Автоматизация бизнеса складывается из трех этапов. Первый этап — принять решение об автоматизации и понять, что именно вы хотите автоматизировать. Второй этап — собственно автоматизация, и третий — эксплуатация, то есть пользование результатом.
Автоматизация управленческого учета: за и против
Автоматизация управленческого учета позволяет:
- снизить трудозатраты;
- увеличить актуальность, достоверность, проверяемость;
- обеспечить контроль и прозрачность всех процессов;
- выстроить эффективное взаимодействие между отделами.
Снижение трудозатрат после автоматизации учета
Отчет, который до автоматизации учета составлялся две недели, теперь готов за полдня.
Риск ошибок при автоматизированном процессе минимален, поэтому качество отчетности выше — она более достоверна, актуальна и проверяема.
Актуальность управленческой отчетности
Однажды в феврале 2019 года мы попросили главного бухгалтера крупной энергетической компании подготовить и предоставить отчетность за январь — это было необходимо инвестору для аудита бизнеса. Главбух ответил отказом и мотивировал тем, что когда в апреле закроют квартал, тогда и будет отчетность за январь.
На вопрос аудитора, сколько времени бухгалтеру понадобится, чтобы выполнить запрос без промедления, главбух ответил так:
“Я могу сделать это за 3-4 дня, но не хочу.
Потому что я отправлю вам готовую отчетность за январь, и вы станете задавать новые вопросы, а мне некогда на них отвечать, много другой работы”. Очевидно, что в конце апреля отчетность за январь инвесторам уже не так нужна.
Достоверность управленческой отчетности
Ручной перенос данных чреват ошибками, сотрудник может перенести их не туда, куда нужно. Отчеты искажаются по разным причинам — из-за разного времени внесения данных, ошибочных алгоритмов и так далее, в результате не сходится баланс или отчет о прибылях и убытках не стыкуется с другими отчетами. Это лишняя трата времени и нервов.
Также отчетность бывает недостоверна при внесении данных задним числом: даже верные данные, вовремя собранные и правильно сведенные, искажаются, если позже что-то меняют вручную.
Проверяемость управленческой отчетности
Отчет должно быть легко проверить: нажав на любую цифру, вы проваливаетесь в первичную отчетность и видите, как эта цифра получилась.
Это позволяет избежать намеренных искажений: я встречал случаи, когда сотрудники вносили изменения в отчетность как для подделки показателей KPI, так и с целью воровства.
Это невозможно сделать, если отчеты сходятся между собой и любая цифра легко проверяется за 1-2 клика.
Недостатки автоматизации управленческого учета
Недостатки автоматизации системы управленческого учета предприятия — финансовые и временные затраты:
- затраты на первичную настройку и поддержку системы управленческого учета;
- затраты на «железо»;
- трудозатраты при внедрении и в ходе самой работы.
Автоматизация казначейства: за и против
Как и автоматизация управленческого учета, автоматизация казначейства требует затрат — на железо, систему, ее первичную настройку и поддержание. При этом вы успешно закрываете две важные задачи:
- Уменьшаете расходы компании
Простым и прозрачным становится контроль бюджетов, контроль авансовых платежей и авансовых отчетов, проверка контрагентов и многое другое. Во многих случаях это помогает вам не платить там, где не нужно. Дополнительный плюс автоматизации казначейства — сокращение трудозатрат сотрудников: например, часто у бухгалтеров появляется время на другие важные задачи.
- Приводите в порядок регулярные платежи
Важно не пропускать регулярные платежи — например, по основной деятельности: арендные платежи, платежи по накладным и прочие, неуплата по которым может повлечь закрытие или отключение вашей точки. Платежный календарь и инструменты автоматизации справляются с этой задачей, а заодно позволяют не дублировать в разных системах одни и те платежки.
Почему автоматизация означает комфорт
Моим первым автомобилем был ВАЗ-2104. Мне он очень нравился за вместительность и проходимость, на этой машине можно было заехать в лес и уйти гулять, оставив ее там.
Позже я купил Ford Focus, и поначалу ощущения были примерно те же. Но, поездив на нем месяц, я снова сел за руль четверки и в этот раз уже отметил разницу: поворачивает машина по-другому, нет кондиционера, нет гидроусилителя руля. Да, обе машины едут, но уровень комфорта водителя различается. А условный Mersedes еще дороже, и разница будет еще более ощутима.
То же самое относится к отчетности: удобство — это важно.
Вы не оцените его в деньгах, но речь идет о том, комфортно ли будет работать. Вести управленческую отчетность без автоматизации тяжело: вы без конца проводите платежи и пишете письма, эти письма и платежи теряются, вам постоянно звонят все сотрудники от акционеров до линейных исполнителей и требуют объяснить, откуда взялась та или иная цифра, когда будет отчетность, кто и почему не провел платеж и так далее.
Принять решение о том, нужна ли автоматизация, можно при помощи нашего чек-листа. Либо самостоятельно просчитайте, каких расходов потребует автоматизация в вашем случае, что вы от нее выиграете и насколько это важно для вас — освободившиеся часы сотрудников, заработанные деньги, комфорт в работе.
Дополнительные причины для автоматизации бизнеса
- Рост и масштабы компании
Масштабирование и рост бизнеса означают необходимость автоматизации.
Когда компания растет — вы либо автоматизируетесь, либо непрозрачность системы управленческого учета предприятия довольно быстро обрушивает вашу отчетность.
Обычно мы рекомендуем автоматизировать отчетность компаниям с оборотом свыше 0,5 млрд рублей в год, обладающим сложной структурой из нескольких юридических лиц, управляющими компаниями и взаиморасчетами, требующими отдельного учета рентабельности и эффективности подразделений и проектов.
Автоматизация казначейства необходима компаниям с оборотом более 1 млрд рублей в год, бюджетными лимитами и филиальной структурой, в особенности если сотрудники находятся в разных офисах.
- Импортозамещение IT-архитектуры
Если импортная система автоматизации, которой вы пользовались, уходит с российского рынка — вам пора выбрать ей адекватную замену, и вариантов есть немало.
Как автоматизировать
Автоматизировать можно по ТЗ, а можно на результат. Мы предпочитаем второй подход, потому что никакое ТЗ, как показывает практика, не бывает верным более, чем на 75%.
Если компания предлагает вам автоматизировать процессы по ТЗ, просто будьте готовы к тому, что ваши проблемы решатся максимум на 75%. Далее вам придется искать способы провести доработки не за отдельную плату, разбираться в конфликтах, пытаться ускорить и довести процесс до конца.
В целом ТЗ — это прекрасно, но оно никак не гарантирует успех.
Один из наших клиентов обратился к нам в следующей ситуации: ему настроили автоматизацию отчетности, все работало на 80% и устраивало владельца компании.
Прошло 3 года, достоверность отчетности снизилась до 60%, но клиент не беспокоился, так как уже умел обращаться с системой и знал, где и что проверять и править вручную.
Однако потом он купил еще один похожий бизнес, и тут вопрос встал ребром: добавить новый бизнес в систему, которая работает только на 60%, невозможно, это грозит полным крахом отчетности.
Организовать команду для работы над проектом
Наша компания — low-code платформа, мы реализуем большую часть проектов, не привлекая программистов. Мы умеем стартовать без точного ТЗ, потому что нацелены на результат, и это наше преимущество.
При этом у нас есть состав работ, и мы уверены в том, что результат будет получен и клиент будет доволен, даже если в ходе работ будут появляться изменения.
Срок реализации проектов — от 1 до 3 месяцев. Это возможно потому, что бизнес-пользователь участвует в настройке и организации системы управленческого учета, чтобы потом ее эксплуатировать с максимальным удобством. Это разговор с клиентом на его языке — финансисты хорошо понимают финансистов.
Как правило, запрос на автоматизацию возникает у тех компаний, где сотрудники и так сильно перегружены. И на старте проекта мы требуем от них дополнительных трудозатрат — нам нужны сотрудники компании, имеющие дело с этой отчетностью, хорошо понимающие ее, составляющие и читающие. Здесь подойдет аналогия с лечением: сначала вы ощущаете ухудшение ситуации, и только потом постепенное выздоровление — однако без лечения болезнь будет лишь день за днем прогрессировать.
Важный момент: в чек-листе есть галочка “готовы в этом участвовать прямо сейчас” — и она должна там стоять.
Если у компании скоро сдача отчетности или есть другие причины отложить автоматизацию — лучше приступить к работе позже.
Понимать, каких целей вы хотите добиться
Сформулируйте, что вы хотите получить на выходе: нарисуйте целевую модель информационной системы управленческого учета и решите, что и когда вы намерены реализовать.
Аппетит нередко приходит во время еды: когда одна из задач решена (например, консолидация данных), вы можете перейти к другой — например, к согласованию расходов или МСФО.
При этом решать несколько задач одновременно я не рекомендую, важно сосредоточить силы и внимание на одной конкретной задаче до тех пор, пока вы не решите ее и не начнете пользоваться результатами.
Один из наших сотрудников ранее участвовал в проекте, где над задачей автоматизации учета работали одни люди, а над задачей бюджетирования — другие. В итоге после автоматизации оказалось, что и по аналитике, и по другим разрезам отчетность перестала сходиться.
Реализация проекта должна идти постепенно, step by step: сначала проанализировать блоки консолидации, бюджетирование, казначейство, МСФО, затем выбрать из них какой-то один и приступить к работе. Пока эта часть проекта реализуется и запускается как минимум в пилотную (хотя лучше в продуктовую) эксплуатацию — уточнить особенности задач, систем, людей и компании в целом.
Важный момент: технические аспекты должны быть решены до начала работ.
В тот момент, когда к работе приступают финансисты обеих сторон, доступы уже готовы и проект стартует в полную силу. Если начинать подключаться позже — это негативно сказывается на темпе и настрое сотрудников.
Рекомендую работать спринтами: ставить задачи на неделю, ежедневно проводить совместные планерки, созвоны с клиентом, регулярные выезды на его территорию — крайне важно организовать именно совместную работу.
Как эксплуатировать автоматизированные информационные системы управленческого учета
Выберите своего руководителя, который будет отвечать за систему и за большинство запросов по ней. В процессе реализации проекта мы обучаем ваших сотрудников и даем все необходимые знания о системе.
Для крупных компаний оптимально иметь первую линию поддержки — собственный отдел сотрудников, которые помогают коллегам разбираться с возникающими вопросами, и только для самых сложных вопросов связываются с нами или другой обслуживающей компанией.
Крайне важно передавать компетенции по работе и поддержке системы на сторону клиента, т.е. пользователей.
Системе управленческого учета предприятия нужен постоянный контроль. Должны быть оунеры (хозяева) у каждого процесса и каждого отчета, чтобы контролировать правильность работы.
Система постоянно меняется — меняются вводные данные, сотрудники, происходят ошибки и непредвиденные ситуации. Например, между двумя юрлицами компании не было оборотов, а теперь они возникли, либо одна из компаний начала платить НДС — это нормально, но учет меняется, и появляется необходимость настроить правила, отчеты и прочее.
Это можно сделать самостоятельно, с нашей помощью либо обратившись к другим компаниям.
Решите, как и когда будут проходить регулярные проверки отчетности.
Например, ежедневно в 12.00 в системе должны уже быть остатки, к 5-му числу месяца — отчет о ДДС за предыдущий месяц, а к 15-му числу месяца должен быть готов отчет о прибылях и убытках.
В системе есть возможность формировать предварительный ОПУ на случай, если бухгалтерии не хватает закрывающих документов — вы руками вносите предварительные данные, а потом сравниваете сданный ОПУ с реальным.
Подведем итог
Рекомендую взвешенно подойти к вопросу о том, нужна ли вам автоматизация.
Оценить все за и против, проанализировать, готовы ли к автоматизации сотрудники, осознаете ли вы цели изменений и так далее. Пишите нам, и мы вместе разберем ваш кейс и поймем, что и как можно автоматизировать.
Немного обо мне: по образованию математик (кандидат физико-математических наук). Последние 20 лет автоматизирую управленчекий учет: от НКО до Госкорпораций, от сети из 5 кофеен до банка из Топ-10.
Если есть вопросы — пишите в комментариях или напрямую мне в телеграмм, разберем вместе как поступать в конкретно вашем случае.
