внедрении такой системы, руководителям компаний важно иметь четкое представление о полной стоимости владения системой на протяжении всего периода ее эксплуатации, а не только о начальных затратах на покупку и внедрение.
Расчет TCO позволяет учитывать все прямые и косвенные затраты, связанные с эксплуатацией системы, включая техническую поддержку, обновления, обучение персонала и многие другие аспекты. Это дает возможность более объективно оценить экономическую выгоду от внедрения и использования системы, учитывая долгосрочную перспективу.
Однако, несмотря на все преимущества, методика TCO требует детального анализа и глубокого понимания всех аспектов эксплуатации системы. Только при грамотном подходе к расчетам можно действительно оценить все выгоды и риски, связанные с инвестированием в новые технологии.
Если статья была полезна, ставьте палец вверх и подписывайтесь на канал. Свои вопросы и комментарии по теме пишите под статьей или отправляйте нам напрямую. Контакты для связи с нами:
Telegram канал
Проектный офис erp.lab@1cbit.ru
