Компаниям без ЭДО с каждым годом сложнее взаимодействовать с контрагентами и сдавать отчетность. В некоторых сферах ЭДО уже обязательно, с 2024-го полностью на него должны перейти бюджетные организации. А еще к этому времени электронными должны стать 95% счетов-фактур и 70% товарных и транспортных накладных. Но в остальном переход на электронный документооборот — дело добровольное.
Вместе с экспертом разбираемся, кому пока можно работать с «бумагой» и почему некоторые организации не торопятся переходить на ЭДО, несмотря на очевидные преимущества.
Основания для перехода на ЭДО: кому сейчас не нужен электронный документооборот?
Концепция развития электронного документооборота, которую разработала ФНС, предусматривает постепенный полный переход на ЭДО. Каждый год объем электронных документов, которыми обмениваются компании, должен расти на 20%, а объем бумажной отчетности для госорганов должен снижаться на 10%. Но пока в большинстве направлений бизнеса компании подключают электронный документооборот по желанию.
Вам не потребуется электронный документооборот, если вы не занимаетесь:
- Товарами с обязательной прослеживаемостью, к которым относится: холодильное оборудование, детские коляски и кресла, мониторы и проекторы, интегральные схемы и другие товары — полный список можно посмотреть в Постановлении Правительства. Счет-фактуру по прослеживаемому товару вообще нельзя сделать на бумаге.
- Товарами с обязательной маркировкой: табачные изделия, лекарства, одежда и обувь, фотокамеры, духи, постельное белье и т. д.
- Грузоперевозками: сейчас ЭДО в этой сфере только рекомендуется, но ориентировочно с конца 2024 года станет обязательным. А УПД уже передается только через оператора ЭДО согласно приказу ФНС.
Виталий Занин, руководитель проекта Электронный документооборот ЭТП ГПБ: «Если ваша компания даже не продает, а только покупает мониторы, вы должны пользоваться ЭДО, потому что монитор — товар с обязательной прослеживаемостью. Документы, в том числе счет-фактура и УПД, на такие товары должны быть строго в электронном виде и никак иначе».
Также вы не должны подавать электронную отчетность ФНС и декларации по НДС, если среднесписочная численность работников у вас менее 100 человек или вы не относитесь к числу крупнейших налогоплательщиков. А если у вас менее 10 получателей выплат за отчетный период, то РСВ и 6-НДФЛ тоже можно не сдавать в электронном виде.
Среди кадровых документов есть те, что вообще нельзя подписывать в ЭДО: документация по прохождению техники безопасности, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве. Они остаются бумажными, даже если все остальные полностью в электронном виде.
Торговля с государством — только с ЭДО
Для участия в госзакупках электронный документооборот необходим, в тендерах по 44-ФЗ и 223-ФЗ потребуется электронная подпись. Закрывающие документы — тоже в электронном виде. Зато других ограничений нет, даже физлицо с ЭДО найдет для себя заказы, не говоря уже о малом и среднем бизнесе (МСП).
Кстати, квотирование для МСП, то есть объем товаров и услуг, которые учреждения обязаны заказывать у малого и среднего бизнеса, увеличивается. Пару лет назад квота была на уровне 20%, сейчас увеличили до 25%. Это вряд ли предел, эксперты говорят о необходимом росте квот до 50% в наиболее важных направлениях. А крупнейшие госкомпании, участвующие в тендерах, уже закупают у МСП почти 50% товаров и услуг.
При этом операторы ЭДО, помимо обмена документами в электронном виде, автоматизируют часть дополнительных процессов в закупках. Можно автоматизировать расчет начальной максимальной цены контракта, проверку подготовленных документов на соответствие всем нормам, контроль отчетностей и прочих данных контрагента. Кроме того, можно подвести итоги торгов или проверить юридическую составляющую проводимых тендеров.
Почему не переходят на ЭДО: топ причин
Согласно концепции развития ЭДО, полный переход на «электронку» произойдет не скоро: минимум лет пять или даже десять в запасе есть, в некоторых сферах — еще больше. Несмотря на преимущества ЭДО, некоторые компании стараются до последнего вести дела на бумаге, и у них на это есть причины. Давайте посмотрим, насколько они обоснованы.
«ЭДО — это дорого, экономия разве что на бумаге выходит»
На старте электронный документооборот, конечно, требует затрат — оформление подписи, подключение к системе, небольшое обучение сотрудников. Но эти вложения быстро окупаются, дальше компания экономит. По расчетам налоговиков, ЭДО сэкономит российскому бизнесу примерно 3,5 трлн рублей, которые уходят на бумагу, картриджи для принтеров, оборудование архивов, обработку документов, курьерские услуги и т. д.
Виталий Занин: «Почтовые или курьерские пересылки достаточно дорогие. Курьерские стоят сотни рублей за один конверт, чем дальше, тем дороже. Причем заплатить должны обе стороны: отправить — подписать — отправить обратно. Или такая реальная ситуация. В организацию приходит запрос от ФНС — предоставить счета-фактуры за определенный период с одним из контрагентов. В архиве достают коробку с примерно тем сроком, когда была совершена сделка. Коробок с документами очень много, и чтобы найти нужного контрагента, потребовалось привлечь несколько человек на полдня. Это прямой расход ресурсов бизнеса, десятки человеко-часов».
«Электронный документооборот слишком сложно внедрять»
Для использования систем ЭДО, работающих через браузер, не требуется даже компьютер, достаточно смартфона. Да и другие способы вести электронный документооборот, вроде модулей 1С или отдельных сервисов, не требуют специальной техники и специфических знаний. Достаточно небольшого обучения: чаще всего работа полностью или частично автоматизирована.
Виталий Занин: «Допустим, бухгалтер готовит счет-фактуру. Нужно просто ввести ПИН-код от электронной подписи и нажать одну кнопку — необходимый файл формируется и сразу отправляется в ЭДО. На этом весь процесс отправки счета-фактуры заканчивается».
«Если у контрагентов бумажная документация, то и нам нужна только бумажная»
Ваши контрагенты могут пользоваться ЭДО или работать только с бумажными документами — это на вас никак не влияет.
Виталий Занин: «Можно одновременно функционировать и на бумаге, и в электронке. Причем делить можно как в разрезе контрагентов, так и видов документов. С „Ромашкой“, например, ведем дела электронно, а с „Лютиком“ — на бумаге. Или в рамках одного контрагента: у „Ромашки“ и у меня акты и счета-фактуры в электронном виде, а какие-то договоры и допсоглашения — на бумаге».
«ЭДО слишком прозрачна, наши документы — как на ладони»
Сомнения вызывает то, что документы хранит третье лицо, оператор ЭДО. Но в отношении электронных документов действуют ровно те же правила, что и с бумажными: даже госорганы могут получить доступ к документации только по решению суда.
Взаимодействие с документами фиксируют, так что незаметно с ними ничего нельзя сделать. По этому параметру хранение у оператора ЭДО не отличается от электронных или бумажных архивов компании: те, кто должен получить доступ, получат его в любом случае. Те, кому доступ не положен, до конфиденциальной информации не доберутся.
«Электронные документы легко потерять, один сбой — и архива как не бывало»
При оценке надежности хранения в системе ЭДО часто используют ту же логику, что и для хранения документов внутри компании. Пожар в архиве или сгоревший жесткий диск сервера означают потерю нужной документации и долгое восстановление.
Потерять архив с ЭДО намного сложнее: данные многократно дублируются. Электронные документы хранятся сразу в нескольких местах — у компании, отправившей документ; у компании, принявшей документ; у оператора ЭДО — в основном хранилище и нескольких бэкапах.
В случае с ЭДО даже крупный сбой не приведет к кропотливой работе по восстановлению договоров, отчетности и т. д. Документы загрузят из бэкапа, и они будут обладать той же юридической силой.
«У нас закрытая сеть в компании, мы не сможем эффективно вести ЭДО»
Компаниям, которые работают с внутренним сетевым контуром, вести электронный документооборот немного труднее: требуются дополнительные процессы. Но это не спецтехника и не сложные технические режимы. Просто использование КСПД (корпоративных сетей передачи данных) требует шлюза с доступом в сеть. А через него уже можно стандартно вести ЭДО.
Виталий Занин: «Такие компании, как правило, не особо пользуются веб-версиями каких-либо продуктов. Поэтому вопрос решается интеграцией в их корпоративные системы через промежуточное звено. В крупной компании интернет всегда есть, хороший и мощный, просто доступ к нему — не у всех. Но всегда есть зона с выходом в сеть, которая находится за защитным периметром. Допустим, когда мы запускали ЭДО в одной сырьевой компании, там выделили отдельный ноутбук, который подключили к интернету, и подписывали документы на нем».
Небольшие трудности при работе с ЭДО, конечно, есть, но их точно меньше, чем с бумажным документооборотом. Зато ЭДО надежнее, быстрее и дешевле «бумаги». Если вам не нужно переходить на ЭДО по требованию законов, можно не ждать год или пять лет и начать пользоваться его преимуществами уже сейчас.
Если хотите посмотреть, как работать с ЭДО, или у вас остались вопросы, запишитесь на нашу бесплатную демонстрацию.
