Методология управления проектами Six Sigma

Юлий Минькин, руководитель проектного офиса

Обычно методологию Six Sigma ассоциируют преимущественно с производственной сферой, вместе с тем, ее принципы и методы могут быть успешно применены и в управлении проектами.

Независимо от того, являетесь ли вы новичком в управлении проектами или опытным специалистом, знания принципов Six Sigma могут принести определенную пользу вашим проектам и команде.

Six Sigma — это систематизированный подход к улучшению процессов и продукции путем выявления и устранения причин дефектов и минимизации изменчивости.

Она основана на объективных данных и статистическом анализе и часто относится к предиктивным методам управления.

В этой статье мы рассмотрим, как возникла методология Six Sigma, ее ключевые принципы и особенности, а также как эту технологию можно использовать для улучшения управления проектами.

Происхождение Six Sigma

Методология Six Sigma была впервые разработана компанией Motorola в 1986 году в качестве статистического инструмента для измерения процессов и их улучшения. С тех пор методология была успешно применена и распространена такими компаниями как General Electric, Honeywell и другими.

Основные принципы и особенности

Весь процесс Six Sigma базируется на количественном анализе данных, использовании статистических методов и инструментов, а также на активном участии кросс-функциональных команд, которые работают над проектом.

Основная цель — минимизировать вариативность процессов и возникающие дефекты, повышая качество продукта или услуг и обеспечивая удовлетворение потребностей клиентов.

При этом для улучшения используются методы, такие как DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) или DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify).

Основные шаги методологии управления проектами Six Sigma:

1. Определение проблемы. В начале проекта определяется цель и область проблемы, которые требуют решения. Четко формулируется проблема, которую можно измерить и анализировать.
2. Измерение. Собираются данные, связанные с проблемой, и проводится их анализ. Определяются ключевые параметры (меры производительности), которые будут использоваться для измерения эффективности процесса.
3. Анализ. Используя статистические методы и инструменты, анализируются данные, чтобы определить основные причины проблемы. Идентифицируются факторы, которые оказывают наибольшее влияние на процесс и требуют улучшения.
4. Улучшение. Разрабатываются и реализуются меры для устранения причин проблемы и улучшения процесса.
5. Контроль. После внедрения улучшений проводится контроль и оценка результатов. Устанавливаются механизмы контроля и мониторинга процесса, чтобы обеспечить его стабильность и предотвратить повторное возникновение проблемы.
6. Стандартизация. Разработанные улучшения интегрируются в стандартные рабочие процессы и методы организации. Создаются стандарты и процедуры, которые позволяют поддерживать достигнутый уровень качества и эффективности на постоянной основе.
7. Вовлечение всех уровней организации — от руководства до рабочих на производстве.

Подходы, используемые в методологии

Методология Six Sigma включает в себя два основных подхода:

1. DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) — определить, измерить, проанализировать, улучшить, контролировать. Этот подход используется для улучшения существующих процессов.

• Define (Определить): определение проблемы, целей и требований проекта.
• Measure (Измерить): измерение текущего процесса для определения его производительности.
• Analyze (Проанализировать): выявление причин дефектов и изменчивости.
• Improve (Улучшить): определение и внедрение решений для устранения дефектов.
• Control (Контролировать): удержание улучшений и предотвращение возвращения к старым практикам.
  

2. DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify) — определить, измерить, проанализировать, спроектировать, проверить. Используется для создания новых процессов или продуктов.

• Design (Спроектировать): разработка нового процесса или продукта.
• Verify (Проверить): проверка, что новый процесс или продукт отвечает требованиям.

Выбор между двумя основными подходами зависит от конкретной задачи и стадии процесса или проекта.

DMAIC — этот подход идеально подходит для уже существующих процессов или проектов, которые требуют улучшений. Если у вас есть определенный проект, который сталкивается с проблемами, задержками или превышением бюджета, DMAIC может быть использован для идентификации и устранения корневых причин проблем. Этот подход акцентирует внимание на определении проблемы, измерении текущей производительности, анализе причин проблемы, внедрении решений и контроле результатов для удержания улучшений. DMAIC чаще всего используется в проектах по улучшению качества или производительности.

DMADV — этот подход подходит для новых процессов или проектов. Если вы разрабатываете новый продукт, сервис или внедряете новый процесс, DMADV предоставляет структурированный способ убедиться, что новый проект или процесс соответствует требованиям качества и производительности. Этапы DMADV фокусируются на определении требований, измерении ключевых характеристик, анализе различных вариантов, разработке нового процесса или продукта и верификации его эффективности.

Если коротко резюмировать:

• Если у вас уже есть проект или процесс, который требует улучшения, DMAIC — ваш выбор.
• Если вы создаете что-то с нуля и хотите убедиться, что это будет выполнено правильно с самого начала, выберите DMADV.

Однако стоит помнить, что оба подхода могут быть адаптированы или изменены в зависимости от конкретных потребностей проекта или организации. Главное — выбирать подход, который лучше всего подходит для вашей конкретной ситуации и целей.

Примеры применения методологии в проектах

Применение подхода DMAIC

Давайте рассмотрим пример использования методологии DMAIC в контексте IT-проекта. Представим себе ситуацию, в которой компания имеет проблемы с производительностью своего корпоративного сайта. Загрузка главной страницы занимает слишком много времени, что вызывает неудовлетворенность клиентов и снижение конверсии.

Define (Определение)

• Проблема: Главная страница корпоративного сайта загружается слишком долго, превышая приемлемое время загрузки в 3 секунды.
• Цель: Уменьшить время загрузки главной страницы до 2 секунд или менее.
• Заинтересованные стороны: Клиенты, команда разработчиков, отдел маркетинга.

Measure (Измерение)

• Сбор данных о текущем времени загрузки главной страницы с помощью инструментов аналитики.
• Анализ логов сервера и ресурсов, потребляемых сайтом.

Analyze (Анализ)

• Определено, что изображения на главной странице не оптимизированы и занимают значительный объем трафика.
• Скрипты и стили загружаются неэффективно, создавая дополнительные задержки.
• База данных имеет медленные запросы, которые задерживают загрузку некоторых элементов страницы.

Improve (Улучшение)

• Оптимизация изображений с помощью сжатия без потерь и использование форматов нового поколения.
• Объединение и минимизация скриптов и стилей, а также их асинхронная загрузка.
• Оптимизация запросов к базе данных и использование кэширования для быстрой загрузки повторяющихся запросов.

Control (Контроль)

• Внедрение автоматизированных инструментов мониторинга для постоянного отслеживания времени загрузки главной страницы.
• Регулярное проведение тестирования производительности и анализ результатов для устранения возможных будущих проблем.
• Создание процедур для проверки и оптимизации ресурсов перед их добавлением на сайт.

В результате применения DMAIC команда смогла определить и устранить причины медленной загрузки сайта, улучшив удовлетворенность пользователей и повысив конверсию.

Применение подхода DMADV

Теперь рассмотрим пример использования подхода DMADV применительно к другому IT-проекту. Предположим, что IT-компания решила создать новое мобильное приложение для учета и контроля расходов пользователей.

Define (Определение)

• Проблема: Пользователи испытывают сложности в учете и контроле своих дневных расходов.
• Цель: Создать интуитивное и эффективное мобильное приложение для учета расходов, которое было бы высоко оценено целевой аудиторией.
• Заинтересованные стороны: Пользователи мобильных устройств, команда разработчиков, дизайнеры, менеджеры продукта.

Measure (Измерение)

• Исследование рынка для определения ключевых характеристик успешных приложений в этой категории.
• Опросы и интервью с потенциальными пользователями для определения их требований и пожеланий.

Analyze (Анализ)

• Выявление ключевых функций, которые должны быть в новом приложении: автоматическое сканирование и распознавание чеков, категоризация расходов, графики и отчеты, уведомления о близости к установленным лимитам и т. д.
• Анализ возможных технологических решений и платформ для реализации данных функций.

Design (Проектирование)

• Разработка прототипа приложения с учетом полученной информации и анализа.
• Взаимодействие с дизайнерами для создания привлекательного и интуитивного интерфейса.
• Написание технической спецификации и выбор подходящего стека технологий.

Verify (Верификация)

• Проведение бета-тестирования приложения с участием небольшой группы потенциальных пользователей.
• Сбор и анализ отзывов, выявление проблем и багов.
• Итерационное улучшение приложения до его официального запуска на рынке.

После завершения всех этапов DMADV компания успешно запускает новое приложение для учета расходов, которое благодаря глубокому анализу и тщательной проработке удовлетворяет потребности целевой аудитории и получает высокие оценки пользователей.

Инструменты и техники методологии Six Sigma

Методология Six Sigma предоставляет ряд инструментов и техник, которые используются на различных этапах проекта для анализа, измерения и улучшения процессов. Ниже приведен список некоторых ключевых инструментов и техник:

1. SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers): Инструмент для визуализации процесса от начала до конца, позволяющий определить ключевые элементы и участников.
2. Voice of the Customer (VOC): Методика для сбора требований и ожиданий клиентов.
3. CTQ Tree (Critical To Quality): Дерево для преобразования требований клиентов в конкретные качественные параметры.
4. Fishbone Diagram (или Ishikawa or Cause-and-Effect Diagram): Инструмент для идентификации потенциальных причин проблемы.
5. 5 Whys: Техника для определения корневой причины проблемы путем задавания вопроса «почему?» пять раз или до тех пор, пока не будет найдена основная причина.
6. FMEA (Failure Modes and Effects Analysis): Анализ для идентификации потенциальных отказов в процессе или продукте и оценки их воздействия.
7. Statistical Process Control (SPC): Использование статистических методов для мониторинга и контроля процесса.
8. Control Charts: Графики для отслеживания процесса во времени и идентификации аномалий.
9. Design of Experiments (DOE): Методика для планирования экспериментов и анализа влияния различных переменных на процесс или продукт.
10. Histograms: Визуализация распределения данных.
11. Pareto Analysis: Техника для идентификации наиболее важных факторов или причин (основана на принципе 80/20).
12. Process Capability Analysis: Оценка того, насколько хорошо процесс может соответствовать спецификациям.
13. Value Stream Mapping: Графическое представление потоков материалов и информации в процессе, с акцентом на действия, добавляющие ценность.
14. Regression Analysis: Статистический метод для определения взаимосвязи между переменными.
15. ANOVA (Analysis of Variance): Техника для определения различий между двумя или более группами.

Это лишь часть инструментов и техник, используемых в рамках методологии Six Sigma. В зависимости от специфики проекта и этапа проекта могут применяться разные инструменты.

Сравнение с другими проектными методологиями

Six Sigma — это методология, центрированная вокруг улучшения качества и устранения дефектов в производственных и бизнес-процессах. Сравним её с другими популярными методологиями:

1. Lean. Сходства: Обе методологии ориентированы на устранение потерь и улучшение процессов. Кроме того, они часто комбинируются в «Lean Six Sigma». Отличия: Хотя Six Sigma фокусируется на устранении дефектов и сокращении вариабельности, Lean центрируется на устранении потерь и максимизации потока.
2. Agile. Сходства: Обе методологии ориентированы на создание ценности для клиента. Отличия: Six Sigma — это структурированный подход с акцентом на статистическом анализе и устранении дефектов. Agile фокусируется на гибкости, адаптации к изменениям и поставке продукта инкрементно.
3. PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments). Сходства: Обе методологии обеспечивают структурированный подход к управлению проектами. Отличия: PRINCE2 — это метод управления проектами, в то время как Six Sigma — это методология улучшения процессов.
4. Scrum. Сходства: Обе методологии включают в себя регулярные проверки и адаптации в процессе выполнения работы.
   Отличия: Scrum — это фреймворк адаптивного управления проектами, основанный на Agile принципах. Six Sigma ориентирован на улучшение существующих процессов с помощью статистического анализа.
5. Waterfall (Водопад). Сходства: Обе методологии предполагают структурированный и последовательный подход к выполнению работы.
   Отличия: Водопад — это линейный подход к разработке программного обеспечения, где каждый этап зависит от завершения предыдущего. Six Sigma сосредоточена на непрерывном улучшении и устранении дефектов.
   

Выбор методологии зависит от конкретного проекта, целей организации, культуры и требований к проекту. Six Sigma чаще всего используется в организациях, стремящихся к высокому качеству и минимуму дефектов, в то время как другие методологии могут быть более подходящими для быстро меняющихся или менее определенных проектных сред.

Заключение

Методология Six Sigma, созданная в 1980-х годах в компании Motorola, приобрела большую популярность благодаря своему акценту на постоянное совершенствование процессов и устранение дефектов. Отличительные особенности и преимущества Six Sigma по сравнению с другими методологиями включают в себя:

1. Статистический подход. Одно из ключевых отличий — это интенсивное использование статистических методов для анализа и улучшения процессов.
2. Ориентирована на клиента. Six Sigma фокусируется на создании ценности для клиента, выявлении их требований и удовлетворении их потребностей.
3. Конкретные инструменты и техники. Six Sigma предоставляет набор конкретных инструментов и техник для измерения, анализа и улучшения процессов.
4. Основана на данных. В отличие от некоторых других подходов, которые могут основываться на интуиции, Six Sigma акцентирует внимание на фактических данных и статистическом анализе.
5. Структурированный подход. Six Sigma предлагает структурированные рамки, такие как DMAIC и DMADV.
6. Цель на устранение дефектов. Основная цель — достижение уровня качества не более 3-4 дефектов на миллион операций, что делает акцент на почти идеальном выполнении процесса.
7. Профессиональное развитие. Six Sigma предоставляет четко определенную иерархию обучения и сертификации специалистов (Yellow Belt, Green Belt, Black Belt, Master Black Belt).

Six Sigma предоставляет инструменты и подходы, которые, при правильном использовании, могут стать серьезным подспорьем изменений, направленных на достижение операционного совершенства. Но как и любой инструмент, её эффективность в конечном итоге зависит от правильного применения, культуры компании и вовлеченности команды. Независимо от выбранной методологии, ключевым фактором успеха остается постоянное стремление к улучшению и фокусировка на потребностях клиента.

Если статья была полезна, ставьте палец вверх, делитесь ею с коллегами и подписывайтесь на наш канал Школа проектного специалиста

Еще больше интересных тем, связанных с управлением, методами и инструментами работы, вопросами коммуникаций в проектах, — на нашем Telegram-канале