Добрый день! Сегодня поговорим о таблицах Excel. Часто в таблицах необходимо ограничить ввод данных в конкретные ячейки. Например, в ячейки с фамилиями сотрудников нужно вводить только тех, кто действительно состоит в штате организации. Особенно это актуально в случае с таблицами, с которыми работают несколько пользователей, поскольку это всегда сопряжено с множеством ошибок и опечаток.
Самый простой способ ограничить ввод данных в ячейку - создать выпадающий список, с помощью которого моментально можно выбрать нужное значение и не ошибиться.
В Excel это делается с помощью инструмента проверки данных. Предлагаю подробную инструкцию по созданию выпадающих списков в ячейках Excel.
1. Создаем и заполняем целевую таблицу.
В нашем примере таблица будет состоять из четырех столбцов. Пока это просто таблица без какой-либо автоматизации.
В столбце "Ответственный" в дальнейшем будем ячейки заполнять выбором значений из списка.
2. Создаем новый лист.
На этом листе мы разместим те данные, которые будут отображаться в списке. В нашем случае это будет список фамилий сотрудников. Сменим имя листа на "Справочник" (имя может быть любым)
3. Заполняем справочные данные.
На созданном листе в любом удобном месте размещаем фамилии сотрудников
4. Настраиваем проверку данных для ячеек в целевой таблице
Возвращаемся на лист с исходной таблицей и выделяем диапазон ячеек, в которых хотим создать выпадающие списки
На ленте на вкладке "Данные" запускаем команду "Проверка данных"
В появившемся окне выбираем тип данных - "Список"
В поле "Источник" нажимаем кнопку выбора ячеек
Переходим на лист "Справочник" и выбираем диапазон ячеек с фамилиями
Снова нажимаем кнопку выбора ячеек и в развернувшемся окне нажимаем ОК.
5. Проверяем работу выпадающих списков в таблице
Теперь в нашей целевой таблице при выделении ячейки будет отображаться кнопка выпадающего списка
Нажимаем на нее и выбираем нужный пункт. Готово!
6. Дополнительные возможности команды
У проверки данных есть несколько опций, которые вы также можете настроить:
- Игнорировать пустые ячейки - если опция включена, то Excel не будет выдавать ошибку на пустые ячейки (пустая ячейка не удовлетворяет условиям). Если не включена, то каждый раз система будет сообщать о несоответствии.
- На вкладке "Сообщение для ввода" можно ввести текст подсказки, который будет выводиться при выделении ячейки
- Чтобы добавить дополнительных сотрудников в список разрешенных просто внесите их данные в таблицу на листе "Справочник", а потом выделив диапазон ячеек в целевой таблице снова запустите команду "Проверка данных" и нажав на кнопку выбора ячеек источника расширьте выбранный диапазон ячеек с фамилиями.
#excel #приемыработы
С уважением, Андрей.