140 подписчиков

Шаг в будущее: автоматизировали складской учёт в стоматологической клинике

23 августа 202323 авг 2023

5 мин

Оглавление

Зачем нужен учёт на складе
С чего начинается учёт или номенклатурные карты на складе
Издержки в стоматологии

Склад в стоматологии от А до Я: разбираемся зачем нужен складской учёт, почему нужна автоматизация и как это влияет на ценообразование услуг в клинике.

Зачем нужен учёт на складе

Правильный складской учёт в стоматологии — часть общего упручёта, который нужен для принятия управленческий решений. С ним руководитель может ответить на вопросы:
— Какая прибыль за месяц, квартал, год?
— Сколько потрачено за месяц, квартал, год?
— Когда пополнять запасы?
— Стоит ли сейчас тратить полмиллиона на закупку материалов по акции?
— Какая разница в тратах на материалы Х за период Y в деньгах и в «штуках»?
— Где и сколько чего лежит?

Возможности, которые дают ответы на этот вопрос — безграничны. Как минимум можно организовать грамотную систему пополнения запасов или настроить качественный автозаказ. Кроме того, у нас появляются точные отчёты по остаткам и технологические карты, а значит наладится расчёт себестоимости услуг в стоматологии и ценообразование.

С чего начинается учёт или номенклатурные карты на складе

Номенклатура — помогает группировать материалы по таким спискам, чтобы их было удобно анализировать. Без группировки мы можем получить отчёт общего вида: потрачено Х ₽, YYY штук материалов.

Номенклатура поможет разобраться в этом отчёте и увидеть, как при меньших расходах получить большую выручку.

Карточка номенклатуры. Для правильного учёта нужно каждую единицу материала аккуратно заносить в программу, оформлять перемещения со склада на склад и оформлять выбытие материала, после проведения медицинских услуг.

Группы номенклатуры. Также, для правильного складского учёта в стоматологии нужно определиться с правилами распределения материалов по различным группам. Существует дисциплина «стоматологическое материаловедение», правда для управленческого учета не всё можно применить. Тем не менее, ей можно вооружиться, чтобы создать свою квалификацию, например, по области применения материалов.

Впрочем, нет строгих правил «как делать». Тут нужно ориентироваться на первоначальные цели классификации, зачем это вообще затевалось, текущая классификация помогает этим целям или нет?

Каталог номенклатуры в программе. Достаточно популярная группировка по отделам: ортодонтия, ортопедия, хирургияи так далее, а универсальные материалы, которые могут присутствовать везде — записываются в отдельную группу, вроде «Аптека» или «ЦСО».

Издержки в стоматологии

Ключевое в складском учёте стоматологий — правильно подсчитать издержки: материалы, дорогостой, труд и расходники.

Для автоматизированного учёта издержек, нужно заставить программу «записывать» трудовые ресурсы, материалы, инструмент и многое другое, что расходуется во время оказания услуги. Для автоматизированного списания материалов используют технологические карты, однако они должны быть составлены на основе реальных расходов. Для этого нужно накопить данные в учёте. Реальный расход материалов у разных клиник и даже у разных докторов — различается. Именно поэтому мы не рекомендуем использовать чужие нормы расходы, они не принесут пользы. Это как использовать зубные протезы одной бабушки на другой — в среднем, у все зубы одинаковые, а челюсти разные!

Склады в стоматологии: основной и дополнительный

Все материалы от поставщиков поступают на «основной склад» стоматологии. Что именно будет складом и как он физически организован, в большинстве случаях не имеет большого значения: отдельное помещение, шкаф у администратора, ящик в столе и так далее.

С основного склада материал не участвует в лечении пациента! Для этого нужно переместить товар в программе с основного склада на дополнительный. Списывать можно на врача (тогда дополнительные склады будут называться именами врачей) или на кабинет, или на услугу, в зависимости от целей учёта в вашей клинике. Если клиника имеет несколько филиалов, то на каждом филиале лучше организовать свой основной склад, даже если у вас есть отдельный основной-основной склад куда поступают все материалы от поставщиков, а из него уже развозятся по филиалам.

Компьютеры для складов. Так как перемещения материалов нужно отражать в компьютере, а заодно передавать информацию о перемещении лекарственных средств — рекомендуем каждый склад организовать своим отдельным компьютером. То есть в самом складе есть компьютер, и у врача есть компьютер. Это существенно упростит инвентаризацию и нагрузка на учёт материалов равномерно ляжет на всех сотрудников.

Списание негодного материала. В учётной программе должен быть предусмотрен простой механизм списания непригодного материала. Напримери, при поломке инструмента, врач или ассистент должен быстро указать в программе списание «поломка», выкинуть инструмент и взять новый. На всякий случай в программе должна быть возможность списания материалов из-за истёкшего срока годности, однако, списание по такой причине — плохой знак! Это показывает, что материал закупался неправильно, или отсутствует грамотная система пополнения запасов, либо не настроена работа с поставщиками и приобретался материал, срок годности которых подходил к концу.

Учёт дорогостоя. Точный учёт всех материалов до миллиграмма, как правило, избыточен. Расходы на поддержание такого учёта не окупают выгод, приводят к путанице, усложняют сам учёт. Поэтому, все материалы в стоматологии делят на «дорогостой» и «обычный» материал, и дорогостой учитывается тщательно. Списание такого материала с дополнительного склада происходит во время лечения.

Оптимизация складского учёта в стоматологии

Итак, что нужно для правильно учёта материалов в стоматологии:

Автоматизация процессов и программа, способная автоматизировать все эти процессы. Это ускорит все процессы и снизит вероятность ошибок.
Наладьте систему закупок материалов, так будет меньше списаний из-за истёкшего срока годности и не будет проблем с поиском нужного материала, необходимого на услугу. Заодно будет легче проводить инвентаризации и более заметнее воровство.
Сканеры матрикс-кодов помогут оцифровать учёт материалов и инструментов. А значит и ускорить его.
Обучайте персонал правильно пользоваться программой и правильно учитывать материалы от принятия на основной склад и перемещения до списания.
Проводите регулярные инвентаризации. Автоматизированный складской учёт позволит проводить инвентаризацию быстро и без сложностей.