Гуляя по интернету я так и не нашла какого-то контента, про то как выглядит эта управленка, как ее делать, как проверять. Внятного в общем ничего нет, такого, на что посмотришь и скажешь - а, ну теперь все ясно. Попробую это сделать.
Вернее - как делать - куча инфы, особенно прикольные эти видеоролики, где народ маркером еще что-то рисует и показывает, но по моей очень обширной практике - очень интересно, но ничего не понятно.
На канале в телеграмме я выложу тоже самое, для тех, кому удобнее смотреть в видео.
Я буду разбирать на реальном примере.
Пример, кстати, из прошлой статьи, естественно с серьезными изменениями, так чтобы не задеть ни чьих чувств, не слить никаких коммерческих тайн и так далее.
В общем задача посчитать прибыль компании, у которой больше десятка валют в выплате, выручка в трех, аналитический учет в долларах за 2022 и половину 2023 года, кроме остальных вводных - в условиях полного недоверия из-за уверенности управленцев, что этого сделать нельзя.
Чтобы посчитать прибыль вспоминаем формулу - доход минус расход равно прибыль. :)
Еще вспоминаем, что есть такая штука как метод начисления (это когда оплатили сегодня за услуги, которые были оказаны пару месяцев назад).
Еще вспоминаем, что как-то считается курсовая разница (тут стоит заметить что у русских и стран СНГ в подкорку вшито нечто особенное касаемое этих курсовых разниц, работая с Европой, Кореей и Китаем - ответственно заявляю - там этого нет...).
Чтобы составить правильную отчетность надо сделать три отчета:
1. ОДДС (отчет о движении денежных средств)
2. ОПиУ (отчет о прибылях и убытках)
3. Баланс, который составляется и несет в себе результирующие показатели из ОДДС и ОПиУ. Это значит, что все эти три отчета взаимосвязаны между собой, а если актив равен пассиву - еще и правильно составлены на уровне верхних показателей.
Чтобы сделать отчет надо:
1. Банковские выписки (с ежемесячными остатками по счетам)
2. Информация по начислению (у всех по разному - это может быть список полученных актов, услуг, данные из базы данных о начислениях ЗП (1С ЗУП тоже является источником информации по начислению), журнал выставленных счетов фактур (без авансовых), в общем вариаций достаточно. В случае АйТи бизнеса это очень часто данные сайта, от которых пляшут аналитики, которые как правило работают в PBI.
3. Информацию по тому, как себе видит отчет директор, то есть список статей аналитики. Иными словами его представление о том, куда относится тот или иной расход.
В итоге я получила много-много файлов, 2 из них были по 500 000 строк. Тут я подчеркиваю объем, чтобы далее рассказать, как с этим объемом справляться (это несложно, этот лайфхак впереди).
Общий порядок работы:
1. Сделать журнал операций.
Там дата оплаты, даты начисления, сумма, в данной вариации - перевод в доллары строки, назначение платежка, контрагент, в данной вариации 4 столбца аналитики (2 для ДДС, 2 для ОПиУ) и 1 технический столбик для удобства. Если будут только выписки из банков РФ, СНГ, то технических столбца будет 2. Все лишнее сделала белым текстом.
Формула для перевода в доллары (на самом деле в любую валюту) выглядит так:
=IF(D3=$F$2;E3;E3*INDEX(GOOGLEFINANCE(D3&$F$2;"price";DATE(YEAR(A3);MONTH(A3);DAY(A3));DATE(YEAR(A3);MONTH(A3);DAY(A3)+1));2;2))
На картинке белые столбцы - там на самом деле контрагенты и назначения платежей.
В калькуляторе есть вкладка, где каждому контрагенту присваивается соответствующая статья (там где белое - белый текст, на самом деле там наименования контрагентов)
А когда у нас вставлена банковская выписка я просто протягиваю формулы во всех 4 столбиках аналитики - поэтому журнал операций заполняется максимально быстро.
=VLOOKUP(I57;'Контрагент-статья'!A:I;8;0)
2. Сделать ОДДС.
В ОДДС выставлены первые контрольные строки - остатки банковских счетов, да да, чтобы не было ошибок и любой кто знает что там есть эта строка - может это проверить.
Еще контрольные строки есть в ОДДС - это те строки, которые проверяют, корректно ли заполнены аналитики для ОПиУ. В моем примере будут ошибки, для того, чтобы было видно, что это ошибки можно видеть:
Если развернуть все строки - то это получается довольно большая таблица. Но она, кроме банковских остатков заполняется автоматически, основная формула, которая используется выглядит так
=SUMIFS('Журнал операций'!$F:$F;'Журнал операций'!$J:$J;$B$44;'Журнал операций'!$K:$K;$C44;'Журнал операций'!$A:$A;">="&DATE(YEAR(Q$2);MONTH(Q$2);1);'Журнал операций'!$A:$A;"<"&(Q$2+1))
формула проверки статей - =SUMIFS('Журнал операций'!$F:$F;'Журнал операций'!$J:$J;"";'Журнал операций'!$A:$A;"<="&DATE(YEAR(S$2);MONTH(S$2);0);'Журнал операций'!$A:$A;">="&DATE(YEAR(R$2);MONTH(R$2);1))
Как вы понимаете, основную формулу протягиваю по всей таблице, проставляю формулы подсчета банковских остатков (=SUMIFS('Журнал операций'!$F:$F;'Журнал операций'!$A:$A;"<"&(Q$2+1)))
и можно сверять.
3. Сделать ОПиУ
3.1 Надо перенести файлики в 500 000 строк в основной файл, как Вы понимаете копировать это нереально.
В этой ситуации использую no code RPA платформу (звучит, да?) make com
Файл эксель сохраняю в csv, csv гружу на гугл диск, оттуда открываю уже в sheets, иду в мейк, там использую одну лишь активность - копирование листа из документа в документ
Пара минут и массив в 500 к. строк где нужно.
3.2 В моем случае мне нужно было выбрать какие именно строчки из массива в 500 к пойдут начисления. Смотрю в файл, определяю что будет начислением расходов (первично я сделала это не правильно, потому что этот массив был неоднородный, но это не страшно, позже будет понятно как была найдена ошибка). Кстати, файликов по 500 к. строк 2 - 2022 и 2023 год, это будет важно при составлении баланса.
3.3 Проставляю статьи, кидаю все ту же формулу
=-SUMIFS('начисление расходов 2022'!$F:$F;'начисление расходов 2022'!$O:$O;$E16;'начисление расходов 2022'!$Q:$Q;"НАЧИСЛЕНИЕ";'начисление расходов 2022'!$C:$C;">="&DATE(YEAR(K$2);MONTH(K$2);1);'начисление расходов 2022'!$C:$C;"<"&(K$2+1))
протягиваю, если все свернуть выглядит это так:
Если развернуть, это выглядит так:
Напомню - все считается автоматически!
4. Ну и самое интересное - баланс.
В общей картине туда можно добавлять и остатки на складах, и НМА, и ОС, но в данной ситуации этого не требовалось.
Основной задачей было формирование размера кредиторской задолженности ввиду специфики бизнеса. Вторая, и на мой взгляд важнейшая функция - это контроль полноты информации активных операций (то есть банковских выписок) и пассивных операций (то есть начислений).
Формула кредиторской задолженности выглядит так:
=IF(SUMIFS('начисление расходов 2022'!$F:$F; 'начисление расходов 2022'!$Q:$Q; "НАЧИСЛЕНИЕ"; 'начисление расходов 2022'!$C:$C; ">="&DATE(YEAR($E$1); MONTH($E$1); 1); 'начисление расходов 2022'!$C:$C; "<"&(F$1+1)) <= -SUMIFS('Журнал операций'!$F:$F;'Журнал операций'!$L:$L; "ФОТ НАЧИСЛЕНИЯ"; 'Журнал операций'!$A:$A; ">="&DATE(YEAR($E$1); MONTH($E$1); 1); 'Журнал операций'!$A:$A; "<"&(F$1+1)); 0; SUMIFS('начисление расходов 2022'!$F:$F; 'начисление расходов 2022'!$Q:$Q; "НАЧИСЛЕНИЕ"; 'начисление расходов 2022'!$C:$C; ">="&DATE(YEAR($E$1); MONTH($E$1); 1); 'начисление расходов 2022'!$C:$C; "<"&(F$1+1)) + SUMIFS('Журнал операций'!$F:$F;'Журнал операций'!$L:$L; "ФОТ НАЧИСЛЕНИЯ"; 'Журнал операций'!$A:$A; ">="&DATE(YEAR($E$1); MONTH($E$1); 1); 'Журнал операций'!$A:$A; "<"&(F$1+1)) ).
Когда год перешел с 2022 на 2023 формула стала еще больше, ну да ладно
Кажется очень страшной, но на самом деле это звучит так:
если сумма начислений за конкретный период меньше выплаченных сумм, то эта разница попадает в кредиторскую задолженность и равна столько-то.
Не буду вдаваться в дебри бухгалтерской науки - финансисты и бухгалтера поймут почему этот метод контролирует 98% ошибок ввода информации, остальным - можете просто поверить, ну, а если очень интересно - ай да на мой курс, там я рассказываю это и не только.
Соответственно в немаленькую формулу ниже можно добавить любой признак и смотреть на эту кредиторскую задолженность уже в разрезе всего чего угодно (отдела, фамилии, вида платежа и т.д.)
Выглядит это так:
Это коротко про sheets.
А теперь давайте про сервисы и программы.
Все все все учетные программы работаю +- по этой архитектуре.
Для любой компании есть только один журнал операций, если в данной вариации в каждой строке содержится от 2 до 6 бухгалтерских проводок, то в 1С на каждую проводку будет просто отдельная строка Главной книги (журнала операций).
Программы семейства SAP так же делают 1 строчку на 1 проводку.
А вот сервисы, которые не так давно расплодились - как правило имеют архитектуру, которую я представила Выше. Есть плюсы и минусы этих двух архитектур, но для управленки чаще всего используют вот эту, более динамичную и простую архитектуру, так как по сути нужен 1 справочник и 1 массив, аналитику в котором можно проставлять до бесконечности любую.
Очень много сервисов в РФ формируют управленческую отчетность без баланса - соответственно - нету самой важной "контрольной суммы", которая используется в учете компаний по-моему с 1700 года Н.Э. Обращайте на это внимание. Я вот не могу сказать, корректно составлена отчетность или нет, если нет баланса. Кстати, есть русский сервис который полностью повторяет архитектуру, показанную выше. На сколько я знаю, они известны в кругах проф финансистов и даже рекламы особо не дают, им и так хватает, ибо профик сразу поймет и принцип и качество, а все остальные будут задавать много вопросов не по делу.
Спасибо, что уделили внимание этой немаленькой статье.
Легкого Вам бизнеса, корректных подсчетов, чтобы за каждым падением был логичный взлет!
P.S. и помните, если работающий бизнес падает, значит, скорее всего его кто-то роняет, чаще это собственники и участники, а реже - внешняя среда.
В комментариях к видео в группе можете написать, стоит ли так же раскрыть такой-же файлик только по YoY анализу и бюджетированию на основании его.
