Microsoft Excel — это мощный инструмент для работы с таблицами. Зная его скрытые фишки и функции можно значительно повысить свою продуктивность и сэкономить драгоценное время.
О некоторых лайфхаках MS Excel мы уже писали ранее. Узнать о них можно, прочитав статьи:
Продолжаем изучать возможности Microsoft Excel
Использование AutoSum
Существенно экономит время при необходимости суммирования столбцов или строк. Например, вам необходимо построчно рассчитать сумму чисел из столбца А и столбца B, представленных на картинке ниже. Для этого выберите ячейку, в которой должна отобразиться сумма, и нажмите сочетание клавиш Alt+знак равенства:
Excel автоматически выберет соседний диапазон данных и рассчитает сумму:
А чтобы применить полученную формулу ко всем значениям столбцов просто установите курсор в ячейку с полученной суммой и потяните за правый нижний угол ячейки:
Текст по столбцам
Функция актуальна при необходимости разделить текстовые данные ячейки на отдельные столбцы. Например, в одной ячейке указаны Имя, Фамилия и Отчество, которые нужно “разбить” на отдельные столбцы: в одном расположить фамилии, в другом – имя, в третьем – отчество. Разделять их вручную займет много времени. А с инструментом “Текст по столбцам” это делается в несколько кликов:
- Шаг 1 – выделить необходимые ячейки;
- Шаг 2 – кликнуть по вкладке “Данные”;
- Шаг 3 – выбрать функцию “Текст по столбцам”.
В открывшемся окне выбрать “С разделителями” и нажать “Далее”:
Затем поставить галочку в разделе “Пробел” (если слова, которые нужно “разнести” по разным столбцам, разделены пробелом. Если нет - галочка в разделе “Другой” и указать там свое, соответственно), нажать “Далее”:
И “Готово”:
Инструмент быстрого анализа
Выделите диапазон ячеек, данные которых необходимо проанализировать, – в правом нижнем углу появиться маленький значок. Нажав на него, вы увидите открывшееся меню с такими параметрами анализа, как:
- итоги;
- форматирование;
- диаграммы и многое другое.
Воспользоваться Экспресс-анализом можно также, нажав правую кнопку мыши при выбранном диапазоне ячеек и выбрав соответствующую команду в контекстном меню или использовать сочетание клавиш Ctrl+Q.
- Условное форматирование
Поможет выделить и, соответственно, наглядно продемонстрировать или быстро отыскать определенные условия в таблице. Например, вам нужно обозначить все значения столбца, превышающие цифру 100:
- Шаг 1 – выделите требуемый диапазон значений;
- Шаг 2 – кликните по иконке “Условное форматирование”;
- Шаг 3 – выберите необходимые параметры (в нашем случае “Больше”)
В появившемся окне:
1 – впишите нужное значение (у нас 100);
2 – выберите предпочитаемый вариант выделения или задайте свой
Вот что получится:
Можно использовать предложенное программой Условное форматирование, а также можно задать свои условия. Помимо закрашивания ячеек попробуйте использовать гистограмму, выделить необходимые данные значками, словами или числами.
Фильтр
Незаменимая функция для быстрого поиска и сортировки данных. Позволит с легкостью находить необходимые данные в больших таблицах и упростит работу с ними. Выделите диапазон ячеек, к которым хотите применить фильтры, на вкладке “Главная” кликните по инструменту “Сортировка и фильтр” и выберите функцию “Фильтр”:
В верхних ячейках столбцов выбранного диапазона появятся кликабельные значки в форме треугольника, при нажатии на которые появятся возможные варианты применения фильтра. Например, для имен можно выбрать фильтр “Сортировка от А до Я”:
А для столбца с цифрами - “Сортировка от минимального к максимальному”:
Excel — универсальный инструмент с безграничными возможностями, изучая которые вы сможете оптимизировать свои задачи, повысить эффективность и раскрыть истинный потенциал этого мощного программного обеспечения. Не бойтесь экспериментировать и станьте настоящим профессионалом в Excel.
Расскажите в комментариях, что нового о возможностях MS Excel вы узнали из статьи? Какими еще лайфхаками можете поделиться?
Ставьте 👍🏼 статье, если было полезно.
Подписывайтесь на канал Swiss International Institute Lausanne — SIIL, чтобы не пропустить новые статьи.