Написать письмо сегодня не кажется чем-о непривычным и необычным, поэтому мы крайне редко останавливаем руку, прежде чем нажать кнопку «Отправить», и задумываемся над содержанием отправления. Между тем, пауза в несколько минут и внимательное прочтение только что написанного текста может дорого стоить (в том числе в прямом смысле)!
В нашей сегодняшней статье мы расскажем несколько важных правил, которые позволят писать письма не только красиво, соблюдая правила этикета, но и эффективно. Ведь любой текст сегодня, любое письмо — это волшебный ключ, открывающий двери, ведущие к заветной цели. Иными словами, это товар, даже если речь не идёт о продажах в дословном смысле.
Как получатель писем рассматривает приходящую на его адрес корреспонденцию? Очень просто. Все письма делятся на три типа: те, что важны и нуждаются в ответе, те, что важны, но в ответе не нуждаются (скажем, уведомления о налогах или коммунальных платежах важны, но отвечать на них не имеет смысла) — ите, что не нужны в принципе. От того, насколько искусными вы окажетесь при составлении письма, зависит, в какую категорию оно попадёт.
Расскажем о некоторых важных аспектах, на которые люди обращают внимание, когда принимают решение относительно необходимости ответа на корреспонденцию. Их можно рассматривать как своего рода чек-лист, с которым хорошо бы сверяться, прежде чем отправлять письма.
1. А нужно ли вообще письмо?
Судите сами: когда вы пишете письмо, вы тратите несколько минут, а то и часов своего драгоценного времени. Получатель, в свою очередь, потратит сопоставимое время, работая с полученной корреспонденцией.
Если письмо не стоило тех нескольких килобайт трафика, то оно тем более не стоит и затраченных на его прочтение и осмысление минут. Поэтому первое правило простое: можешь не писать — не пиши. Удивительно, как много вещей можно найти в Сети, прибегнув к помощи поисковых запросов!
2. Не забудьте поздороваться
Вводные конструкции смягчают структуру письма, делают её более мягкой и дипломатичной. При этом важно соблюдать субординацию и воздерживаться от фамильярных обращений, в особенности если собеседник не давал оснований стремительно сокращать дистанцию.
3. Обращайтесь к конкретному человеку
Безличные и безадресные рассылки могут помочь, если вы занимаетесь «холодными» продажами. В любом случае, если вы затратите несколько минут на то, чтобы выяснить контактные данные человека, с которым будете вести переписку, это позволит работать куда лучше и эффективнее, сообщение приобретет личный характер.
Если вы обращаетесь к группе лиц, с ними тоже в обязательном порядке следует поздороваться.
4. Не ошибайтесь в именах и фамилиях
У предыдущего правила есть одно слабое место: цена ошибки может оказаться достаточно велика.
Ведь если вы претендуете на понимание, установление тесных дружеских или корпоративных связей, ошибка в имени или отчестве будет тождественна ошибке в выборе цвета проводка сапёром. Ведь в этом случае ваш корреспондент сразу же поймёт, насколько вы на самом деле для него важны — и сделает соответствующие выводы.
5. Выстраивайте эмоциональные связи
Зацепив струнку в душе человека, можно установить тесную связь с ним — на подсознательном уровне. Важно при этом быть лаконичным и искренним.
В качестве триггера или спускового крючка сойдут такие факторы, как длительность контакта, общее прошлое («служили в армии», «жили в одном городе») или настоящее («делаем одно дело», «у нас общие цели») или другие факторы. Важно при этом, чтобы вы действительно знали, о чём пишете и за что хвалите своего собеседника: недостоверный и неверифицируемый текст, неприкрытая лесть могут дать прямо противоположный эффект.
6. Будьте лаконичны и пишите по делу
По слухам, один президент второй в мире ядерной державы не читает тексты, которые не помещаются на одной странице листка формата А4. Время адресата стоит никак не дешевле вашего, поэтому длинные письмена с многочисленными отвлечениями и автобиографическими включениями не нужны никому — ни собеседнику, ни вам.
Дав вводную и краткую справку о себе, переходите к делу. Чем короче будут предложения и абзацы, тем проще будет заинтересовать адресата и удержать его внимание.
При этом важно не впасть в противоположную крайность. Так, предложение о сотрудничестве от совершенно неизвестного человека, который ничем и никак себя не зарекомендовал, не вызовут желание вступать в коммуникацию.
Выдержать баланс между краткостью и доходчивостью бывает непросто, но попробуйте поработать над собой: напишите пять-семь писем, в которых изложите свою мысль на отвлечённую, но не безразличную для себя тему, и отложите их на неделю-другую. Затем вернитесь к письмам и прочтите их. Если по прошествии двух недель вы можете из содержимого письма понять, что вам было нужно на тот момент, значит, всё хорошо. Если нет, лучше поработать над стилистикой еще.
7. Не пытайтесь заигрывать с собеседником или дразнить его
Не следует в тексте адресованного малознакомому человеку письма использовать специфический узкопрофессиональный юмор или авторские словечки.
Не следует подтрунивать или поддразнивать собеседника, не говоря уже о том, что текст, не содержащий идею или коммерческое предложение, не несёт в себе смысловой нагрузки как таковой. Подобные тексты не следует читать и уж точно не следует тратить время на их написание.
8. Не забывайте про гиперссылки
Если вы предлагаете человеку скачать какие-либо документы или ознакомиться с коммерческим предложением, материалом или роликом на своём сайте или популярном видеохостинге, не поленитесь приложить к письму прямую ссылку.
По статистике, лишь 11% пользователей при отсутствии прямой ссылки будут тратить время на поиск упомянутого материала, причём лишь у 4% труды увенчаются успехом.
Если можете облегчить труд получившего письмо человека — сделайте это!
9. Используйте корректные регистры
Использование в письмах одних лишь заглавных или строчных букв снижает читаемость текста, а также радикально — в разы — сокращает вероятность прочтения текста или его адекватного восприятия. Написанные КАПСОМ письма, по логике отправителя, могут иметь повышенный приоритет, но получатель будет рассматривать их как косвенное свидетельство безумия отправителя. Истеричности как минимум.
10. Не забывайте проверять письма перед отправкой
Пословица (или поговорка), что встречают по одёжке, а провожают по уму, в отношении личной переписки не очень-то верна: первое впечатление крайне сложно исправить, и допущенные в корреспонденции ошибки в области грамматики, пунктуации или орфографии крайне негативно скажутся на вашем восприятии.
Особенно плохо будет, если такие ошибки вы допустили при изложении основной мысли, идеи или вопроса письма: так вы продемонстрируете свою некомпетентность и нежелание глубоко и содержательно работать с темой.
Соблюдая эти простые правила, вы окажете себе неоценимую помощь: результативность переписки, её содержательность и эффективность вырастут в разы!
ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ на мой YouTube канал!
Ставьте ПАЛЕЦ ВВЕРХ и ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ на Дзен канал.
Читайте также:
✅Вы знали, что американцы красят свои газоны зеленой краской? Рассказываем, зачем
✅ Если собрались в путешествие по США на машине: что нужно знать о местных заправках
✅Сможет ли Европа полностью остановить поставки российского СПГ?
✅ Почему в США так популярны чековые книжки, а в России — нет
✅ История двух американских инженеров, ставших самыми успешными шпионами в истории СССР
